Přidejte kalendář zobrazující časový rozvrh pro výhled mimo kancelář

Nastavení odpovědí mimo kancelář (OOO) na automatizaci odpovědí na e-maily (když jste na dovolené) dává profesionální dojem, jak nakládáme s našimi e-maily. Většina z nás však vyvinula nebo přijala standardní proces podrobného uvádění pouze našich dat nedostupnosti v našich zprávách.

Změňme tento styl a poskytneme inovativní křivku toho, co poštovní uživatelé vidí v našich automatických odpovědích. Proč nezkoušet a zahrnout podrobnosti o naší angažovanosti během tohoto období (nebo před a po tomto období), aby lidé, kteří se nás snažili dostat, mohli plánovat kontakt (znovu) podle toho.

A dnes se naučíme, jak tyto podrobnosti graficky zahrnout, tj. Přidáním mini kalendáře (s vybranými podrobnostmi) k těmto zprávám v MS Outlooku.

Kroky pro zahrnutí mini kalendáře do odpovědí na dovolenou

Proces podle kroků 1 a 2 je společný pro všechny uživatele aplikace Outlook. Krok 3 se však nevztahuje na ty, kteří používají pomocníka OOO (k dispozici v edici MS Outlook Exchange). Nakonec se budeme zabývat tím, co tito uživatelé mohou udělat.

Krok 1: Spusťte klienta MS Outlook a přejděte do jeho části Kalendář ze spodní části levého panelu. Klepněte pravým tlačítkem myši na kalendář, který chcete zahrnout do automatizovaných zpráv; a poté klikněte na Odeslat e-mailem.

Krok 2: Zobrazí se dialogové okno, ve kterém budete muset nastavit časové období a vybrat rozsah kalendáře, který chcete sdílet.

(a) Můžete zde také změnit svůj kalendář, pro případ, že jste se špatně rozhodli nebo se rozhodli přepnout.

(b) Vyberte rozsah / období, které chcete zahrnout do svých odpovědí. Obecně by to bylo příštích 7 dní (alespoň to udělám).

(c) Vyberte podrobnosti, které chcete sdílet. Zde raději stanovím omezené podrobnosti.

(d) Pro další preference a omezení můžete přepnout Pokročilá nastavení.

Po uložení nastavení bude váš kalendář importován jako e-mailová zpráva. Uvidíte miniaturní kalendář s barevnými indexy v termínech definujících vaši angažovanost. Data také obsahují odkazy na podrobnosti uvedené dále ve zprávě.

Doporučujeme vám odebrat přílohu, protože by se tím stala nadbytečná data.

Krok 3: Postup poté zahrnuje vytvoření nového pravidla a jeho nastavení jako odpovědi na dovolenou. Je to podrobně vysvětleno na jiném příspěvku zde. Postupujte podle kroků 2 až do konce tohoto článku.

Poznámka: Pro ty, kteří používají pomocníka OOO, zkopírujte výsledek z kroku 2, přejděte na místo, kde jste nastavili odpověď, a vložte jej tam.

Závěr

Takže příště nastavíte své odpovědi pomocí mini kalendáře? Zaručuji, že ti, kteří obdrží takové odpovědi, vás více než kdykoli předtím ocení. Nezapomeňte tento článek sdílet se svými kolegy a přáteli, pokud se vám líbí.