Kompletní průvodce archivací e-mailů v aplikaci Outlook 2010

Většina z nás, kteří používají populární webové e-mailové služby, jako jsou Gmail a Outlook.com, se pravděpodobně nikdy nestarají o archivaci, protože máme k dispozici GB cloudového úložiště. Pokud však pracujete v organizaci nebo máte vzdělávací e-mailový účet, kde máte jen omezený prostor na serveru pro ukládání e-mailů, je nutné je čas od času archivovat.

Dnes vám tedy řekneme vše, co potřebujete vědět o archivaci e-mailů v e-mailovém klientovi aplikace Outlook 2010, které lze snadno implementovat i do dalších verzí.

Začněme tedy vytvořením archivu e-mailů v aplikaci Outlook 2010.

Vytváření archivního souboru

První věc, kterou musíte udělat, je vytvořit nový archivní soubor, který bude ukládat všechny e-maily lokálně do vašeho počítače. Chcete-li jej vytvořit, klikněte na nabídku Soubor v aplikaci Outlook 2010 a vyberte možnost Nástroje pro vyčištění. Nebojte se, nebudeme mazat žádné z vašich e-mailů.

V Nástrojích pro vyčištění uvidíte možnost nazvanou Archivovat. Kliknutím na něj otevřete okno pro vytvoření archivu. V okně vyberte složky, které chcete archivovat. Pokud si přejete, můžete také vybrat celou doručenou poštu. Chcete-li zahrnout staré e-maily hned při vytváření archivu, vyberte odpovídající časové období.

Nakonec zadejte umístění, do kterého chcete soubory archivovat, a klikněte na tlačítko OK. Můžete také vybrat sdílenou jednotku, pokud je namapována na vašem počítači. Aplikace Outlook vytvoří soubor PST, který uloží všechny e-maily jako archiv do vašeho systému.

Po vytvoření archivu uvidíte v levé části pod složkami poštovní schránky sekci Archiv. Počáteční archivace může nějakou dobu trvat v závislosti na počtu e-mailů, které jste do archivu zahrnuli.

Archivované e-maily budou mít stejnou strukturu jako vaše online poštovní schránka se všemi složkami a podsložkami. Pokud jste pro archivaci vybrali pouze určité složky, budou automaticky zahrnovat všechny podsložky.

Přesouvání e-mailů do archivu

E-mail můžete přesunout do archivu jednoduše přetažením do sekce archivace na levém postranním panelu. Chcete-li hromadně přesouvat e-maily, vyberte e-maily, které chcete přesunout, a klepnutím na ně pravým tlačítkem myši otevřete místní nabídku. Zde vyberte archivní složky v sekci složek a kliknutím na OK přesuňte e-maily.

Můžete také vytvořit nastavení automatického archivace e-mailů. Pokud chcete vytvořit automatický archiv pouze pro konkrétní složku ve vaší poštovní schránce, klepněte pravým tlačítkem myši na složku a vyberte příkaz Vlastnosti.

Zde přejděte na AutoArchive a vyberte nastavení, které vám nejlépe vyhovuje. Chcete-li implementovat pravidlo automatického archivování do celé poštovní schránky, otevřete v nabídce možnost Outlook a vyberte Pokročilá nastavení.

Zde klikněte na nastavení AutoArchive a vytvořte pravidla pro automatickou archivaci e-mailů ve vaší poštovní schránce.

Přesunutí archivního souboru

Někdy je třeba přepnout z jednoho počítače na druhý (upgrade ze starého) nebo se vám může stát nedostatek místa na sdílené jednotce organizace. Za těchto okolností budete muset přesunout své archivní soubory a znovu je propojit s aplikací Outlook. Podívejme se, jak toho lze dosáhnout.

Odpojení a přesunutí archivního souboru

Před přesunutím archivního souboru musíme odstranit odkaz z aplikace Outlook. Chcete-li tak učinit, otevřete nabídku Soubor a vyberte možnost Nastavení účtu.

V Nastavení účtu přejděte do části Datové soubory a uvidíte archivační soubor, který jste udržovali v aktuálním systému.

Vše, co musíte udělat, je vybrat archivní soubor a kliknout na tlačítko Odebrat. Nebojte se, nebudete smazat archivační soubor, ale smažete pouze jeho odkaz v aplikaci Outlook.

Nyní přesuňte soubor do nového umístění pomocí libovolných paměťových jednotek, které máte k dispozici.

Propojení archivního souboru

Chcete-li propojit archivní soubor s aplikací Outlook, znovu otevřete sekci Datový soubor z nastavení účtu v aplikaci Outlook a klikněte na tlačítko Přidat. Nyní importujte soubor PST archivu, který jste zálohovali, a otevřete e-maily z archivní sekce.

Zhutnění archivního souboru

Pokud ukládáte archivační soubor na místní pevný disk, pravděpodobně se nemusíte starat o velikost archivního souboru, ale pokud se jedná o sdílenou jednotku v organizaci nebo cloudový účet, ve kterém máte omezený úložný prostor, zkomprimování archivního souboru pro uložení úložiště by bylo rozumné.

Chcete-li zkomprimovat velikost archivu, klepněte pravým tlačítkem na sekci Archiv v pravém podokně a vyberte Vlastnosti datového souboru. Klepnutím na tlačítko Upřesnit otevřete datový soubor aplikace Outlook. Nyní stačí kliknout na tlačítko Komprimovat a zmenšit velikost archivního souboru.

Závěr

Takže to bylo skoro všechno, co člověk potřebuje vědět o archivaci e-mailů v aplikaci Outlook 2010, a jsem si jistý, že tyto kroky můžete použít také v aplikaci Outlook 2013. Máte-li jakékoli další pochybnosti o archivaci e-mailů, jednoduše napište komentář a my vám rádi pomůžeme.