Jak vytvářet a spravovat pravidla v aplikaci Outlook Web5

Správa e-mailů je náročný úkol. Od odpovědi na e-maily včas a přidávání připomenutí k důležitým e-mailům existuje spousta věcí, které nám pomáhají. Rovněž horda nevyžádaných e-mailů posílajících doručenou poštu zvyšuje bolest hlavy. Neorganizovaná poštovní schránka nakonec ztěžuje nalezení důležitých e-mailů.

Ano, správa e-mailů je náročná záležitost, ale naštěstí ji lze pomocí pravidel zjednodušit. Aplikace Outlook 365 Webmail podporuje řadu pravidel, která umožňují předávat e-maily do konkrétní složky. E-maily od konkrétního odesílatele můžete okamžitě odstranit. Zní to skvěle, že?

Než začneme, pojďme rychle projít, jak fungují pravidla e-mailu.

Jak pravidla fungují

Pravidla jsou způsob, jak dosáhnout čisté a organizované doručené pošty. Typické pravidlo se skládá ze spouště, akce a výjimky. Jakmile je pravidlo spuštěno, spustí akci, jako je smazání e-mailu, přidání do složky nebo předání jinému účtu.

Pokud jde o pravidla, aplikace Outlook 365 má spoustu možností, akcí i podmínek. Můžete buď odpovídat předmětu, nebo vybrat konkrétní adresu nebo ručně vybrat jméno odesílatele.

A nejlepší na tom je, že můžete přidat tolik podmínek, kolik chcete. Jediné, co musíte udělat, je vybrat správné podmínky.

Totéž platí o akcích - výběr je spousta. Takže vše, co musíte udělat, je vytvořit pravidlo, vybrat podmínku pro zpracování dalších pravidel a poté bingo!

Nyní, když jsme zjistili, jak pravidla fungují, uvidíme, jak je vytvořit.

Také na

Jak zastavit získávání e-mailů z Twitteru

Jak vytvořit pravidla v aplikaci Outlook 365

Krok 1: Otevřete aplikaci Outlook a v pravém horním rohu klikněte na ikonu Nastavení. Dále klikněte na Zobrazit všechna nastavení aplikace Outlook dole.

Krok 2: Vyberte e-mail z levého panelu a poté zvolte pravidla. Nyní klepněte na možnost Přidat nová pravidla a pojmenujte nové pravidlo.

Pokud vyberete podmínky Lidé, budete muset zadat správné adresy. Pokud jde o předměty, budete muset přidat přesná klíčová slova.

Krok 3: Jakmile vynulujete podmínku, je čas přidat akci. Akce představuje to, co chcete dělat s e-maily, které odpovídají výše uvedeným podmínkám.

Právě teď vám webmail aplikace Outlook 365 umožňuje předávat, mazat, připínat e-maily a mnoho dalších.

Krok 4: Chcete, aby se pravidlo e-mailu nespouštělo občas? Pokud ano, klikněte na Přidat výjimku a zadejte požadovanou podmínku.

Dále klikněte na Uložit. Tam jste vytvořili e-mailové pravidlo.

Poznámka: Na rozdíl od jiných e-mailových klientů, jako je Gmail, se nové pravidlo pro e-mail vztahuje na zprávy přijaté po vytvoření pravidla. Na starých zprávách to nebude fungovat.

Také na

#e-mailem

Kliknutím sem zobrazíte naši stránku s e-mailovými články

Kdy použít zastavit zpracování více pravidel?

Při vytváření pravidel jste si museli všimnout políčka Zastavit zpracování více pravidel. Tato možnost platí, pokud máte v doručené poště několik pravidel, která by se mohla vztahovat na jednu zprávu.

Řekněme například, že máte pravidlo A, které přesouvá všechny zpravodaje z do složky s názvem GT NL, a další pravidlo B, které přeposílá všechny e-maily s klíčovým slovem „Android“ na váš sekundární e-mailový účet.

V tomto scénáři byste nechtěli spustit pravidlo B po úspěšném provedení pravidla A. V tomto okamžiku se na obrázku objeví možnost Zastavit zpracování dalších pravidel. Jakmile splní určitou podmínku, zastaví provádění dalších pravidel.

Za tímto účelem musíte zajistit, aby byla priorita pravidel stanovena, což uvidíme v následujícím bodě.

Úpravy a správa pravidel v aplikaci Outlook 365

V aplikaci Outlook 365 se pravidla spouští podle pořadí v tabulce. Naštěstí objednávka není trvalá a můžete změnit prioritu.

Klikněte na šipky Nahoru a Dolů. Chcete-li upravit pravidlo, klikněte na ikonu Upravit a proveďte změny. Nezapomeňte je uložit!

Bonusové tipy: Inteligentní správa e-mailů

1. Zametejte e-maily

Zametání je další způsob, jak vyčistit doručenou poštu. Stejně jako pravidla, i zde můžete automaticky smazat veškerý e-mail od konkrétního odesílatele.

E-maily jednoduše neodstraní. Můžete se rozhodnout odstranit e-maily nebo ponechat nejnovější e-maily v řetězci.

Zametání e-mailu je super snadné. Stačí otevřít e-mail, který vás vadí, a klepněte na ikonu Zametat v horní části.

Dále z rozevíracího seznamu vyberte možnosti. Druhý je nejlepší, protože automaticky vytváří pravidlo. Po dokončení stiskněte tlačítko Uložit.

Poznámka: Možnost Zametat ve složkách Odeslaná pošta, Koncepty, Nevyžádaná pošta a Odstraněná pošta.

Také na

Top 15 skvělých tipů pro aplikaci Outlook pro iOS pro použití jako profesionál

2. Blokovat odesílatele a domény

Kromě výše uvedeného můžete blokovat některé odesílatele a domény úplně. Jednoduše přejděte do části Nevyžádaná pošta, klikněte na Přidat a zadejte e-mailové adresy nebo název domény.

Zároveň můžete přidat bezpečné odesílatele a domény. Tato možnost zajistí, aby důležité e-maily (nebo e-maily od důležitých lidí) nekončily ve složce koše.

Jednoduše klepněte na Přidat a přidejte název domény nebo e-mailové adresy.

Dobrý den, chytřejší doručená pošta!

Takto můžete vytvářet a spravovat pravidla a udržovat svou doručenou poštu v čistotě od všech zbytečných nepořádků. Koneckonců si nemůžeme dovolit nechat ujít důležité e-maily, že?

Pokud používáte některá zajímavá pravidla, která chcete sdílet, uveďte je v sekci komentářů níže.

Další krok: Chcete se ze své poštovní schránky zbavit nechtěných zpravodajů? Následující příspěvek vám ukáže, jak to udělat.