Top 8 microsoft týmů tipy, jak používat jako profík

Slack změnil hru na zprávy od svého debutu v srpnu 2013. Nahradil e-mail pro interní komunikaci v mnoha týmech a organizacích. Mezitím Microsoft Teams předběhl Slack s více než 13 miliony uživatelů tím, že jej spojil se službou Office 365.

Navíc těží z robustního ekosystému společnosti Microsoft vybudovaného v průběhu let. Pokud vaše kancelářské nastavení nebo organizace má předplatné Office 365, komunikace a spolupráce nad týmy bude bez námahy.

Pojďme se podívat na některé z nejlepších tipů a triků pro uživatele týmu Microsoft Team, jak zvýšit jejich produktivitu a používat je jako profesionál.

1. Klávesové zkratky

Klávesové zkratky vám mohou ušetřit spoustu času, zejména pokud používáte aplikaci jako Teams. Pravděpodobně to budete používat celý den pro komunikaci s kolegy. Pro začátečníky si musíte pamatovat pouze dvě zkratky.

1. / - Klávesa lomítka vpřed odhalí všechny příkazy, které můžete dát pomocí různých klávesových zkratek.
2. / keys - seznam všech klávesových zkratek, které můžete použít. Seznam je zde poměrně dlouhý na sdílení. Najděte a zapamatujte si ty, které jsou pro vás užitečné.

Jak je vidět na snímku obrazovky, do vyhledávacího pole v horní části zadáte tyto dvě zkratky, abyste našli to, co hledáte.

2. Název skupiny

Chat je primární funkcí týmů Microsoft Teams, ale vyhledávání konkrétní konverzace uvnitř kanálu může být obtížné. Tento problém můžete vyřešit zadáním smysluplného jména této skupině chatu nebo skupině. Pokud například diskutujete o novém průvodci produktem A, můžete pojmenovat okno chatu Product A Bugs. Usnadňuje vyhledávání v budoucnosti.

Chcete-li to provést, jednoduše klikněte na ikonu tužky v horní části okna chatu a upravte ji a poté pojmenujte. Funguje pouze pro skupinové chaty, nikoli pro soukromé.

Také na

Jak vytvořit a spravovat pravidla v aplikaci Outlook 365 Webmail

3. Předat e-maily

Ve společnosti GT sotva používáme e-maily a většinou se spoléháme na Slack. Funguje to pro nás, ale neznamená to, že můžete zcela odstranit e-maily. E-maily jsou zde k pobytu. Společnost Microsoft to ví, a proto umožňuje uživatelům předávat e-maily s přílohami na týmové kanály z libovolných povolených e-mailových domén.

Nejen to, že pokud na další obrazovce kliknete na Pokročilá nastavení, můžete ovládat, kdo může odesílat e-maily a také to z konkrétních domén, aby se snížilo množství nevyžádaných e-mailů.

4. Vytvořte GIFy

Sdílení GIF je zábavné, ale jejich vytváření je ještě více. Jsem rád, že týmy umožňují členům vytvářet si vlastní GIF, což jim umožňuje být kreativní a snižovat stres, aby vyvážili vážné diskuse.

Týmy integrují Giphy, oblíbený cíl GIF, aby sdílely vaše umělecká díla s ostatními členy týmu.

5. Boti

Automatizace opakujících se úloh šetří čas a roboty mohou být užitečné. Týmy mají řadu robotů, které můžete využít ve svůj prospěch. Produkt Who bot je užitečný pro nalezení členů týmu v celé organizaci na základě jejich rolí a povinností. Například, kdo je vedoucím produktem X marketér?

Boti fungují stejně jako členové týmu, což znamená, že s nimi můžete chatovat, klást jim otázky a budou odpovídat.

Mezi další roboty patří kalendářní robot, který najde otevřený slot v kalendářích vašich i členů týmů a schůzky s plánováním, Polly vytváří ankety a shromažďuje zpětnou vazbu, a YellowAnt se spojuje s více než 40 aplikacemi a vytváří inteligentní pracovní postupy. Zde je návod, jak si můžete vytvořit své vlastní roboty.

Také na

Jak nakonfigurovat e-mail a kalendář Microsoft Office 365 v systému Android

6. Tab

Týmy přicházejí s jedinečnou funkcí nazvanou Tabs. Každou kartu můžete věnovat jedinému zdroji, kterým může být video, web nebo aplikace. Záleží na tom, čeho chcete dosáhnout. Myslím, že je nejvhodnější pro aplikace, které chcete použít při práci s týmy.

Karty usnadňují správu pracovního postupu a zabraňují překrývání důležitých částí procesu. Můžete například vytvořit kartu pro Trello, aby k ní měl pohodlně přístup každý člen týmu. Stačí kliknout na ikonu „+“ a vybrat aplikaci. Upozorňujeme, že již existuje karta pro sdílení souborů.

7. Záložka

Malý, ale často opomíjený rys týmů je možnost záložky. V případě, že obdržíte důležitou zprávu, ale rádi byste se k ní vrátili později, můžete ji jednoduše uložit do záložek a inklinovat k ní později.

Klikněte na ikonu nabídky vedle zprávy.

8. Působivý čtenář

Sdílel s vámi někdo dokument? Namísto čtení v plném rozsahu můžete použít možnost Immersive Reader k provedení dvou věcí. Odstraňte všechna rozptýlení tak, aby byl viditelný pouze text. Usnadňuje zaměření na dokument nebo zprávu.

Můžete také poslouchat dokument se slovy zvýrazněnými v reálném čase. Další skvělou funkcí je překlad. Pomocí Microsoft Translator můžete vybrat zprávu a přeložit ji do více než 60 jazyků.

Týmová práce celou cestu

Microsoft Teams je úžasný nástroj pro spolupráci a není-li už v práci s jinými produkty společnosti Microsoft, jako je Office 365. Doufám, že vám některé z výše uvedených tipů pomohou být produktivnější.

Další krok: Dostane se Inbox z Outlooku z kontroly? Kliknutím na odkaz níže se dozvíte, jak používat pravidla ke správě aplikace Outlook 365.