Jak vytvořit pravidla založená na e-mailových předmětech v aplikaci Outlook 2013

Používáte MS Outlook jako desktopový e-mailový klient? Používáte jej pouze pro účely odesílání a přijímání e-mailů? Věděli jste, že byste to mohli použít k jiným účelům, jako je organizování seznamů úkolů a připomenutí úkolů?

No, dělám mnohem víc se svým. Používám jej jako automatický replikátor e-mailů, jako nástroj k uspořádání mých e-mailů a mnohem více. Jedním z mých oblíbených je použití MS Outlook k provádění průzkumů. Klient může krásně a automaticky třídit statistiky e-mailových průzkumů. Ve skutečnosti, trik potřebný k tomu, aby to bylo hotové, lze použít v mnoha jiných případech. Hovoříme o vytváření pravidel pro e-maily na základě jejich předmětu.

Pokračujme příkladem průzkumu. Řekněme, že jste v organizaci a měli byste zaměstnancům poslat hromadnou pozvánku na akci a zároveň shromažďovat údaje o tom, kolik lidí se chce zúčastnit. Je to snadné, stačí přidat hlasovací tlačítko a požádat příjemce, aby odpověděli ano nebo ne kliknutím na hlasovací tlačítko.

Poznámka: Náš tutoriál je založen na MS Outlook 2013. Nastavení je však možné použít i pro nižší verze. Jediným rozdílem by bylo uživatelské rozhraní.

Nyní je problém shromažďování statistik. Chystáte se procházet svou doručenou poštu a počítat každou odpověď a oddělit Ano a Ne ručně? Existují lepší způsoby; ukážeme vám jeden.

Chystám se odeslat e-mail s předmětem Obsazení hlasování a hlasovací tlačítko, které lze použít k odpovědi pomocí Ano nebo Ne. Kliknutím na tlačítko Použít hlasovací tlačítka vložíte tlačítka.

Před jeho odesláním nastavím nástroj tak, aby byl připraven poslouchat odpovědi a počítat statistiky samostatně. Tady je to, co musím nastavit.

Vytváření statistických složek

Přejel bych do složky Doručená pošta, v levém podokně klikněte pravým tlačítkem myši a vytvořte novou složku. Pojmenoval bych to Hlasoval Ano.

Podobně bych vytvořil další s názvem Hlasované č. Výsledek je zobrazen na obrázku níže.

Vytvořte pravidla posluchače

Nyní musím vytvořit pravidla, aby aplikace Outlook mohla aplikovat pravidla na zprávy při jejich příchodu a tlačit je do příslušných složek. Postupujte podle pokynů a vytvořte pravidla.

Krok 1: Přejděte na kartu Domovská stránka. V části Přesunout najeďte na Pravidla a poté klikněte na Spravovat pravidla a upozornění.

Krok 2: Začněte kliknutím na Nové pravidlo.

Krok 3: V Průvodci pravidly začněte od prázdného pravidla výběrem Použít pravidla pro zprávy, které dostanu. Klikněte na Další.

Krok 4: Vyberte podmínku. Nejlepší způsob, jak jít s konkrétními slovy v předmětu. Můžete zvolit více podmínek.

Krok 5: Ve spodním panelu stejného okna klikněte na konkrétní slova. Přidejte vyhledávací řetězec jako Ano: Hlasujte. Klikněte na Další.

Krok 6: Vyberte akci. Požadovaným záměrem s příchozí odpovědí je přesunout ji do určené složky.

Krok 7: Ve spodním panelu stejného okna klikněte na zadané. Nyní vyberte složku Hlasováno Ano a klikněte na OK.

Krok 8: Zpět na Průvodce pravidly klikněte na Dokončit. Opakujte kroky 2 až 7 znovu. Tentokrát s vyhledávacím řetězcem (Krok 5) jako Ne: Obsazení hlasování a složky (Krok 7) jako hlasované Ne.

A je to. Přejděte zpět na e-mail, který je ve verzi, přidejte seznam příjemců a Odeslat. Jakmile odpovědi dorazí, stačí zkontrolovat počet v každé složce.

Poznámka: Jak již bylo zmíněno, pravidlo je založeno na předmětu e-mailu. Odpověď by předčítala hlasovanou odpověď do předmětu. A proto jsou pravidla sladěna tímto způsobem. S použitými možnostmi hlasování se budete lišit.

Zní to zajímavě? Znamená to také hodně omezené práce? Vyzkoušejte to a dejte nám vědět, jak dobře to fungovalo.