10 Tipů pro zvládnutí aplikace Microsoft Outlook 2013

Sledování e-mailů, kalendářů a kontaktů může vyčerpat nevýrazný čas z pracovního dne. Cokoliv, co urychlí vaši práci v aplikaci Outlook, může zvýšit vaši produktivitu měřitelně. Představte si, že vaše doručená pošta zobrazuje pouze zprávy, které chcete vidět. Zvažte, zda v okamžiku naleznete důležité kontaktní informace. Co když jste konečně věděli, proč některá z optimalizovaných funkcí aplikace Outlook nefungují tak, jak jsou inzerovány?

10 tipů vám pomůže zjednodušit vaše zprávy a program a celkově pracovat efektivněji. Zobrazení pošty do schránky

Jakmile uspořádáte obrazovku tak, jak chcete vypadat, uložte nastavení zobrazení, abyste se k nim kdykoli mohli vrátit.

Při prvním otevření doručené pošty se zobrazí výchozí pohled, ale to nemusí vypadat. Chcete-li zobrazit mnoho možností přizpůsobení Oulook, klikněte na kartě

Zobrazit na panelu nástrojů pásu a zvolte Změnit zobrazení. Existuje několik předvolených zobrazení, které si můžete vybrat, jako je ten, který zobrazuje pouze ty nejnovější e-maily. Také na kartě Zobrazení můžete vybrat

Náhled zpráv a zvolit Vypnuto náhled vypnut. Nebo zvolte buď 1, 2 nebo 3, aby se zobrazil počet řádků textu zprávy pod hlavičkou. Můžete si nakonfigurovat libovolnou z těchto možností buď pro aktuální složku nebo pro všechny poštovní schránky. Klepnutím na

Nastavení zobrazení můžete nastavit možnosti přizpůsobení zobrazení, například přidání sloupců nebo přeskupení jejich objednávky. Možnosti uspořádání umožňují řazení e-mailů podle data, předmětu apod. Možnosti rozvržení umožňují přizpůsobit podokno složek a podokno čtení. Jakmile uspořádáte doručenou poštu podle svých představ, klikněte na tlačítko

Změnit pohled> Uložit aktuální pohled jako nový pohled. Poté zadejte název zobrazení a určete, na které složky je možné jej použít a kým. V budoucnu se vrátíte k tomuto zobrazení výběrem položky Změnit zobrazení a výběrem uloženého zobrazení. 2. Upravte, jaká známka e-mailu již "číst"

Automaticky označit zprávy jako pouze pro čtení, pokud se v podokně čtení zobrazí delší než předem stanovená doba.

Outlook barvy nepřečtené e-maily odlišně od zpráv, které jste již číst. Je však příliš snadné, aby byl e-mail označen jako přečtený, když jste mu sotva dali předběžný pohled, což může způsobit přehlédnutí něčeho důležitého.

Chcete-li tomu zabránit, vyberte

Soubor> Možnosti> a potom klepněte na tlačítko Tlačítko čtení. Zaškrtněte políčko Označit položky jako přečtené při zobrazení v podokně čtení. Nastavte počet sekund, ve kterém chcete, aby se zpráva zobrazila v podokně čtení předtím, než aplikace Outlook označí jako přečtené. Výchozí hodnota je 5 sekund. Řekněme, že je nastavíte na 30 sekund. Po zobrazení náhledu zpráv v podokně čtení se automaticky zobrazí pouze e-maily, které se zobrazují déle než 30 sekund.

3. Napište vlastní pravidla, jak se zobrazují zprávy

Nepřečtené zprávy jsou ve výchozím nastavení označeny jako modré, ale můžete to změnit.

Outlook 2013 má nový způsob označování nepřečtených zpráv. Na levé straně zprávy je ve vaší schránce přijata modrá čára a hlavička zprávy také vypadá modře.

Tato modrá se aplikuje pomocí podmíněného formátování. Můžete však změnit barvu i písmo. Ještě lépe si můžete napsat vlastní pravidla a formátovat své e-maily pomocí barev podle vašeho výběru.

Můžete přiřadit určitou barvu e-mailům podle toho, kdo je odeslal, nebo podle toho, která slova se objeví v řádku předmětu. Chcete-li to provést, zvolte

Zobrazit> Nastavení zobrazení> Podmíněné formátování. Uvidíte pravidlo nepřečtených zpráv a modrou barvu. Zde můžete změnit požadované písmo nebo barvu. Klepnutím na tlačítko

Přidat můžete přidat nové pravidlo. Začněte zadáním názvu pravidla v poli Název. Poté klikněte na Písmo a vyberte barvu písma a písma, která se použije pro hlavičku e-mailu. Nakonec klepněte na tlačítko Stav tlačítko. Po otevření dialogu Filtr vyberte možnosti, které popisují, jaké typy e-mailů budou formátovány s novými nastaveními. Klepnutím na tlačítko OK třikrát uložte nastavení. 4. Obnovit lištu úkolů

Panel Outlook můžete zobrazit v aplikaci Outlook 2013, ale nefunguje tak efektivně jako v minulosti.

Outlook 2013 automaticky deaktivuje lištu úkolů, ale je to snadno přinést zpět. Klikněte na kartu

Zobrazit, vyberte Úkoly, av rozevíracím seznamu vyberte, které položky se mají zobrazit v liště Úkoly. Možnosti slouží k přepnutí lišty úkolů vypnuto (výchozí) nebo pro zobrazení kombinace Úkoly, lidé a kalendář. Pořadí, ve kterém vyberete tyto možnosti, určuje pořadí, které se zobrazí v liště úkolů. Například Úloha, vybraná jako první, je v horní části. Druhá položka, Lidé, se objeví pod tímto a třetí, Kalendář se objeví v dolní části lišty. v předchozích verzích aplikace Outlook. Bez ohledu na to, jak je lišta široká, vidíte pouze jeden kalendářní měsíc. Navíc, pokud nemáte plánované schůzky pro dnešek, pak se žádné události nezobrazí ani v případě, že máte zítra naplánované.

5. Připojte se ke svým účtům sociálních médií

Pomocí dialogu Sociální sítě účty můžete propojit aplikaci Outlook s LinkedIn a Facebookem, takže informace o vašem kontaktu budou přístupné z aplikace Outlook.

Při připojení programu Outlook k účtům sociálních médií může modul Lidé

Chcete-li propojit účet sociální sítě s aplikací Outlook 2013, zvolte

Soubor> Informace> Nastavení účtu > Účty sociálních sítí. Připojte se ke službě LinkedIn a Facebook výběrem požadované služby, zadáním podrobností o účtu a udělením oprávnění aplikace Outlook k přístupu k vašemu účtu. Nyní se v oblasti Lidé aplikace Outlook zobrazí podrobnosti o osobách ve vašem seznamu kontaktů, kteří používají přidané stránky sociálních sítí. 6. Vyčistěte kontaktní informace

Pomocí funkce Linkové kontakty můžete propojit více kontaktů pro osobu, takže informace jsou snadněji přístupné.

Nové funkce v aplikaci Outlook People umožňují přístup k informacím o kontaktech z míst, jako je Facebook a LinkedIn.V některých případech budete mít více kontaktů v seznamu kontaktů pro jednu osobu, s různými detaily na každém místě.

Tyto více záznamů můžete propojit s jediným kontaktem, abyste sjednotili data na jednom místě. Klikněte na kontakt, který vás zajímá, a prohlédněte si jeho informace výběrem položky Domů>

Lidé. Vpravo na obrazovce klikněte na

Propojit kontakty, a otevře se dialogové okno kontakt nebo položky pro danou osobu. V poli Vyhledat osoby zadejte některé identifikační informace pro tuto osobu a aplikace Outlook vrátí všechny další položky kontaktu, které mohou být pro danou osobu shodné. Jsou-li stejná osoba, kliknutím na danou položku propojíte podrobnosti. 7. Ovládací prvek, ve kterém aplikace Outlook ve výchozím nastavení vyhledává

Můžete nakonfigurovat aplikaci Outlook 2013 tak, aby byla výchozí vyhledáváním ve složkách podle vašeho výběru.

Při hledání e-mailů v aplikaci Outlook je výchozí poloha vaše aktuální schránka. To je však často příliš omezené. Chcete-li, aby vyhledávací dotaz vrátil všechny odpovídající položky ve všech poštovních schránkách, musíte tuto volbu vybrat ze seznamu v poli Hledat pro každé vyhledané vyhledávání.

Alternativně můžete změnit výchozí umístění, které Aplikace Outlook používá k vyhledávání. Chcete-li to provést, vyberte možnost

Soubor> Možnosti> Hledat. V oblasti Výsledky můžete vybrat, zda chcete zahrnout výsledky, a zvolit jednu z těchto možností: Aktuální složka; aktuální složku, aktuální schránku při vyhledávání z doručené pošty; Aktuální schránka; nebo Všechny poštovní schránky. Vyberte možnost, kterou chcete použít, a klikněte na tlačítko OK. To se pak stává výchozím nastavením pro vyhledávání v aplikaci Outlook, i když je samozřejmě možné jej změnit na základě vyhledávacího vyhledávání podle potřeby. 8. Určete, zda chcete použít rychlé kroky nebo pravidla

Rychlé kroky a pravidla provádějí podobné úkoly, ale existuje jasná volba, ve které je možné použít pro který účel.

Rychlé kroky byly zavedeny v aplikaci Outlook 2010, aby vám metoda rychlého provádění úkolů v aplikaci Outlook. Možná se ale divíte, proč byste použili Quick Step a ne pravidlo? Rychlé kroky jsou flexibilní, takže je můžete použít, když je chcete použít - Pravidla jsou méně flexibilní a po nastavení jsou aplikována automaticky.

Odpověď na kterou z nich byste měli použít závisí na vaší úloze. Použijte například Pravidla, když můžete identifikovat zprávu, která by měla být pokaždé řešena konkrétním způsobem. Pokud tedy chcete přesunout všechny příchozí zprávy od svého šéfa do určité složky, použijete pravidlo. Pravidlo bude fungovat dobře, protože e-mailové adresy vašich šéfů budou snadno identifikovatelné pomocí jedinečné e-mailové adresy.

Na druhou stranu, pokud ukládáte příchozí tiskové zprávy do speciální složky, může to být úloha rychlého kroku, pokud nevím předem, od koho tyto e-maily pocházejí. Bez způsobu, jak jednoznačně identifikovat e-maily jako obsahující tiskové zprávy, nemůžete napsat pravidlo pro automatické zpracování zprávy. Můžete však vytvořit rychlý krok, pomocí kterého můžete klepnutím přesunout vybranou zprávu do určité složky. Rychlý krok nemůže zjistit, že e-mail obsahuje tiskové zprávy - musíte to udělat - ale urychlí proces přesunu e-mailu, pokud se rozhodnete, že je třeba ho přesunout. Můžete vytvořit rychlé kroky a pravidla v oblasti pošty aplikace Outlook pomocí nástrojů na kartě Domů

9. Využijte Oblíbené položky

Vytvořte libovolnou složku oblíbenou, aby se zobrazila v horní části podokna složek a je snadné ji najít a používat.

Pokud máte několik e-mailových účtů, váš podoken složek může být přeplněný složkami je časově náročné pro navigaci a najít ty složky, které používáte většinu času. Můžete tyto seznamy zjednodušit, pokud je přidáte jako Oblíbené. Oblíbené položky se objeví v horní části seznamu složek, když se nacházíte v modulu Pošta.

Pokud se neobjeví oblast Oblíbené, přepněte na položku Pošta a zvolte

Zobrazit> Podokno složky a klikněte na Oblíbené. Nyní můžete do Oblíbených přidat libovolnou složku tak, že kliknete pravým tlačítkem myši na podokně složek a zvolíte Zobrazit v Oblíbených. Dokonce můžete nastavit vyhledávací složku jako oblíbené, takže je snadné ji najít a používat. 10. Pochopení důsledků používání protokolu IMAP

Pokud vaše e-mailová služba používá protokol IMAP, některé funkce aplikace Outlook nebudou k dispozici, včetně podrobného hlášení zpráv.

Pokud váš e-mailový účet používá protokol IMAP, některé běžné funkce nebudou pracovat v aplikaci Outlook 2013. Bude to problém pro rostoucí počet uživatelů, protože protokol IMAP umožňuje přístup k e-mailům z libovolného zařízení. Služby jako Hotmail a Gmail například používají protokol IMAP pro e-maily.

Pokud používáte e-mail IMAP, v aplikaci Outlook již nelze stahovat pouze hlavičky zpráv a rozhodnout se, které zprávy mají být staženy. Místo toho se nyní automaticky stahují všechny e-maily. Navíc pomocí protokolu IMAP nelze do zpráv přidávat podrobné příznaky. Vlajky jsou zapnuté nebo vypnuté a nemohou být nastaveny tak, aby znamenaly různé věci. Nebudete moci přidávat zprávy do kategorií kromě zpráv služby Hotmail