Jak zamknout spisovatele zoho během spolupráce a další skvělé triky

Pokud často pracujete na textových procesorech, jako jsou Google Docs nebo Zoho Writer, musíte vědět, že vytvoření dokonalého dokumentu obvykle vyžaduje hodně přepisování od nuly. Ať už je to přidání nových vět nebo oprava předchozích nedostatků. Situace je relativně snadná, pokud pracujete na dokumentu samostatně.

Pokud však spolupracujete se svými členy týmu, je důležité, abyste věděli, jak zefektivnit zážitek. Koneckonců, nechtěli byste, aby vaši kolegové nekonečně pracovali a přepracovávali stejný blok.

Naštěstí Zoho Docs (spisovatel) přichází s šikovnou možností, která vám umožní uzamknout určitou část dokumentu při spolupráci s ostatními. Proto v tomto příspěvku dnes prozkoumáme, jak zamknout Zoho Writera během spolupráce a dalších pokročilých funkcí.

Také na

Jak skenovat a přidávat dokument do Dokumentů Google

Jak uzamknout vybraný obsah pro spolupráci

Krok 1: Jakmile dokončíte část dokumentu, klikněte na tlačítko Recenze v horní části.

Krok 2: Dále vyberte textový fragment, který chcete zamknout. Klikněte na malou ikonu zámku v horní části a vyberte možnost Zamknout vybraný obsah a to je vše.

Nyní, kdykoli někdo ve vaší sdílené skupině klikne na tento textový blok, uvidí malou ikonu zámku a zprávu s textem „Obsah byl uzamčen …“ pro úpravy.

Poznámka: Funkce spolupráce jsou k dispozici pouze pro majitele dokumentů. Chcete-li nastavit spoluvlastníky, klikněte na Sdílet a dejte uživatelům práva spoluvlastníka.

Jak povolit úpravy pro konkrétní lidi

Všichni však víme, že práce na stejném dokumentu s ostatními není nutně černobílá práce. Jsou chvíle, kdy chcete upravit blok textu pouze určitým členem vašeho týmu. V takových situacích byste určitě nechtěli navrhnout další e-mail s podrobnostmi o tom, kdo by upravil, kterou sekci a líbí.

Tehdy se začnou používat pokročilé funkce Zoho Writer. Chcete-li jej aktivovat, přejděte do režimu prohlížení a klikněte na ikonu Zámek. Poté vyberte možnost Upřesnit možnosti.

Nyní přidejte e-mailovou adresu osoby, které chcete udělit výhradní povolení, a stiskněte tlačítko Zamknout. To je vše!

Skvělý tip: Zamknout nevybraný obsah funguje jako nástroj pro zpětný výběr. Vyberete část textu, kterou nechcete upravovat, a poté vyberete druhou možnost. O zbytek se postará Zoho Writer.

Jak maskovat text

Opět, pokud jste vlastníkem dokumentu a chcete redigovat nebo maskovat určitý blok textu, Zoho Writer vám to umožní. To se hodí, když musíte přidat citlivá data a nechcete, aby si je všichni členové vašeho týmu přečetli.

Maska však nefunguje jako většina nástrojů, což znamená, že nemůžete vybrat textový úryvek a poté jej maskovat. Místo toho musíte kliknout na ikonu a poté zadat data.

Krok 1: Nástrojem pro tento úkol je Maska označená malou ikonou oka nahoře. Umístěte kurzor na místo, kam chcete text přidat, a klikněte na něj. Tím se přidá textové pole označené tečkovanými čarami.

Krok 2: Nyní přidejte text a to je o tom.

Zatímco text uvidíte šedě, ostatní spolupracovníci uvidí řádky označené hvězdičkami. Jo, stejně jako ty staré filmy FBI.

Jak pozastavit spolupráci na Zoho Writer

Naštěstí je proces pozastavení spolupráce procházkou v parku. Jednoduše přepněte do režimu prohlížení a klikněte na přepínač pro pozastavení spolupráce nahoře.

Po dokončení se v horní části zobrazí upozornění, že žádný z vašich spolupracovníků nebude moci dokument upravit. Na druhé straně spolupracovníci uvidí, že dokument je rezervován jedním z členů vašeho týmu.

Takže až příště uvidíte dokument, který je rezervován, budete vědět, co dělat, místo kliknutí na různá tlačítka a nástroje.

Bonus Zoho Spisovatel Tipy a triky

1. Jak zobrazit historii dokumentu

Když často spolupracujete na jednom dokumentu, je důležité, abyste věděli, kdo provedl změny a kdy. Naštěstí pro nás, Zoho Writer přichází s šikovnou funkcí Zobrazit historii. S tím nejen uvidíte, kdo provedl změny, ale také můžete vidět nejnovější přírůstky do verze. Navíc můžete také porovnat různé verze, pokud to bude potřeba.

Krok 1: Klikněte na ikonu Zobrazit historii nahoře (označenou časovačem písku). Znovu jej najdete v režimu prohlížení.

Krok 2: Nyní se na pravém panelu zobrazí různé verze. Kliknutím na tlačítko Porovnat verze nahoře porovnáte verze.

Chcete-li zobrazit nejnovější přírůstky, klikněte na tlačítko Zobrazit co se změnilo a vyberte načasování. Budou zvýrazněny všechny nové textové řádky a konce řádků.

Také na

Zde je návod, jak můžete stopařům zabránit ve sledování Gmailu

2. Sledujte změny

Přestože Spisovatel má některé seriózní možnosti sledování, občas se stává příliš těžkopádným projít každou z nich. Pokud jste někdo, kdo potřebuje zkontrolovat změny velmi naléhavě, nejlepší volbou je povolit funkci Sledování změn.

Jak jste již možná uhodli, upozorňuje na všechny nedávné změny. A je na vlastníkovi, aby tyto změny přijal nebo odmítl.

Chcete-li povolit sledování změn, přepněte tlačítko nahoře. Členové týmu uvidí zelené tlačítko rozsvícené nahoře.

Po provedení jakýchkoli změn uvidíte název a načasování. V tomto režimu se sleduje i nejmenší konec řádku. Jako vlastník stačí kliknout na zvýraznění a přijmout / odmítnout změny.

Po dokončení bude text nabývat výchozí barvy textu.

3. Použijte vestavěná e-mailová oznámení

Chcete oznámit nějaké nové změny týkající se vašeho sdíleného dokumentu? Není třeba psát samostatný e-mail. Místo toho vám Zoho Writer umožňuje upozornit je prostřednictvím možnosti e-mailu z nástroje.

Klikněte na malou ikonu Dopis v horní části. Jména spolupracovníků budou přidána automaticky. Vše, co musíte udělat, je přidat předmět a tělo a stisknout tlačítko Odeslat.

Také na

#online tools

Kliknutím sem zobrazíte naši stránku s články o online nástrojích

Inteligentně spolupracujte

Pryč jsou dny, kdy se musíte spoléhat na e-mailové přeposílání, abyste mohli spolupracovat na dokumentu. Služby zpracování textů, jako jsou Google Docs a Zoho Writer, odstraňují frustraci prostřednictvím jejich inteligentních funkcí spolupráce. Pomáhají vám sledovat změny a umožňují vám zefektivnit práci a ušetřit čas v procesu.

Další krok: Když už mluvíme o řízení času, pokud náhodou vlastníte Android telefon s Android Pie, projděte si příspěvek níže a staňte se monstrem produktivity.