Využijte firmu Evernote for Business

Pokud vaši zaměstnanci jednoduše potřebují žádost o přijetí poznámky, Evernote je zřejmou volbou - je to gorila s rozměrem 800 liber a po pěti letech se rozrostla na 50 milionů uživatelů. Ale program nabízí také eklektický sortiment funkcí produktivnosti, a to je místo, kde je jeho užitečnost v obchodním prostředí mnohem méně zřejmá.

Ano, Evernote běží na téměř každé platformě a může zachytit veškeré informace, které shromažďujete ve volné přírodě, včetně poznámek, obrázků, videí, odkazů, hlasových nahrávek a dokonce ručně psaných scribbles. Aplikace je plná možností, ale generální ředitel společnosti Evernote připouští, že její užitečnost není okamžitě samozřejmá. Ale vyzkoušejte to alespoň několik týdnů, říká Phil Libin a oceníte, jak Evernote poskytuje přímý přístup ke všemu, co byste mohli během pracovní dny pracovat psychicky i fyzicky.

Možná byste to dokonce považovali za "druhé" mozku ", na povrchu dat, o kterých jste nevěděli, že byste mohli žít bez.

Proč Evernote?

Kdekoliv je přístup k důležitým prodejním místům?

Evernote může archivovat organizační moudrost. Přemýšlejte o poznámkách, které jste před dvěma lety napsali na vizitce. Nebo pokyny vašeho manažera, které jste (vděčně) zaznamenali minulý týden. Nebo ten obskurní článek, který jste nakrájeli na klíčového konkurenta. A co kdyby ostatní z vašich kolegů mohli získat přístup k takovým údajům Evernote z jakéhokoli zařízení, a co kdybyste měli přístup k jejich údajům? S databází Evernote tento archiv dat nevybírá prach. Místo toho roste a přizpůsobuje se společně s vaší firmou.

Základní verze programu Evernote je zdarma na ploše, v prohlížeči a na všech hlavních mobilních operačních systémech. Možná, že ji již zaměstnanci využívají. Tento článek vám pomůže vstoupit do placeného obchodu Evernote, který byl spuštěn v prosinci minulého roku. Obchodní služba umožňuje vaší společnosti centrálně spravovat účty Evernote zaměstnanců za 10 USD za uživatele za měsíc nebo za 120 USD za rok. Dříve si můžete vybrat pouze mezi osobními verzemi Evernote a Evernote Premium (45 dolarů za rok), které nabízejí více úložného prostoru, notebooků offline a možnost nechat si ostatní notebooky upravovat.

Hlavní konkurenta společnosti Evernote, Microsoft OneNote, je včetně nejnovějších verzí sady Office, ale samostatná licence pro stolní počítače stojí 70 dolarů a žádná verze Mac není k dispozici. Bezplatná verze aplikace OneNote pro iPhone a iPad společnosti Microsoft jsou omezena na 500 poznámek, na rozdíl od 100 000 na Evernote.

Nedávné narušení zabezpečení způsobilo, že společnost Evernote zvýšila bezpečnostní opatření pomocí dvoufaktorového ověřování, což je dobrá zpráva pro ochranu vašich dat.

Nastavte své uživatele

Stav administrátora Navštivte stránku Evernote Business a zadejte pracovní e-mailovou adresu do pole Začínáme a vytvořte nový účet správy společnosti. Můžete použít stávající účet Evernote, pokud už jste uživatel, nebo vytvořte nový. Jakmile zadáte některé základní informace, vyberte svůj platební plán.

U velmi malých firem je přidávání uživatelů jednoduché jako zadávání e-mailových adres a kliknutí na tlačítko Pozvat uživatele. Tato možnost je k dispozici buď na domovské stránce administrátorské konzoly pro podnikání nebo v sekci Přidat uživatele. Chcete-li, aby se všichni ve vaší společnosti zaregistrovali do Evernote, ale nechtějí zadávat všechny tyto e-mailové adresy jeden po druhém, pak povolte každému, jehož e-mailovou adresu sdílí vaše jméno domény, vytvořit účet pro sebe. Pokud vaši zaměstnanci již mají pod těmito e-mailovými adresami účty Evernote, budou upgradovány na Evernote Business.

Pokud jste ve velké společnosti a chcete se vyhnout tomu, abyste přidali tisíce zaměstnanců ručně a museli si pamatovat, opustí společnost později, budete chtít integraci se systémem Active Directory, LDAP nebo jiným firemním systémem přihlášení. Evernote tuto funkci nenabízí, ale můžete se obrátit na volby třetích stran, jako je OneLogin

Pokud jste nováčkem Evernote, vaše notebooky se začnou používat jako prázdná břidlice.

Jakmile jste zadali uživatele do systému, panel Manage Users vám umožní odstranit každého, kdo opustí společnost. Správní konzole umožňuje zobrazit fakturační údaje a historii, stejně jako spravovat poznámky a značky. Všechny tyto obrazovky jsou nesmyslně jednoduché. Můžete například snadno prohlédnout účty svých uživatelů a vytáhnout libovolný ze svých notebooků souvisejících s prací do podnikové knihovny. (Více o tom, jak Evernote organizuje vaši informaci.) Pokud uživatelé označili notebooky za osobní, nemůžete je vidět. Můžete také exportovat nebo odstraňovat notebooky z tohoto centrálního účtu.

Nastavení firemních údajů

Kolektivní moudrost pracovníků bude zásobovat vaši knihovnu firem

Evernote organizuje informace do poznámek - jednotlivé úryvky dat uložených z webu nebo celý svět - jeden kus najednou. Vzhledem k tomu, že společnost Evernote ukládá multimediální obsah, může být "poznámkou" fotografie smartphonu z parkovací lístky, text poznámky, nákupní seznam, zvukový záznam nebo webová stránka. Seznam pokračuje.

Do notebooků můžete přidat poznámky, které pak můžete přidat do hromádky notebooků. Podstatou všech to jsou klíčová slova-klíčová slova, která připojíte k poznámkám a pomůžete je vyhledávat později. Všechno se objevuje ve vaší obchodní knihovně, což je společné úložiště pro společnost.

Váš pracovní prostor Evernote zobrazuje tři druhy notebooků: osobní notebooky, notebooky a notebooky v Business Library společnosti. Osobní notebooky jsou soukromé, ale můžete je sdílet, pokud máte rádi, s někým, kdo je uvnitř nebo vně společnosti.

Vaše obchodní notebooky jsou přístupné správci vaší společnosti Evernote, nikoliv však jiným zaměstnancům, pokud je sdílíte s těmi jednotlivci nebo je přidejte do Business Library. Notebooky v Business Library jsou dostupné všem ve společnosti.

Notebooky organizují poznámky.

Chcete-li sdílet notebook ve webovém prohlížeči, klepněte na šipku dolů vpravo od názvu notebooku. Ve verzi pro stolní počítače klikněte pravým tlačítkem myši na jméno notebooku.

Nelze přesunout notebook z osobní části do obchodního oddílu, ale můžete převést jednotlivé poznámky do verze Evernote pro stolní počítače: Jednoduše klikněte pravým tlačítkem na poznámku název, klepněte na tlačítko Přesunout poznámku a vyberte název cílového notebooku.

Chcete-li přesunout celé notebooky do kategorie podnikání, nejprve vytvořte nové prázdné notebooky v obchodní sekci a poté přesuňte nebo zkopírujte jednotlivé poznámky. Můžete seskupovat poznámky do notebooků a shromažďovat notebooky do stohů - stačí přetáhnout jeden notebook na druhou stranu v prohlížeči nebo v klientském počítači pro vytvoření zásobníku

Pokud potřebujete ještě více úrovní organizace, obraťte se na značky, které můžete hníst neomezeně. Stohy a hierarchie značek, které nastavíte, dokonce i ve vašem notebooku, jsou vaše vlastní. Nezapomeňte, že zásobníky jsou pouze pro vizuální uspořádání, ne vnořené jako souborový systém.

Vytvořte seznam značek tak dlouho, jak chcete.

Pokud nemůžete být obtěženi provést toto manuální podání poznámek, stačí využít výhody výkonných vyhledávacích funkcí společnosti Evernote a najít potřebné informace ve vlastním pracovním prostoru nebo v knihovně firem. Funkce vyhledávání se dokonce rozšiřuje na rozpoznávání znaků na ručně psaných poznámkách.

Posílení vaší firmy

Nastavili jste svůj obchodní účet a sdílíte některé dokumenty s kolegy. Nyní co?

Chcete-li si zahrát s Evernote Business a zjistit, jak moc to může být, použijte ho na příštím setkání. V sekci Business Notebooks vytvořte nový zápisník pro schůzku a sdílejte jej s kolegy. Poté můžete k němu přistupovat prostřednictvím přenosného počítače, tabletu nebo smartphonu na samotném setkání.

Evernote automaticky ukládá poznámky při použití prohlížeče nebo mobilního klienta, takže vaši kolegové mohou okamžitě vidět, co jste přidali. Na klientských počítačích PC a Mac Evernote ukládá poznámky podle předepsaného plánu, například každých 15 minut nebo jednou za den. Poznámky můžete také kdykoli synchronizovat ručně.

K sdílenému notebooku mohou přispívat všichni a po ukončení schůzky mohou spolupracovat i nadále. Nezastavujte se však při sdílení psaných poznámek a sdílení dokumentů nebo webových stránek. Pokud ti kolegové přinesli na schůzku své vlastní tablety nebo notebooky, není potřeba vytisknout dokumenty pro každého účastníka.

S každým účastníkem můžete své kontakty kontaktovat a sdílet je se společností.

Během setkání můžete zachyťte fotografie vizitek a přidávejte je jako poznámky ke sdílenému zápisníku pro snadný záznam toho, kdo se zúčastnil. Vizitky jsou plně prohledávatelné, protože Evernote má zabudované optické rozpoznávání znaků.

Pokud má vaše zařízení zvukový vstup, zaznamenávejte některé schůzky. Vestavěné rozpoznávání hlasu je k dispozici i na iOS i na zařízeních Android, pokud chcete, aby záznam byl automaticky přepisován.

Pokud vaše skupina používá tabulku pro brainstorming během schůzky, pořiďte snímek, abyste ji později uložili. Protože Evernote dokáže číst rukopis, budete moci vyhledávat také poznámky na tabuli.

A když mluvíte o rukopisu, pokud chcete psát spíše než typ, ručně psané poznámky přímo na mobilním zařízení nebo pomocí pera Livescribe, nebo napsat na papírovou podložku a poté zkopírujte fotografie stránek.

Využijte schopnosti Evernote rozpoznávání znaků a rozpoznávání hlasu.

Zahrnuje událost, kterou jste navštívili, zdroj Twitter? Uložte všechny přidružené tweety do poznámky Evernote nastavením IFTTT procesu. IFTTT (Pokud je to, pak, že) je bezplatný nástroj třetí strany, který umožňuje vytvářet jednoduché automatizované procesy. Kromě sledování kanálů Twitter může IFTTT vytáhnout výstrahy Google ve zprávách Google News a Google, stejně jako RSS kanály z libovolného blogu nebo online publikace. Vaše poznámky budou snadněji nalezeny později v Evernote, organizované s dalšími poznámkami ze schůzky a stejně jako poznámky na tabuli budou plně prohledávatelné. Když se vy a vaši kolegové vrátíte do kanceláře, všichni budou mít přístup ke stejným záznamům události a budou nadále spolupracovat.

Toto je jen začátek kreativních způsobů, jak může vaše společnost spolupracovat a účinněji pracovat s Evernote.