Jak udržet zodpovědnost zaměstnanců z domova - bez špehování

Byl jsem už pár let zaměstnán na částečný úvazek a pracoval z domova. A ano, pracuji. Mnoho. Stále slyším šeptání od spolupracovníků, kteří se ptají, jestli se jen vyhýbám cestě do práce, abych strávil čas s mým prádlem. A pak jsou maminky, se kterými se setkávám v parku v den volna - ti, kteří říkají, že milují "pracovat z domova" (kompletní s leteckými citacemi), protože "mi dává tolik volného času." dává mi špatné jméno. Ale můj větší zájem je, zda můj šéf ví, kolik práce dělám.

Práce z domova. Práce vzdáleně. Telekomunikace. Bez ohledu na to, co říkáte, pracuje odkudkoli jinde než kancelář vaší společnosti v poslední době špatný rap. S generální ředitelkou Yahoo Marissy Mayer, která zavádí zákaz této praxe, a stanovením přísných limitů pro Best Buy na základě zásady "work-from-home", byla zpráva negativní jak pro manažery, tak pro zaměstnance, kteří se spoléhají na flexibilitu, kterou může telecommuting nabídnout.

[Další čtení: Nejlepší televizní vysílání]

Telecommuters a šéfové, kteří nás zaměstnávají, se srdcem. Dnešní telecommuting je jednodušší než kdy předtím, a to díky velké částce bezplatných a levných produktů, které pomáhají udržovat vzdálené zaměstnance produktivní, zodpovědné a v kontaktu. Většina nástrojů je tak nákladná a snadno použitelná, že se na ně mohou spoléhat i ty nejmenší z malých podniků.

Nekupujte špatné zboží

Od příchodu vysokorychlostního internetu se rozvíjela flexibilní pracovní uspořádání, a oni získali další pára s vzestupem smartphone. Někdy plánování vyžaduje, aby zaměstnanci na pracovišti pracovali z domova jeden nebo dva dny v týdnu; ale často společnosti zaměstnávají zaměstnance, kteří žijí ve vzdálených státech a různých časových pásmech. Naneštěstí nová politika komunikace společnosti Yahoo, která má vstoupit v platnost v červnu, vrhá tato opatření do špatného světla.

Většina tech startupů zaměstnanců Ordr.in pracuje ve stejné kanceláři, vedle dodavatelů a stážistů. Správný software udržuje vzdálený personál ve smyčce a na stejné úrovni.

Mayer údajně rozhodl poté, co zkontroloval protokoly VPN společnosti, aby zjistil, jak často se přihlásí vzdálení zaměstnanci. Zjevně se jí nelíbilo, co viděla. Výsledné vzrušení médií se přidalo k palivu ohněm pro ty, kteří si myslí, že zaměstnanci, kteří pracují doma, neuskutečňují čestný denní práci.

Špatný tisk by však neměl ukončit práci na dálku pro každého. Mluvili jsme s několika generálními řediteli, personálními manažery a lidmi z oblasti IT v malých a středních firmách, aby zjistili, co dělají, aby zajistili, že jejich vzdálení pracovníci skutečně pracují. Všichni lidé, s nimiž jsme se dotazovali, souhlasí: Zajištění vzdálenějších pracovníků může učinit zaměstnavatele i zaměstnance šťastnější. Uspořádání z domova může také maximalizovat čas na hodině a ušetřit všechny peníze. Ještě lepší je, že firmy mohou sledovat práci z domova bez kontroly protokolu VPN.

"Ve velké společnosti je generální ředitel pověřen sledováním činnosti desetitisíců zaměstnanců a kontrola protokolů VPN je dokonale racionální způsob, jak začít tento proces, "říká David Bloom, generální ředitel společnosti Ordr.in, který řídí tým pěti zaměstnanců, z nichž jeden pracuje na dálku. "Ale pokud to děláte pro svou malou společnost, už jste ztratil. Ztratil jste určitou důvěru. V malé společnosti by CEO měl mít mnohem více osobních a interaktivních vztahů se svými zaměstnanci. Měli byste mít zavedený systém, aby věděli, že dělají svou práci, aniž by se dívali na protokoly serveru. "

Bloom mluví tváří v tvář

Bloom říká, že se spoléhá na každodenní video chaty vedené přes bezplatnou službu videohovoru Google Hangouts. "Každý se přihlásí každých 15 minut každé ráno, takže můžeme mluvit o tom, co jsme dosáhli a na čem pracujeme. Máme pět zaměstnanců a čtyři z nás jsou na stejném místě, ale všichni se přihlašujeme odděleně. To nám umožňuje uspořádat setkání, kde jsou všichni rovni. Ne všichni čtyři jsme seděli na jednom místě a náš kolega seděl někde jinde. "

Příchod na tento systém však nebyl snadný. Bloom říká, že se snažil každodenní výměnu e-mailů, týdenní schůzky a týdenní zprávy generálního ředitele a ČTÚ, než si uvědomil, že rychlá a každodenní setkání, která se setkává tváří v tvář (i když tak prakticky), je nejlepší způsob, jak se pracovníci Ordr.in dotknout báze. A uspořádání udržuje všechny své zaměstnance odpovědné za jejich práci.

Kromě provádění těchto každodenních setkání používá Ordr.in software pro správu úloh Asana, který je zdarma pro týmy s až 29 členy. Software pracuje 100 dolarů za měsíc pro týmy, které mají 30 až 50 členů a ceny se zvyšují.

GoToMeeting a instalace s dvojitým monitorem pomáhají ředitelství financí a operací společnosti HiringThing Jess Tejani pracuje z jejího domova v San Franciscu Bay Oblast

Josh Siler, zakladatel a technický ředitel společnosti HiringThing, který vytváří software pro společnosti, které chtějí zveřejňovat pracovní místa online, se také domnívá, že virtuální osobní kontakt je jedním z nejlepších nástrojů pro správu vzdálených zaměstnanců. HiringThing založil jako virtuální společnost od počátku a jeho šest zaměstnanců žije na různých místech na západním pobřeží.

"Třikrát týdně používáme videokonference GoToMeeting," říká Siler. "Možnost vidět něčího obličeje má velký rozdíl." A to není moc nákladné: GoToMeeting, který vám umožní provádět videokonference s vysokým rozlišením, které mohou účastníci připojit z počítače nebo z mobilního zařízení, začíná na 49 dolarů měsíc pro neomezené schůzky až 25 účastníků.

Siler říká, že virtuální kancelář, kterou vytvořil v HiringThing, byla účinná. Poznamenává, že společnost se spoléhá na bezplatné volání a videokonferenci ze služby Skype, stejně jako 37 nástrojů chatu Signals 'Campfire, které začínají od 12 dolarů za měsíc pro základní plán, který pokrývá 12 uživatelů a nabízí 1 GB úložného prostoru. Společnost HiringThing také využívá služby Google Gmail a kalendář pro firmy, které začínají od 5 USD za uživatele za měsíc a GitHub, který nabízí online nástroje pro vývoj softwaru. GitHub je zdarma pro uživatele s otevřeným zdrojovým kódem a začíná na 7 dolarů za měsíc pro všechny ostatní vývojáře softwaru.

Ale stejně důležité jako produkty, které HiringThing používá, je kultura společnosti, která se objevila, říká Siler. "Jsme založení na důvěře a my nezaměstnáváme naše zaměstnance. Na základě jejich výstupu hodnotíme každého. Každý může svůj rozvrh flexibilní, pokud splní své závazky vůči svým spolupracovníkům, "říká. "Naši zaměstnanci vědí, že jejich výkon je důležitý a my o tom mluvíme pravidelně."

Shromáždění na virtuálním chladiči vody

Peter Kirwan, Jr., generální ředitel a spoluzakladatel společnosti Collexion, online startup připravuje na uvedení místa pro sběratele, také používá Skype na 65palcovém televizoru, aby zůstal v kontaktu se vzdálenými zaměstnanci založenými v některých případech na tisících kilometrech od centrály své společnosti v San Diegu. Kirwan se rovněž spoléhá na e-mail a kalendář služby Google Apps, bezplatný nástroj pro plánování projektů pro sdílení souborů, Skype a Smartsheet, které jsou k dispozici od 16 dolarů za měsíc. Spolupracovník společnosti Doug Taylor se společně s kolegou Collexion souhlasí s tím, že wiki, který používají, Atlassian's Confluence, který je k dispozici s licencí Starter (za deset nebo méně uživatelů) za 10 dolarů za měsíc, je klíčem k jejich úspěchu se vzdálenými pracovníky

Collexion's standup "schůzky Skype a 65palcový televizor s vestavěnou kamerou, která umožňuje dálkovým a interním zaměstnancům na stejné stránce

" Díky sociálním sítím se lidé stávají efektivnějšími při vyjadřování malých myšlenek on-line, "Říká Taylor. "Wiki jim dovoluje vyjádřit se tímto způsobem a umožňuje lidem, aby si rozhovor slyšeli, a pokračují v tom. Také vytváří zodpovědnost, protože víme, když někdo něco řekl, pokud je napsán na wiki. "

Také životně důležité pro Collexion je software pro správu úkolů společnosti Asana (stejný program používaný v Ordr.in.), který umožňuje zaměstnancům vytvářet a přiřadit úkoly ostatním - dokonce i šéfovi. "Pro některé lidi to může být těžké, ale pracujeme na tom, abychom vytvořili kulturu shora dolů, kde je v pořádku poslat úkol vašemu šéfovi. Nechceme, aby lidé posílali e-maily, chceme, aby jim posílali úkoly, "říká Kirwan. Dodává, že schopnost programu umožňovat komentování úkolů pomáhá udržet odpovědnost každého.

Vytvoření správné (virtuální) atmosféry

Zatímco všechny tyto nástroje a produkty mohou udržet vzdálené zaměstnance spojené a zodpovědné, každý, s kým jsme se dotazovali, souhlasí s tím, že žádný nástroj nemá hodně, pokud vaše společnost nemá správný postoj a kulturu pro ubytování vzdálených zaměstnanců. A někteří lidé se spoléhají na technologii vůbec.

"Jsem velký věřící v hnutí ROWE [Results Only Work Environment]. Jedná se pouze o zacházení s vašimi zaměstnanci jako s dospělými, které jim umožňují spravovat svůj vlastní čas, "říká Ben Eubanks, manažer HR pro společnost Pinnacle Solutions, poskytovatel inženýrských a vzdělávacích služeb pro 70 osob založený v Huntsville v Alabamě. Díky své práci jako vládní dodavatel, společnost Pinnacle Solutions v současné době řídí více zaměstnanců, kteří se nacházejí mimo kancelář, než v ní sídlí, ale Eubanks říká, že společnost Pinnacle nepoužívá žádné specifické technické produkty, aby se ujistil, že dostává svou práci.

"Máme přísný proces náboru a pečlivě se snažíme najít lidi, kteří splňují naše základní hodnoty, které komunikujeme brzy a často. Několikrát jsme narazili na lidi, kteří se nemohou vypořádat se svobodou - lidé, kteří chtějí místo toho pracovat. Ale můžeme říci, kdy nedosahují termínů, a začali jsme proces hledat někoho jiného, ​​kdo by mohl, "říká Eubanks. "Všechno se vrátí k našim základním hodnotám a naší schopnosti komunikovat."

Komunikace je klíčová, ať už se staráte o 2 nebo 222 zaměstnanců. A najdete spoustu produktů, které vám pomohou udržet všechny úkol - bez nutkání hrát taskmaster.