Vytvářejte pravidla složek v MS Outlook pro příchozí poštu - technický návod

Mnoho z vás musí používat MS Outlook jako e-mailového klienta. Je také pravděpodobné, že máte integrované více e-mailových účtů pro doručování e-mailů klientovi na počítači. V takovém případě, když obdržíte mnoho e-mailů, je důležité vědět, jak je oddělit a nejprve zkontrolovat důležité zprávy.

Spíše než ručně, možná budete chtít mít vyhrazené složky pro různé typy e-mailů tak, aby příchozí zprávy byly naskládány do příslušných složek. Pro takovou automatizaci vám aplikace Outlook umožňuje vytvářet pravidla a aplikovat to samé na každý příchozí e-mail. V souladu s tím posílá zprávy do zadané složky. Koncept je podobný jako u filtrů a štítků v Gmailu.

Například chci, aby všechny e-maily od „Sandeep Agarwal“ dorazily do složky s názvem Self. Takto jsem pro to definoval pravidla.

Kroky k vytvoření pravidla pro e-mail

Stejný postup platí pro všechny druhy e-mailových pravidel. Toto je podrobný příklad ukazující uvedený proces. Budete si muset vybrat / definovat parametry podle toho, co chcete.

Krok 1: Přejděte na kartu Nástroje a vyberte možnost Pravidla a upozornění.

Krok 2: Zaostřete na kartu Pravidla e-mailu a stiskněte tlačítko Přečíst nové pravidlo (Změnit pravidlo, pokud upravujete stávající).

Krok 3: V části Zůstat organizován zvýrazněte svůj základní požadavek (vybral jsem, Přesunout zprávy od někoho do složky).

Poznámka: Ve spodní části stejného dialogu najdete sekci s názvem Krok 2. Musíte kliknout na každý odkaz zobrazený po „ Použít toto pravidlo po doručení zprávy “ a upravit své požadavky. V mém kontextu to bylo: -

Krok 3 (a): Vyberte osoby, na které chcete pravidlo použít (tj. E-maily od vybraných lidí). Seznam zobrazí pouze osoby přidané do vašich kontaktů. Proto se musíte ujistit, že jste přidali požadovaný kontakt, než začnete.

Krok 3 (b): Vyberte složku, do které chcete e-maily přesunout / doručit. Můžete zde také vytvořit novou složku.

Krok 4: Dále můžete své pravidlo upřesnit přidáním dalších omezení nebo parametrů do základního pravidla. Například zprávy s konkrétním předmětem. Musíte také zkontrolovat preferovanou možnost a kliknutím na její odkaz upřesnit pravidlo nebo přidat popisy.

Krok 5: Pokud existují výjimky z pravidla, které jste nemohli nakonfigurovat ve výše uvedených krocích, můžete to udělat zde.

Krok 6: Nyní jste hotovi a můžete se rozhodnout dokončit. Doporučuji vám však zaškrtnout políčko Spustit toto pravidlo nyní … spolu s možností Zapnout toto pravidlo. Tím je zajištěno, že nové a existující zprávy splňující pravidlo budou přesunuty do příslušné složky.

Rychlejší alternativa

Pokud chcete tento proces zkrátit (pravděpodobně nebudete moci nastavit podrobné pravidlo tímto způsobem), přejděte do složky Doručená pošta a postupujte podle následujících kroků: -

Krok 1: Klikněte pravým tlačítkem myši na zprávu (od osoby vašeho pravidla po mapování složek) a vyberte Vytvořit pravidlo.

Krok 2: Zaškrtněte políčka podle toho, které parametry chcete použít, vyberte složku a klikněte na OK.

Závěr

Toto je jednoduchý způsob, jak udržet své e-maily v aplikaci Outlook přehlednější. Také byste se mohli snadno zaměřit na důležité e-maily. Začněte a budete znát výhody!