Koupit, pronajmout - nebo přesunout na cloud computing?

Vaše věrné staré kancelářské počítače se pravděpodobně chlubí spolu s výkonem 20letého Oldsmobileho lezení Mt. Everest, který pracuje tvrdě na dokončení stále složitějších a nejrůznějších úkolů pro zaměstnance vaší společnosti. Ale i když by to mohlo být čas nahradit zastaralé počítače, s dnešní úvěrovou krizí, můžete zvažovat alternativy k prostému nákupu nového hardwaru jako způsob, jak ušetřit vaše podnikání peníze.

Takže byste měli pronajmout nový hardware, vynechat boxovaný software? Nebo vyzkoušejte nová řešení cloud computingu, která jsou nabízena jako další velká věc? Budeme se zabývat řadou možností pro vaši firmu a sdělí vám, které z nich vám ušetří peníze, a které by vás mohly stát velkou.

Leasing vs. Nákup: Dobrý obchod nebo špatná myšlenka?

Podle studie IDC z roku 2007, která snižuje životnost vašeho počítače na tři roky, oproti pěti nebo šesti let, ušetříte na celkových nákladech na údržbu tohoto systému. Jak je uvedeno ve studii, udržování dvou generací pronajatých stolních počítačů (po dobu tří let) je o 20,5 procent méně nákladné než nákup a držení jednoho stroje po dobu šesti let.

Důsledky životního cyklu stranou, existují další důvody, podepisování hardwareového leasingu, jako jsou náklady spojené s ukončením nájmu a další poplatky, které mohou vzniknout, pokud nebudou monitorovány, podle Joe Loiselle, viceprezidenta Global IT Advisory Services společnosti IDC.

"Leasing není špatná věc, pokud že většina [pronájmů] zvýhodňuje nedostatek disciplíny, kterou má kupující, a nejvíce upřednostňuje mobilní zařízení - pohybuje, ruší a mění ruce, "říká. Pokud nebudete zařízení odeslat včas a budete řešit problémy s ukončením pronájmu, Loiselle se domnívá, že vaše organizace bude krvácet v hotovosti. Většina lidí nevěnuje pozornost pronájmu, jakmile ji podepisují, dodává a nájemní smlouvy nejsou přesně navrženy tak, aby šetřily peníze v dlouhodobém horizontu.

"Společnosti učinily masový exodus z pronájmu," říká Loiselle. Leasing "je Venus flytrap: je těžké se dostat do a tvrdší, než se dostat ven." Samozřejmě, vzhledem k dnešní kreditní krizi bude obtížnější získat leasing nebo financování.

Pokud jde o servery, může být ještě obtížnější vrátit zařízení, protože data, aplikace a síť všechna připojení jsou ovlivněna při odebrání serveru. Servery nejsou tak snadné, aby se z vaší sítě vytratili a většina malých podniků nemá podle navrhovatele Loiselle propouštění.

Konečná úvaha před podpisem nájemní smlouvy: Podniky mohou často odpisovat tolik, kolik 15 000 dolarů za nové vybavení, takže může mít smysl koupit zařízení přímo. Nezapomeňte se obrátit na svého účetního nebo daňového zpravodaje, než se přesunete na jednu z možností.

Srovnání nákladů: Je leasing nákladově efektivní?

Podívali jsme se na nájemní smlouvy na stránkách tří výrobců počítačů, porovnáváním cenových možností pro deset notebooků. Celkově jsme zjistili, že leasing je z dlouhodobého hlediska nákladnější, i když je to na začátku levnější.

Na stránkách společnosti HP jsme zvolili možnost zakoupit deset obchodních notebooků za cenu 15.590 dolarů. Společnost HP uvádí výpůjční cenu za tyto notebooky za 413 dolarů za měsíc za 48 měsíců. To je 19.824 dolarů za 48-měsíční pronájem, nebo další 4824 dolarů za pronájem strojů, než aby je koupili přímo. (Informace o dalších délkách, cenách nebo možnostech pronájmu naleznete na stránkách společnosti HP.)

Společnost Dell uvádí na stránkách společnosti Dell možnosti financování, které zahrnují možnosti leasingu (FPO) i plnou tržní hodnotu (FMV) s 24-, 30-, 36- nebo 48měsíčním financováním. Obě možnosti vyžadují procesní poplatek ve výši 75 USD. Celková částka za deset podobně vybavených notebooků, bez poštovného a daně, činí 15 695 USD.

Zobrazená přímo vedle celkové částky na webu společnosti Dell jsou odkazy na možnosti pronájmu. (Předtím, než procházíte procesem získání kvalifikace, můžete odhadnout platby na základě vaší kreditní úrovně - Vynikající, Dobrá nebo Spravedlivá - a celková kupní částka.) 48měsíční pronájem za 15,695 dolarů činil 460,96 dolarů za měsíc FMV a $ 461,04 za nákup $ 1. To je $ 22,126,08 pro FMV a $ 22,129.92 za 1 dolar Koupit více než 48 měsíců. Vy děláte matematiku: Nákupní zařízení vám naprosto ušetří nejméně 6500 USD.

Dále jsme klikli na místo společnosti Fujitsu, kde společnost nabízí možnosti koupě z pronájmu ve výši 1, 10 procent nebo FMV a poskytuje kalkulátor pronájmu náklady. Společnost Fujitsu nenabízí 48hodinový pronájem, ale její 36měsíční pronájem na deseti laptopů v celkové výši 15 000 USD činí 473 dolarů na plánu FMV, 483 dolarů na nákup 10 procent a 522 dolarů na nákup 1 dolaru. Takže to bylo 17 028 dolarů, 17 388 dolarů nebo 18 792 dolarů na koupi zařízení za 15 000 dolarů.

Nakonec deset notebooků, které jsme zkoumali na třech prodejních místech, v průměru stálo o 4000 dolarů více, pokud byste je měli pronajmout po dobu 48 měsíců. na rozdíl od jejich přímého nákupu. Zatímco leasing znamená, že nebudete připoutáni strmými počátečními náklady, nákupy ušetří spoustu peněz v dlouhodobém horizontu.

Nákup také potenciálně šetří více peněz po lince, protože leasingové smlouvy mohou stanovit, že prodejce může účtovat navíc byste měli vrátit své zařízení pozdě nebo bez čistého pevného disku.

Leasing tiskárny a on-line faxování: Panacea nebo problém?

Pokud vaše kancelář potřebuje také velkokapacitní tisk, sbalení a všechny zvonky a píšťaly velký-rozpočet tiskárny, mnoho společností nabízí pronájem zařízení. Společnost HP a společnost Xerox nabízejí možnosti pronájmu pro high-end a velkoobjemové modely.

Například řada HP LaserJet M5000 MFP s vysokým objemem začíná na maloobchodním prodeji 4000 USD a začíná série MFP Color LaserJet CM6030 MFP na 7000 dolarů. Ale k pronájmu budete muset zaplatit 115 dolarů měsíčně za model M5000 nebo 190 dolarů měsíčně za model CM6030 za 48 měsíců. (To znamená, že během 48 měsíců vynaložíte 5520 dolarů na model M5000 nebo 9120 dolarů na model CM6030.)

Ačkoli tiskárny s velkým objemem nemají tak krátký životní cyklus jako notebook nebo stolní počítač, zaplatíte, aby jste provedli svůj výzkum, abyste pochopili možnosti pronájmu, co se očekává na konci pronájmu a jaké jsou vaše celkové náklady na dobu trvání nájmu

Pro drahé kancelářské přístroje, jako je například vysokokapacitní tiskárna, můžete zjistit, že dodatečné peníze vynaložené v průběhu leasingu mají smysl, protože je to jen jedno zařízení, které zůstane ve vaší kanceláři a je snadněji sledovatelné než přenosný počítač. Stejně jako v případě jakéhokoliv pronájmu, ujistěte se, že rozumíte podmínkám a zda budete mít přiloženou obrovskou tiskárnu zpět k dodavateli po ukončení leasingu.

Vaše potřeby mohou zahrnovat méně tisku a další faxování. V dnešní době se nový faxový přístroj pohybuje v ceně nižší než 100 až 350 dolarů, v závislosti na sadě funkcí. Pokud však neposíláte faxy dost často, abyste ospravedlnili stroj nebo samostatnou telefonní linku, mnoho bezplatných a levných internetových služeb vám umožňuje odesílat faxy online. Tyto služby "virtuálního faxového přístroje" umožňují odesílat faxy prostřednictvím e-mailu a přijímat je; Některé nabízejí bezplatné místní číslo pevných linek.

Proveďte vyhledání "online faxu" na Googlu a zjistíte, že jsou doslova k dispozici tisíce internetových faxových služeb s řadou cen a funkcí. Některé jsou zdarma, někteří vám umožňují odesílat pouze faxy a jiné vám mohou posílat i přijímat - to vše bez fyzického faxu.

Jedna z oblíbených služeb, Myfax, nabízí plány, které začínají na 10 dolarů měsíčně nebo 110 dolarů ročně pošlete 100 stránek a obdržíte 200 za měsíc. Služba zahrnuje také jeden rok úložiště online a místní či bezplatné číslo faxu.

Efax je další poskytovatel internetového faxu. Nabízí bezplatné plány Plus a Pro. Plán Plus se pohybuje kolem 17 USD za měsíc a můžete přijímat faxy zdarma. Můžete odeslat 30 stránek za měsíc a další stránky běží každý 10 centů. Chcete-li číst nebo vytvářet faxy, potřebujete bezplatnou aplikaci eMessenger služby. (Pokud přijímáte nebo odesíláte faxy jako soubory TIF nebo PDF, aplikace však nebudete potřebovat.) Volná verze obsahuje 30 dní ukládání faxů, Plus nabízí jeden rok ukládání a program Pro poskytuje dva roky.

Celkově jsou on-line faxy hodně, pokud nechcete platit měsíční poplatek za telefonní linku, koupíte zařízení nebo postrádáte trvalé kancelářské prostory. Online faxy mohou být také bezpečnější než fax, který je umístěn ve veřejné oblasti. Ale pokud chcete spolehlivost pevné a trvalé faxové číslo, nemusí být on-line faxy tou nejlepší volbou.

Dosáhnout pro mraky: úložiště, servery a služby

Můžete se rozhodnout prostě opustit nové zařízení a software ve prospěch cloud computingu, který v posledních měsících získal popularitu a humbuk. Společnosti jako Google, Dell, HP, Oracle, Amazon, Salesforce.com a dokonce i společnost Microsoft poskytují aplikace, webový prostor a výpočetní výkon prostřednictvím webu. Ale to znamená, že vaše tradiční softwarové aplikace a servery budou zbytečné?

Gartner se domnívá, že 80 procent společností Fortune 1000 bude používat určitou formu cloud computingových služeb do roku 2012. Cloud computing umožňuje velkým firmám trávit více peněz na infrastrukturu a méně finančních prostředků na skutečný hardware, ale díky tomu, že cloud computing získává popularitu, někteří odborníci z oboru tvrdí, že náklady se zvýší, jak se přijetí ujmou.

"Windows neprchá pryč, ale stále více služeb bude nabízeno z cloudu, namísto instalace a správy na konkrétních platformách na místě, "říká Thomas Bittman, analytik společnosti Gartner, na svém blogu. "Neříkat, že Amazon, Salesforce nebo Google vyřešily všechny křivky - ale určitě snížili bariéru vstupu na vývojáře, který by chtěl stavět levné aplikace na globální úrovni."

Nemáte potřebujete kupovat hardware nebo software, ale budete často muset platit za prostor a použití aplikací cloud computingu. (Někteří z nich však mohou potřebovat konzultanta.)

Některé příklady nabídek cloud computingu zahrnují Salesforce.com, přizpůsobitelnou online databázovou službu pro správu vztahů se zákazníky, která nabízí nástroje pro sledování kontaktů a prodejních potenciálních zákazníků, kampaní, generování přehledů a sledování výnosů. Můžete také ukládat soubory online. Aplikace AppExchange umožňuje procházet a instalovat aplikace od partnerů a vývojářů třetích stran. Společnost nabízí 30denní zkušební dobu a ceny se liší v závislosti na vašich potřebách a počtu uživatelů. Prohlédněte si stránku Salesforce, kde najdete konkrétní ceny.

Služba nedávno zahájená službou EC2 (Elastic Compute Cloud) společnosti Amazon vám umožní vynechat nákup webových serverů a místo toho si pronajmout. Termín "elastický" znamená, že si můžete na požádání pronajmout to, co potřebujete, a platit za šířku pásma a serverové procesy, které používáte. Skladování prostřednictvím služby S3 (Simple Storage Service) společnosti Amazon umožňuje ukládat a načítat jakékoli množství dat, a to od 15 centů za gigabajt za měsíc. Amazonský model oceňování EC2 je založen na řadě faktorů, včetně přenosu dat - ale neexistuje žádný minimální poplatek nebo aktivace.

A Microsoft se dostává do konání se svým Windows Azure, cloud computing platformou, která umožňuje vývojářům budovat a hostit své služby na infrastruktuře společnosti Microsoft. Azure dosud není k dispozici, ale bude údajně eliminovat potřebu aktualizovat vaše desktopové aplikace.

Samozřejmě, pokud jde o cloud computing, Google Docs je dlouholetým králem aplikace. Google nabízí bezplatné zpracování textu, kalendář, e-mail, tabulky a nástroje pro spolupráci, stejně jako placené služby, které zahrnují archivaci e-mailů, možnost zakázat reklamy a podporu. Na svém webu Google uvádí vedle sebe přínosy bezplatných i placených plánů.

Ačkoli každý oblak má stříbrnou podšívku, tyto cloudové služby nejsou všechny zasněné. Pro jednoho jste na milosrdenství poskytovatele a pokud trpíte výpadkem, tak i vy. Nedávné výpadky služby Gmail v Googlu zanechaly zákazníkům bez e-mailu a jejich on-line aplikacím několik dní. Zabezpečení závisí také na poskytovateli, takže se ujistěte, zda jeho úroveň zabezpečení odpovídá vašim potřebám.

Ať už jdete o tradiční cestu k nákupu softwaru v krabici, pronajmeme serverový prostor online, nakupujete hardware přímo,, je zapotřebí udělat svůj výzkum a porozumět rizikům. A pamatujte, že pokud něco zní příliš dobře, aby to byla pravda, je to skoro vždycky.