Jak vytvořit e-mailové šablony v Gmailu a Outlook

Moje poslední měsíce s Microsoft Outlook a Lotus Notes byly docela zajímavé. Nikdy jsem nebyl fanouškem desktopových emailových klientů, ale když jsem začal používat tyto aplikace, nemohl jsem se nikdy vrátit. Jednou z nejužitečnějších funkcí, kterou tito klienti poskytují, je schopnost vytvářet šablony e-mailů, známé také jako papírenské zboží, které mohou odesílat každodenní e-maily, kde je většina těla e-mailu příliš rychlá. Ať už se jedná o denní zprávu, nebo pouze o e-mail s potvrzením, předem připravená šablona může ušetřit spoustu času.

Viděl jsem, jak lidé hledají ve své složce Odeslané e-mail a poté jej po provedení úprav přeposílají. Prakticky to funguje lépe, než přeložit celý e-mail z paměti, ale změna předmětu a úprava adresy může nějakou dobu trvat.

Rovněž šance na chyby se zvyšují, pokud jde o ruční práci. Chcete-li věci zlepšit, doporučuji používat pro Chrome rozšíření s názvem Gorgias E-mailové šablony, které vám mohou pomoci vytvářet a používat e-mailové šablony v Gmailu, Yahoo, Outlook a dalších oblíbených e-mailových klientech.

Začínáme s Gorgias

Po instalaci rozšíření klikněte na ikonu na liště rozšíření a otevřete konfigurační stránku.

Gorgias je dodáván se 4 výchozími šablonami, které vám poskytnou základní představu o tom, co s rozšířením můžete dělat. Chcete-li vytvořit novou šablonu, klikněte na tlačítko Nová šablona a začněte jejím jménem. Poté můžete začít psát tělo e-mailu do pole Obsah šablony. Pokud si přejete přidat pole předmětu také v šabloně, klikněte na pole konfigurace a zaškrtněte možnost Předmět.

Vlastnosti e-mailových šablon Gorgias

Skutečná síla rozšíření spočívá ve schopnosti používat proměnné při vyplňování šablony. Předpokládejme, že musíte automaticky vyplnit jméno osoby. V takovém případě klikněte na tlačítko Vložit proměnnou a vyberte možnost Komu: Křestní jméno. Když vložíte šablonu, rozšíření automaticky vyplní tyto názvy proměnných z kontaktních údajů v e-mailu a usnadní vytváření podobných e-mailů pro různé kontakty.

Další zajímavou funkcí je Zkratka textu a pomocí této konkrétní možnosti můžete spustit dokončení šablony pomocí klávesy Tab.

Po vytvoření několika šablon je čas vložit jednu do e-mailu. Otevřete okno pro psaní Gmailu a na pravé straně si všimnete tlačítka Gorgias. Rozšíření zobrazí seznam všech uložených šablon a jedno kliknutí je vloží do těla e-mailu. Můžete také použít textovou zkratku a stisknout tlačítko na kartě, aby se věci zjednodušily.

Cool Tip: Předejte odeslaný e-mail a klikněte pravým tlačítkem na okno pro psaní a vytvořte šablonu z existujících e-mailů. Není to super?

Bezplatná verze rozšíření omezuje šablony na jediné zařízení a není možné synchronizovat šablony pomocí online účtu.

Takže pokud máte dvě nebo více zařízení, na kterých pracujete, musíte si v každém systému vytvořit šablony zvlášť, pokud si nekoupíte placenou aplikaci. Pokud odinstalujete Chrome nebo rozšíření nebo přeinstalujete systém Windows, také riskujete ztrátu dat. Ale za 4, 99 $ za měsíc můžete získat funkci synchronizace se sdílením týmových šablon.

Závěr

Gorgias je úžasná aplikace, pokud denně pracujete na podobných e-mailech. V Internetovém obchodě Chrome jsem ji již označil 5 hvězdičkami. Také jsem kontaktoval vývojáře, aby do šablon přidali další proměnné, jako je čas a datum. Vyzkoušejte to ještě dnes a podělte se s námi o své názory.