Jak produktivně používat flash fill v Microsoft Excel

Aha, ano, Microsoft Excel. Tento nástroj, který milujeme, nenávidíme a nenávidíme. Pokud pracujete v práci, kde musíte zbytečně pracovat na listech Excelu po celý den, pak se pro vás opravdu cítím. Byl jsem před jednou takovou prací a je dobré se teď posadit a nechat se na to bezohledně podívat.

Pokud však chcete být při práci s podobnými funkcemi při používání Excelu produktivnější, dovolte mi navrhnout použití Flash Fill.

Je to jako magie

Pokud jste Flash Fill ještě nikdy nepoužívali, bude to pro vás jako kouzlo. Funguje na jednoduchém principu identifikace vzorů a zaplnění prázdných řádků těmito vzory. Podívejme se na příklad.

Dělící jména

Vezměme si jednoduchý úkol oddělit jména, křestní jména a iniciály zaměstnanců v (a Albert Einstein) pomocí MS Excel. Sloupec B aktuálně obsahuje jména, která byste normálně našli v databázi. Sloupce C dále znamenají, že chcete pouze jeden (nebo více) prvek celého jména.

Vše, co musíte udělat, je tedy nejprve ručně zadat jméno první osoby. Stiskněte Enter a v další buňce nic nezadávejte. Místo toho klikněte na nabídku Výplň a poté vyberte Výplň Flash. A voila, všechna ostatní jména se naplní sami.

Pokud mi úplně nedůvěřujete, je zde následující video (nepřevedené do formátu GIF pro snadné prohlížení) pro další sloupec.

Klávesová zkratka

K dispozici je také klávesová zkratka k dosažení stejné věci. Pomocí stejného listu vyplníte první buňku ručně, jako jsme to udělali výše, a stisknete Enter. Nyní stiskněte CTRL + E současně a Flash Fill automaticky vyplní prázdné buňky odpovídajícími údaji.

Měli byste však průběžně kontrolovat, zda aplikace Flash Fill data vyplnila správně nebo ne. Ve sloupci iniciál jsem viděl, že to nedělá správně. Když jsem ale zadal data pro první dvě jména (namísto jednoho), mohl zbytek bez problémů vyplnit. Hej, to je ještě hodně ušetřeného času.

Poznámka: Tato metoda funguje, pokud má vstupní sloupec stejný formát. Pokud existuje nějaká odchylka, nerozpozná vzorec.

Pracuje také s čísly

Než se všichni začnou vyděsit, dovolte mi říci, že to funguje i s čísly. Ať už se jedná o desetinná místa s čísly n před nebo za desetinnou čárkou, nebo dokonce s daty, která je třeba oddělit do formátu dd / mm / rr.

Další video zde (znovu převedené na GIF), ukazující, že jsem manuálně zadal první informace o buňkách a Flash Fill byl schopen vyzvednout vzorec a chybějící informace automaticky níže vyplnit automaticky.

Vyhněte se složitým vzorcům

Celý nápad používat Flash Fill je vyhnout se složitým vzorcům v MS Excel. Pokud také přemýšlíte o jiných scénářích, dejte nám vědět na našem fóru.