Jak vytvořit a používat distribuční seznam v MS Outlook

Máte skupiny kontaktů, kterým stále zasíláte e-maily a žádosti o schůzku? A přepíšete každou e-mailovou adresu pokaždé, když si to přejete? Nyní, pokud používáte MS Outlook jako svého e-mailového klienta a stále děláte totéž, chybí vám něco opravdu cool.

Aplikace Outlook umožňuje vytvářet distribuční seznamy, které nejsou ničím jiným než podmnožinami vašich kontaktů nebo přizpůsobených skupin, jak můžete volat. Až příště budete mít skupinu lidí, na kterou budete posílat časté e-maily, vytvořte distribuční seznam, jak je vysvětleno níže.

Kroky k vytvoření distribučního seznamu

Než začnete, doporučuji (a předpokládám), že máte většinu kontaktů již přidaných do seznamu kontaktů. To vám prostě usnadní věci.

Krok 1: Klikněte na kartu Kontakty v dolní části levého panelu. Nyní klepněte na kartu Akce na pásu karet a přejděte na Nový distribuční seznam. Milovníci klávesnice mohou považovat Ctrl + Shift + L za lepší volbu.

Krok 2: Objeví se nové okno se zvýrazněnou kartou Distribuční seznam. Pojmenujte svoji skupinu a přidejte do ní členy ze seznamu Vybrat členy v sekci Členové.

Krok 3: Poklepejte na jména, která chcete přidat, nebo je vyberte a klikněte na tlačítko Členové.

Pomocí ikony Přidat nový můžete také přidat členy, kteří nejsou ve vašem seznamu kontaktů. Aktualizovat a Odebrat kontakty jsou doplňkové možnosti.

Krok 4: Jakmile přidáte členy, budete přesměrováni zpět do okna v kroku 2. Klepnutím na Uložit a zavřít začnete používat svůj první distribuční seznam.

Podívejte se na obrázek výše. Vytvořil jsem svůj seznam pro několik členů a toto je jméno, které používám pro hromadnou poštu.

Poznámka: Seznam můžete vždy upravit navigací na Kontakty> Vybrat skupinu a podle kroků 2 až 4 nebo podle potřeby.

Jak používat distribuční seznam?

Začněte novým e-mailem. Vytvořte zprávu a do pole Komu zadejte jméno, které jste dali skupině. V mém případě je to Guiding-Tech. Jeden název je zadán uvidíte, že bude tučný a podtržený označující, že Outlook rozpoznal adresu. Pokud tomu tak není, zkuste Ctrl + K. Pokud tomu tak stále není, proces jste zašroubovali a možná se budete muset vrátit ke kroku 1.

Kliknutím na znaménko + rozdělíte název seznamu na jednotlivé e-mailové adresy (užitečné, pokud chcete občas odstranit výjimky).

Závěr

Věci to nemohou zjednodušit, pokud potřebujete zasílat skupinové maily občas. Můžete si vytvořit libovolný počet seznamů a použít je podle své flexibility. Jeden seznam lze považovat za nadmnožinu nebo podskupinu jiného. Hodně více pochopit a budete, jakmile začnete zkoumat funkci.