Sedm základních způsobů, jak snížit náklady na techniku ​​

Technologické náklady mohou snadno snížit veškerý rozpočet - několik upgradu softwaru a nových systémů, další IT osoba, která bude spravovat vaši síť tam - a než to budete vědět, úplně jste ztratili své zisky.

Ať už má vaše firma jen dvě osoby nebo dvě stě, mohou vám tyto tipy pomoci snížit náklady, ušetřit peníze a soustředit se na to, co je opravdu důležité: dolní řádek

1. Použijte Open Source a svobodný software

Ujistěte se, že když se snažíte udržet podnikání na hladině, plýtvání spoustou peněz za to, že software prodáváte jako špinavý, bolí jako nedostatek dutiny vyplněné bez Novocainu. Naštěstí, freeware a levný software může být příjemným překvapením, pokud jde o robustnost a funkčnost.

Ačkoli to není tak leštěné jako sada Microsoft Office (ale ne tolik paměti nebo zdrojů prase), OpenOffice.org je zdarma, alternativa otevřeného zdroje s plnou sadou aplikací pro zpracování textu, tabulkových tabulek, prezentací a databází, které jsou kompatibilní s aplikací Microsoft Office. Přestože aplikace OpenOffice umožňují provádět téměř vše, co můžete dělat v aplikaci Microsoft Office, interoperabilita mezi těmito dvěma zařízeními není bezproblémová. Pokud například používáte funkci Změna stopy aplikace Word, může být obtížné později smazat nebo upravit úpravy při použití dokumentu v aplikaci OpenOffice a naopak.

Dokumenty Google jsou další životaschopnou a volnou alternativou k aplikaci Microsoft Office - a nemá žádný software ke stažení nebo instalaci. Ačkoli to není takřka plnohodnotné jako Office nebo OpenOffice, jeho základní funkčnost a efektivnější rozhraní mohou být vše, co kdy budete potřebovat.

Vytváření souborů PDF může být pro podnikání zásadní, nicméně utrácení 450 dolarů na Adobe Acrobat Professional není. CutePDF je bezplatný program, který prostě exportuje soubory do formátu PDF. Stačí stáhnout a nainstalovat; z cílového souboru zvolte Soubor • Tisk, a v nabídce tiskárny vyberte CutePDF. (Pokud používáte OpenOffice nebo Dokumenty Google, nebudete muset ani nainstalovat CutePDF - oba můžete exportovat do PDF přímo.)

2. Telecommute

Společnost Gartner Research předpovídá, že do roku 2009 bude více než 25 procent pracovních sil v USA telecommute. Telecommuting vám umožňuje ušetřit na nákladech na plyn, ale můžete také zůstat stejně produktivní při práci doma díky nástrojům, které usnadňují připojení a spolupráci (téměř jako kdyby jste byli v kanceláři)

Wikis to zjednodušuje odeslat text nebo dokumenty tak, aby skupina mohla komentovat nebo měnit. Některé wiki jsou zdarma a veřejné, jiné jsou více zaměřené na podnikání a mají robustnější bezpečnostní prvky. PBwiki nabízí tři příchutě: Business, Academic a Personal. Stránky obsahují nástroje pro úpravu WSIWYG, úložný prostor, šifrování SSL, automatické oznámení prostřednictvím e-mailu nebo RSS a kontroly přístupu. Nabízí také přiměřené obchodní ceny - je zdarma pro jednoho až tři uživatele, 8 dolarů za měsíc na uživatele pro 4 až 99 uživatelů a 6 dolarů za měsíc na uživatele pro 1000 až 4 uživatelů.

Výše ​​zmíněné dokumenty Google jsou také telecommuter- který nabízí cenově dostupný a snadný způsob sdílení souborů (a udržování přehledů o změnách). Jakmile vytvoříte soubor v aplikaci Dokumenty Google, můžete jednoduše pozvat ostatní, aby spolupracovali online. Až budete hotovi, můžete soubor exportovat do aplikace Word, Excel, PDF nebo PowerPoint.

Pokud se podíváte na vytvoření VPN (virtuální privátní síť), služby jako LogMeIn Hamachi mohou být pouze vaším lístkem na vzdálený VPN přístup bez bolesti hlavy. LogMeIn Hamachi slibuje snadné nastavení pomocí technologie peer-to-peer, která umožní zaměstnancům mimo pracoviště přístup k souborům. Služba funguje v rámci brány firewall a stojí pouze 5 dolarů za měsíc za jednu uživatelskou licenci.

Pokud vaše společnost nemá a nepotřebuje centralizovaný server, Central Desktop je způsob sdílení dokumentů online prakticky ne založit. Místo umožňuje velkým nebo malým skupinám jednoduše sdílet soubory, sledovat, kdo zkontroloval, které soubory (nebo je upravil) a nastavil samostatné plochy pro více skupin uživatelů.

Volný plán vám poskytuje 25 MB prostoru a podporuje dvě pracovní prostory s pěti uživateli. Nejnižší zaplacený plán je 25 USD za měsíc pro tři pracovní prostory, 10 uživatelů a 500 MB úložiště souborů. Na špičkové úrovni získáte měsíčně $ 249 100 pracovních prostorů, 100 interních uživatelů (zaměstnanců) a 100 externích uživatelů (prodejců, klientů nebo partnerů), 25 GB úložného prostoru a vlastní značky. Dodatečný poplatek přináší další zabezpečení a webové schůzky.

Další tipy a případové studie naleznete v příručce Zdroje informací o práci s počítačem v PC World

3. Podržte on-line schůzky

Proč létat, když se můžete setkat se schůzkou v kyberprostoru? Pomocí bezplatného softwaru pro videokonference, jako je Skype, potřebujete pouze webovou kameru, počítač a internetové připojení - ušetříte nejen peníze na cestovní náklady, ale i na dálku. Aplikace Skype zpomaluje někdy hovory a může to být statické, takže pořádně se setkáte s několika setkání.

Pokud chcete upgradovat na robustnější webovou konferenci, WebEx Cisco vám umožňuje sdílet dokumenty, podporuje až čtyři webové kamery a umožňuje vám spustit prezentace z vašeho počítače.

GoToMeeting je další řešení nabízející VoIP, podporuje setkání s až 15 účastníky a umožňuje prezentaci, spolupráci nebo školení z pracovní plochy, náklady a prostor pro schůzky. Kdo nechce dělat prezentaci v pyžamu?

Pro dobrodružnější, Second Life vám umožní vytvořit avatar zdarma a setkat se s "ve světě", vytvářet video prezentace a pořádáte virtuální schůzky nebo školení. Kancelářské prostory můžete také koupit ve Second Life, pokud chcete vytvořit pracovní místo, které by bylo pro zaměstnance mnohem stálé a co nejlépe spolupracovat.

4. Koupit Repasované hardwarové zařízení

Zatímco rozkopáváte otevřenou krabici s lesklým novým počítačem, je bezkonkurenční vzrušení, čímž šetříte vaši firmu, balíček je blízko. Nákup renovovaného (téměř nového) hardwaru je skvělý způsob, jak získat dohodu.

Pokud se podíváte na určitou značku počítače, přejděte na stránky výrobce, kde najdete nabídky na renovovaných systémech. Všimněte si však, že každý dodavatel definuje rekonstrukci trochu jinak. Například společnost Dell prodává tři typy renovovaných počítačů, z nichž všechny jsou testovány a obnoveny podle specifikací výrobce: Certifikovaný Repasovaný zahrnuje notebooky a stolní počítače, které byly Dell vráceny a mohou mít menší kosmetické škody nebo škody; Dříve objednaný nový znamená počítač, který byl dodán nový, ale zákazník se rozhodl vrátit systém bez toho, aby ho zaváděl; Produkty Scratch a Dent se mohou na vnější straně trochu "opotřebovávat", ale stále fungují dobře a na opěrce rukou nebo na obrazovce nejsou žádné škrábance nebo škrábance.

Úložiště Dell Outlet umožňuje vyhledávat renovované stolní počítače Dell, příslušenství a notebooky podle cenového rozpětí; většina položek stojí až o 35 procent nižší než maloobchod. Například laptop s certifikátem Flamingo Pink Certified Repasované notebooky Inspiron 1720 s procesorem Intel Core 2 Duo, 17palcovým LCD displejem a pevným diskem SATA s kapacitou 120 GB byl na webu Dell Outlet $ 879. Cena závisí na tom, zda daná položka má poškrábání a záhyby, ať už byla objednána nová, a další faktory. A pokud nejste spokojeni s vaším nákupem, můžete výrobky vrátit do 21 dnů od data odeslání, bez náhrady, pokud produkt není vadný.

Pokud jste oddaný společnosti Mac, společnost Apple prodává renovované produkty prostřednictvím svého online obchodu. Ale neočekávejte obrovské úspory - některé novější produkty jsou o pouhých 200 dolarů méně než maloobchodní cena. V některých případech však můžete ušetřit mnohem více. Nedávný pohled na Apple Store odhalil renovovaný MacBook Air (s 1,6-GHz Intel Core 2 Duo CPU, 13,3-palcový lesklý širokoúhlý displej, 2 GB paměti, 80 GB pevný disk PATA a vestavěný iSight kamera) uvedena na 1499 dolarů, oproti 1799 dolarům. Nově zrekonstruovaný iMac (s procesorem Intel Core 2 Extreme 2,8 GHz, 24palcovým lesklým širokoúhlým displejem, 2 GB paměti, pevným diskem 500 GB a vestavěnou kamerou iSight) byl uveden na úrovni 1599 USD oproti 2299 USD.

Repasované výrobky společnosti Apple jsou kryty jednoletou zárukou a můžete si také zakoupit prodlouženou záruku. Apple zrekonstruované výrobky jsou "pre-vlastněné", ale Apple místo tvrdí, že každý předmět podstoupí "přísný proces rekonstrukce předtím, než je nabízena k prodeji." Některé produkty byly vráceny, zatímco jiné byly vráceny kvůli technickým problémům. Chcete-li přečíst úplný seznam vylepšených testů a kvalifikací, navštivte web společnosti Apple

Amazon.com nabízí dlouhý seznam rekonstruovaných počítačových prodejců a rating prodejců stránek vám umožní okamžitě vědět, s jakým druhem se zabýváte. Prodejci také hlásí stav zařízení hodnotícím systémem: Dobrý, Jako nový, Repasovaný a tak dále. Pod zárukou bezpečného nákupu společnosti Amazon, prodejci vám umožňují vrátit zboží, pokud jsou vadné.

Společnost eBay také nabízí spoustu obchodů. Jako kupující okamžitě zjistíte, zda je prodejce na základě recenzí uživatele stinný nebo renomovaný. Podívejte se na prodejce s velkým množstvím pozitivní zpětné vazby, alespoň 95 procent. Ujistěte se, že jste si prohlédli připomínky kupujícího, abyste si mohli prohlédnout komentáře, než se ponoříte do nabídky a nabízejí. Stejně jako Amazon, eBay podporuje kupce a komunita vyskočí někoho, kdo není na úrovni.

Repasované systémy nesmí být pod žádnou zárukou a prodejce vám může prodávat "tak jak je." Může to být noční můra, když říkáte, že operační systém je jednoduše nainstalován na nový pevný disk a disk je zaseknut zpět do počítače. Ujistěte se, že před prodejem položíte otázky prodejci.

5. Snížení nákladů na tisk

Podle GreenBiz.com nemusíte utrácet peníze, aby byly zelené. Můžete ušetřit náklady na papír, pokud jednoduše kopírujete stránky na obou stranách nebo používáte zastaralé hlavičkové papíry pro vlastní poznámky. Pokud vaše kancelář v současné době předává zaměstnancům papírové poznámky, zkuste umístit poznámky namísto toho na centrální místo (například desku u chladiče vody), kde se lidé obvykle shromažďují a uvidí.

Další tip, který šetří peníze, je použít v režimu tisku tiskárny, abyste snížili spotřebu inkoustu a vyměňovali kazety méně často. Koncept režimu je mnohem rychlejší a používá méně inkoustu. Při tisku e-mailů a webových stránek zkontrolujte možnost "tiskárna přátelská".

Barevné tiskové kazety obvykle stojí více, takže tisk v odstínech šedi pomocí pouze černých kazet může ušetřit peníze a vyměníte barevnou kazetu za méně často. Většina tiskáren nabízí spoustu nastavení, proto zkontrolujte, zda software tiskárny zjistí, jaké funkce mohou šetřit peníze.

Pokud zřídkakdy tisknete, ale vaše inkoust bude stejně nízká, může to být způsobeno tím, že tiskárna automaticky vyčistí tiskové hlavy. Chcete-li tomu zabránit, pravidelně tiskněte (alespoň jednou týdně), abyste zabránili nahromadění inkoustu.

Sledujte video PC World, "Jak ušetřit peníze na tisk", pro další nápady. Outsource Work

Mnoho firem nemá k dispozici odborníka na plný úvazek v oblasti IT nebo má jednu velmi přetíženou osobu, která spravuje síť a systémy. Nebo možná máte webový projekt, který potřebuje dokončení nebo jednoduchou tiskovou zprávu, kterou byste chtěli napsat, ale nemáte personál.

Namísto pronájmu headhunteru (jehož poplatky mohou běžet 10 až 40% nový nájemní první rok platu) nebo dočasnou agenturou, použijte jednu z mnoha míst na volné noze, které se zabývají nejrůznějšími funkcemi práce a nemají cenu desetiny. eLance.com je druh tržiště na volné noze, kde dodavatelé pošlou jejich životopisy, portfolia, odkazy a podrobnosti o své práci. Zaměstnavatelé mohou zveřejňovat pracovní místa nebo mohou vyzvat pracovníky na volné noze, aby přímo nabízeli nabídku. Společnost eLance testuje nezávislé pracovníky na daném místě v daných oblastech dovedností, aby osvědčila své dovednosti a umožňuje zákazníkům posílat zpětnou vazbu po dokončení pracovních úkonů.

Guru.com je podobná služba, která vám umožňuje prohledávat dostupný seznam nezávislých pracovníků podle kategorií, přijímat nabídky, zadáním práce, zobrazení portfolií a poté zaplacení za práci po dokončení. Každý odborník je posuzován minulými zaměstnavateli a zařazen podle zpětné vazby. Místo nabízí širokou škálu pracovních kategorií - právní, programování, marketing, CAD, fotografie - a je zdarma pro zaměstnavatele.

7. Použití virtualizačního softwaru

Virtualizační software nabízí mnoho výhod, které šetří náklady, jako je konsolidace serverů a zkrácení doby zálohování a obnovy. A proto, že provozujete méně serverů, ušetříte peníze na váš účet za energii.

Průmyslové standardy Nabídky společnosti VMware spouštějí rozsah, od suite pro správu velkých datových center až po VMware Workstation pro provoz více operačních systémů na jednom počítači. Pomocí VMware můžete testovat nové operační systémy nebo vyzkoušet nový software bez rizika. VMware Player je k dispozici zdarma a umožňuje importovat záložní obrázky nebo sdílet data.

Microsoft to zdarma Virtual Server a Virtual PC (vyhledávání na microsoft.com) vám umožní vyzkoušet virtualizaci a vyzkoušet Silverlight virtualizační nástroj pro firmy.

Parallels je jedním ze známějších Mac šetrné řešení. Parallels software běží na systémech Windows a Linux, stejně jako na počítačích Mac s produktem Parallels Desktop for Mac. (VMware následovaly a nyní nabízí Mac App, taky.) Parallels nabízí desktop, server, a automatizační virtualizační balíčky s cenou, která je cenově dostupnější než VMware.

Pokud byste raději jít na open-source trasu, FreeVPS je životaschopnou alternativou k výše uvedenému komerčnímu softwaru. Stejně jako u některých jiných softwarových produktů s otevřeným zdrojovým kódem, FreeVPS neposkytuje oficiální podporu, ale plná dokumentace je k dispozici na webových stránkách.

I když se ekonomika může být nejistý, kombinace svobodného softwaru, bezplatné služby, a trochu z důvěryhodnosti může pomoci všem podnikům udržet technologické náklady.