Sdílení a spolupráce s webovými aplikacemi Microsoft Office

Společnost Microsoft spustila technickou náhled Office Web Apps a testovala jsem nástroje, abych zjistil, co Microsoft přišel s. Jednou z hlavních výhod práce s aplikacemi sady Microsoft Office v cloudu je možnost přístupu a práce s dokumenty, tabulkami, prezentacemi a notebooky z jakéhokoli počítače s technologií WWW, odkudkoliv na světě. Dokud uložíte soubory na SkyDrive, můžete cestovat bez přenosného počítače a stále mít přístup k vašim datům.

Možnost Více umožňuje zvolit Kopírovat, Přejmenovat nebo Sdílet.

Ještě větší výhodou práce přes mrak je to, že můžete sdílet soubory a spolupracovat s někým jiným na světě. Koneckonců, web je cloud a web je platforma pro sdílení informací - obecně ve formě webových stránek.

Skutečnost, že soubory a data spočívají spíše v cloudu než uvnitř na firewalled síti nebo na místním pevném disku uživatele znamená, že někdo může sdílet soubory a přistupovat k nim.

Výchozí struktura složek ve službě SkyDrive je podobná tomu, co uživatelé vidí ve Windows Vista a Windows 7. Získáte složku Dokumenty, která by údajně držela většinu vašich dat, spolu s veřejnou složkou, kde ukládáte soubory, které chcete sdílet.

Klepnutím na odkaz můžete e-mailem zkopírujte kód pro vložení souboru do webové stránky.

Ve výchozím nastavení umožňuje složku Veřejný přístup všem uživatelům prohlížet soubory, ale uživatelům omezuje úpravu nebo mazání souborů. Protože je to veřejná složka, nemůžete tato oprávnění měnit.

Soubor můžete sdílet ve veřejné složce výběrem souboru a klepnutím na tlačítko Další vytvoříte rozbalovací nabídku Kopírovat, Přejmenovat, nebo Možnosti sdílení. Pokud vyberete možnost Sdílet, můžete zvolit buď odeslání odkazu na pozvánku e-mailem konkrétním uživatelům nebo vkládání kódu do webové stránky, ve které bude zobrazen sdílený soubor.

Pokud se rozhodnete e-mail poslat odkaz, pak můžete vyberte z kontaktů přidružených k účtu Windows Live nebo ručně přidejte e-mailové adresy. E-mail s pozvánkou zaslanou určeným uživatelům obsahuje odkaz pro zobrazení souboru.

Volba položky "Vyberte lidi" vám nabízí řadu možností pro určení přístupu.

Použití kódu HTML pro vložení souboru webový server zobrazí ikonu souboru na webové stránce, kterou uživatelé mohou kliknutím otevřít soubor z jeho umístění ve veřejné složce SkyDrive. Jednou z výhod vkládání takových dat je to, že můžete soubor upravit nebo aktualizovat a návštěvníci webu budou vždy vidět aktuální verzi.

Pro složku My Documents nebo libovolné složky, které vytvoříte, můžete přizpůsobit přístup prostřednictvím voleb označených Just Me, Everyone, My Network (včetně všech kontaktů, které máte v programu Windows Live) nebo Select People. Pokud zvolíte možnost Vybrat lidi, zobrazí se širší nabídka možností, včetně možnosti určení přístupu na základě skupin, které jste vytvořili v rámci svých kontaktů, nebo možnost přidávat uživatele po jednom zadáním e-mailové adresy. Všimněte si, že daná e-mailová adresa musí být přidružena k účtu Windows Live, aby uživatel mohl přistupovat k datům.

Uživatelé, kterým udělíte přístup k složkám ve vašem SkyDrive, obdrží e-mailovou pozvánku, jako je tato.

Pro každou skupinu nebo jednotlivce, kterou vyberete, je můžete povolit pouze k prohlížení souborů, nebo můžete poskytnout výkonnější přístup, například možnost přidávat, upravovat a mazat soubory. Můžete poslat e-mailovou pozvánku osobám s určeným přístupem.

Schopnost přístupu k souborům v cloudu a sdílení přístupu s ostatními není nová: Tyto funkce jsou funkcí SkyDrive a byly k dispozici pro některé čas. Co je nového, nicméně je, že uživatelé budou moci zobrazit soubory bez ohledu na to, zda mají přidružené aplikace Microsoft Office nainstalované, a každý soubor bude vykreslovat přesně tak, jak by ho uživatel viděl, kdyby otevíral soubor v jeho nativní aplikaci.

Kde Office Web Apps opravdu změní sdílení a spolupráce je ve schopnosti více uživatelů přístup a pracovat se stejným souborem současně v aplikaci Excel nebo OneNote. Aplikace OneNote ještě není k dispozici v technickém náhledu, ale pracoval jsem s funkcí spolupráce v reálném čase v aplikaci Excel.

Můj editor (osoba, s kterou jsem sdílela soubor) a já jsme měli přístup Excel tabulku současně. Každý z nás upravoval pole a mohl vidět, co druhá osoba psala v reálném čase. Schopnost pracovat s tabulkami aplikace Excel a notebooky OneNote tímto způsobem - spolupracovat s vrstevníky nebo zákazníky v reálném čase přes cloud - je určitým posilovačem produktivity.

Práce s oprávněními a udělením přístupu k pozvání účastníků nebyla tak intuitivní nebo uživatelsky přívětivé, jak bych chtěl. Nakonec však není schopnost sdílet data v oblacích, které jsou impozantní, ale schopnost komunikovat s těmito daty prostřednictvím aplikací Office Web Apps.

Chcete vidět více webových aplikací Microsoft Office? Podívejte se blíže na aplikaci Excel Web App a webovou aplikaci aplikace PowerPoint. V době tisku nebyly aplikace Word a OneNote plně funkční.

Tony Bradley je odborník na bezpečnost informací a sjednocené komunikace s více než desetiletou zkušeností v oblasti IT. Začíná jako @PCSecurityNews a poskytuje tipy, rady a recenze týkající se bezpečnosti informací a technologií sjednocené komunikace na svém webu na tonybradley.com