5 výkonných tipů pro přeplnění pracovního postupu pdf - technický návod

Pokud jste vlastníkem malé firmy nebo na volné noze, pravděpodobně zpracováváte spoustu souborů PDF. Ať už se jedná o faktury, odhady nebo dokonce smluvní dokumenty, v těchto dnech je téměř vše zasíláno v PDF.

Se zvyšujícím se počtem PDF se jejich správa stává problémem. Zde je několik tipů, které vám pomohou přeplnit váš pracovní postup.

1. Dokumenty OCR s FreeOCR

OCR je skvělá technologie, která zpracovává naskenované nebo stažené soubory PDF a činí text rozpoznatelným. To může být užitečné zejména pro indexování stránek skenovaných skenerem. FreeOCR je bezplatný nástroj pro Windows, který právě dělá.

Je to lehká aplikace, která prochází vašimi soubory PDF, analyzuje jejich obsah a mění nevolitelný text ve formě obrázku / PDF na normální text, na kterém můžete pracovat.

2. Vytvářejte a upravujte PDF pomocí aplikace Foxit Reader

Foxit Reader je bezplatná čtečka PDF pro Windows, ale dokáže mnohem více než číst PDF. Rozhraní Foxit vypadá nebezpečně blízko sady Microsoft Office, ale pokud se podíváme na světlejší stranu, uživatelé Office se budou cítit jako doma. Dokument můžete vytvářet v MS Word / Excel stejně jako nyní, ale místo použití vestavěného exportního nástroje MS byste mohli místo toho použít mnohem vylepšenou možnost Foxitu.

Důležitá poznámka: Aplikace Foxit Reader sdružuje adware (číst otravné panely nástrojů) se svým produktem. Dávejte pozor na instalační kroky a nezapomeňte zvolit vlastní instalační režim místo výchozího.

Pokud máte nainstalovanou aplikaci Foxit Reader, měli byste vidět možnosti PDF v aplikacích sady Office vhodně umístěných v nabídce pásu karet. Pokud hledáte více nativní přístup k vytváření PDF, Foxit je nutné vyzkoušet. Pomocí nástroje Foxit můžete také označovat a zvýrazňovat soubory PDF.

3. Uložte soubory PDF na Disk Google

Disk Google vám poskytuje zdarma 15 GB úložiště, které můžete rozšířit platbou ročního poplatku. Pro většinu z nás bude stačit 15 GB. Proč byste dokonce chtěli nahrát své soubory PDF na Disk Google? Stejný důvod, proč zálohujete věci do cloudu. Mít online kopii vždy dává smysl.

A s Diskem můžete udělat mnohem víc, než jen zálohovat PDF. Systém správy složek na Disku Google znamená, že všechny vaše soubory PDF lze ukládat systematicky, což zkrátí dobu načítání později. Můžete je také rychle připojit k e-mailu v Gmailu, když někomu potřebujete poslat PDF. Vynikající funkce přílohy Gmail zajišťuje, že příjemce nikdy nemusí opustit prohlížeč, pokud se chce jen podívat na přílohu.

4. Zapněte OCR na Disku Google

Disk Google podporuje OCR. Což znamená, že vaše soubory PDF OCR uloží a umožní vám je přímo hledat.

Chcete-li tuto funkci povolit, klikněte na stránce Nastavení na své stránce na Disku Google na ikonu Nastavení, poté přejděte do Nastavení nahrávání a zaškrtněte možnost Převést text z nahraného souboru PDF a obrazového souboru. Nyní bude každý nahraný soubor PDF naskenován a převeden do prohledávatelného formátu.

5. Prohledávejte soubory PDF pomocí Disku Google (nebo Evernote)

Nyní, když jsou všechny naskenované soubory PDF OCR'd a nahrány do jednoho centrálního umístění, lze je dobře využít. Disk Google můžete použít nejen k prohledávání PDF podle názvu, ale také podle textu v nich.

Pokud si nepamatujete název souboru PDF, který hledáte, ale vágně si pamatujete jeho obsah, může vám Disk Google určitě pomoci.

Alternativa: Evernote poskytuje podobné (a vylepšené) funkce, ale je k dispozici pouze pro uživatele Evernote Premium. Pokud jste jedním z nich, nemohu doporučit Evernote k uložení a indexaci vašich PDF dostatečně vysoko. Vzhledem k tomu, že Evernote je aplikace pro stolní počítače, vyhledávání zabere mnohem méně času a díky nedávným aktualizacím vyhledávání Evernote bylo toto rozhraní skutečně výkonné. Pokud jste ochotni zaplatit za službu pro správu souborů PDF, měli byste se určitě podívat do Evernote.