Proč by měl začít házet data

Může to být úložná noční můra: Vzhledem k rozšiřujícím se regulačním požadavkům a klíčovým rolím, které elektronické záznamy nyní hrají v soudních sporech, některé podniky ušetří veškeré údaje, které mají, jen proto, aby byly v bezpečí. Jako ukazatel požadavků na ukládání dat společnost IDC říká, že celkový objem diskových pamětí dodaných v loňském roce vzrostl od roku 2007 o 40,5%.

Jistě, média pro ukládání dat jsou stále levnější. Cena za gigabajt diskového úložiště klesla od roku 2007 do roku 2008 o více než 27 procent, podle IDC. Ale vzhledem k tomu, že požadavky na skladování průměrných podniků rychle rostou, udržet je navždy může vytvořit dlouhodobé problémy s řízením a vést k bolestem hlavy, když je třeba něco najít. Analytici, advokáti a prodejci říkají, že podniky jsou lepší než se zbavit některých údajů - ale dělají to rozumně. Pro IT oddělení to znamená plánování, pečlivé provádění a nikoliv samotné.

"Více společností je citlivá na skutečnost, že nemůžeme pokračovat v házení skladování v tomto problému," říká analytik IDC Rick Villars. Umožnění rychle rostoucích datových obchodů, které se budují rok co rok, není udržitelné, říká. Společnosti, které šetří vše, jsou často takové, které si nejsou jisti, co je třeba uložit nebo smazat, dodává - znamení, že se připravují na potíže.

[Další informace: Nejlepší krabice NAS pro streamování médií a zálohování]

Kromě ceny disků, pásky, sítí a správy, které se mohou hromadit příliš mnoho dat, se může v případě soudního sporu objevit společnost. Může to stát 1 milion dolarů, aby našel a shromáždil údaje požadované v "e-objevu", což je proces shromažďování elektronických dat jako důkazu, říká Andrew Cohen, viceprezident elektronického zjišťování a dodržování předpisů EMC. studoval toto dilema doporučit řadu kroků, aby se ujistil, že společnost není ani příliš úspora ani ohrožení tím, že nesprávně odstraní informace. Existují technologie, které pomáhají, ale také lidské vstupy, poznamenávají.

Problém ukládání dat

Každá organizace musí ukládat informace pro své vlastní účely, jako je například institucionální paměť, vyhledávání a analýza transakcí, a tak dále. Navíc předpisy, jako je zákon Sarbanes-Oxley a zákon o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění (HIPAA), vyžadují, aby podniky uložily určité druhy obsahu na předepsané období. A další takové předpisy jsou v pracích, uvádí analytik společnosti Enterprise Strategy Group Brian Babineau. "Pokud jste v podnikání, budete nějakým způsobem regulováni," říká. Ale ukládání informací vám nastaví riziko: Požadavky na e-objevy v soudních sporech odhalují správu dat a dat společnosti,. Čím víc ukládáte, tím více si mohou vyžádat, což zvyšuje pravděpodobnost poškození výsledků. Pokud však vaše zásady pro ukládání a vymazávání informací nejsou přísné a konzistentní, můžete ztratit výhodu pochybností u soudu o tom, proč některé informace nejsou k dispozici.

V některých případech vám předpisy říkají, co musíte udělat, ale často říkají vám jen to, co musíte udělat, nebo v případě federálních pravidel pro občanskoprávní řízení poskytují pokyny, jak učinit rozhodnutí o skladování, ale nepředepisují je.

Některé společnosti, které musely po mnoho let dodržovat předpisy o datových údajích mají oddělení, která se specializují na správu záznamů, která začíná podávanými kusy papíru. Jelikož zákony bývají komplikované a mezi jednotlivými zeměmi se liší, tito odborníci mají často tlustou příručku o požadavcích na různé typy údajů, které nelze IT oddělením snadno přeložit do souboru postupů

. skladovací analýza, nikoliv technologie nebo postupy ukládání dat

Prvním krokem je určit, jaké údaje je třeba uchovávat, a jaké jsou prostředky k jejich uchování. IT může hrát klíčovou roli zde pomocí softwaru pro analýzu dat, říká Babineau. Společnosti jako firmy Exterro, Vivisimo, Autonomy a Digital Reef prodávají software, který pomáhá určit, jaké údaje má společnost a jak ji obvykle používají její zaměstnanci. Tyto informace mohou pomoci při rozhodování o tom, co je třeba shromažďovat a uchovávat, a to jak pro právní, tak pro podnikové účely. Oddělení IT mohou a měly by vyladit své zásady uchovávání, aby minimalizovaly, kolik musí skladovat, říká analytik společnosti Forrester Research Andrew Reichman. Například je možné segmentovat uživatelskou populaci do kategorií, jako jsou například vedoucí pracovníci, zaměstnanci v back-office a lidé, kteří se zabývají duševním vlastnictvím společnosti, a zacházet s jejich e-mailem jiným způsobem. Ale to musí být provedeno s přesnou a konzistentní politikou, aby byla právně obhajitelná.

"Čím více můžete oddělit malý kousek dat, který je opravdu citlivý od ostatních dat, které nejsou citlivé, náklady budou mnohem nižší, "říká Reichman.

Nakonec však technologie nemůže psát pro vás politiku. "Musí existovat schůzka mezi IT a důstojníky," říká Babineau.

Tento proces může být obtížný, protože obě skupiny v podstatě mluví jinými jazyky. Správci IT mají tendenci se podívat na trochu údajů na základě toho, jakou aplikaci nebo oddělení, s nimiž je spojena, zatímco správci záznamů o tom mohou myslet z hlediska duševního vlastnictví nebo jiných konceptů. Přimět je k práci společně je organizační výzvou, kterou některé řešily sloučením skupin, zatímco jiné společnosti mají odborníky na záznamy jednoduše informují IT tým, říká Villars IDC

Zálohování a archivace by neměly být zaměňovány

týmy se setkaly s politikami řemesel, je dobré oddělit zálohování od archivace, říká Babineau z ESG. Cílem zálohování je vytvořit si kopii všeho, takže se podnik může vrátit na nohy po neočekávané ztrátě dat. "Nějak jsme to přepracovali do" Je to skvělý způsob, jak ušetřit data, "říká. Zálohovací systém nemá granulární kontrolu potřebnou pro ukládání některých typů informací na krátkou dobu a další pro delší dobu, on říká. Například pokud je třeba uchovat určitý obchodní záznam po dobu sedmi let, špatné místo pro jeho uložení je na záložní kazetě s 55 000 dalšími soubory.

"Pokud chcete uložit obchodní záznam po dobu sedmi let, máte zachránit 55 000 souborů za sedm let, "říká Babineau. A použití samostatných zálohovacích procesů pro datové typy s různými požadavky na uchovávání je drahé a složité, dodává.

Archivace by měla být použita pouze pro selektivní uchovávání informací pro určité časové období. Oddělený od zálohování a se specializovanými nástroji, proces běží hladce a zabraňuje ukládání příliš mnoho nebo příliš málo informací, říká Babineau. IBM, Symantec a další nabízejí samostatné aplikace, které analyzují data pro zálohování a archivaci na základě zásad a CommVault nabízí jediný nástroj, který může oddělit kandidáty na zálohování a archivaci.

Řešení problému e-objevu je těžké

vyhlídka na e-objev může představovat těžší problém k vyřešení. E-objev se týká jedné strany v soudním sporu, který hledá elektronické záznamy od druhého o mnoha věcech, o kterých se domnívá, že jsou pro daný případ relevantní. Obvykle je největší část e-mailové žádosti o e-mail obsahující zaměstnance, kteří mohou být spojeni s případem, ale žádost může obsahovat také dokumenty pro zpracování slov, zdrojový kód nebo jiné typy dat, říká Wendy Curtis, zvláštní poradce pro e-objev u společnosti Orrick Harrington & Sutcliffe Jakmile společnost může rozumně předpokládat, že bude žalována, má povinnost uchovávat veškeré záznamy týkající se osob nebo projektů souvisejících s obviněním. To znamená, že všechna vyčištění těchto dat musí zastavit, i když je to rutinní a automatické, říká Curtis.

Proč? Protože pokud žadatel vyhledá nějaké informace prostřednictvím e-objevu a učí se, že byl vyčištěn po datu, kdy to neměl, mohlo to vést ke komplikacím, které zbytečně zvyšují náklady na soudní spory nebo dokonce poškozují případ společnosti, říká Curtis.

Strach z tohoto druhu scénáře je to, co vede některé organizace k uložení všech dat. Ale to není nutně dobrý nápad, řekněte Curtis a další. Pokud je vše uloženo, hledání příslušných kusů se stává tvrdší a dražší.

Obecně platí, že soudy nebudou mrkat na vymazání záznamů, pokud by to bylo provedeno podle zavedených zásad a harmonogramu - a pokud by společnost neměla důvod domnívat se, že by bylo žalováno o něco, co souvisí s těmito záznamy. "Zákon a soudy uznávají bezpečný přístav pro zničení záznamů podle dobře zavedených politik, pokud společnost nebyla zapojena do předvídatelných sporů nebo ji předjímala," říká Curtis.

Tato politika však musí být přesná a musí být dodržována dopis, dodává. Pokud se oddělení IT dotazuje, jak často čistí starý e-mail, "generalizace nejsou dost," říká. "Musí to být přesné." Ve společnostech, které jsou často žalovány často, jako jsou firmy zabývající se poskytováním finančních služeb, může IT potřebovat vypracovat své politiky uchovávání informací ve spolupráci s advokáty společnosti.

E-objev je místo, kde se nejlépe stanoví plány na data, dodržování předpisů a postupné vyčištění je možné přerušit, říká Cohen z EMC. Například společnost může mít tříletý cyklus čištění, aby vyhověl zákonům, které vyžadují tříletou retenci. Pokud dojde k soudnímu sporu a některé dokumenty musí být uloženy do právního řádu - což trvá na dobu neurčitou - musí být společnost schopna oddělit ty od ostatních, aby mohla pokračovat v politice očisty. "Pokud nemůžete oddělit to, co je v právním zastavení, nikdy se nedostanete na tři roky," říká Cohen.

Všichni hlavní dodavatelé archivu nabízejí nástroje, které slibují, že zvládnou takovou segregaci, e-objev. Nejsou to neomylné, ale většina může zkontrolovat vlastní práci, říká Babineau z ESG. Například administrátor může provádět analýzu více než jednou a software přinese zprávu o nesrovnalostech mezi výsledky.

Jak uvažovat o hardware a softwaru pro ukládání dat

Jakmile firmy zjistí zálohování, uchovávání a e-objevování strategií a politik, mohou začít vyšetřovat produkty, říká analytik Ovum Tim Stammers. Při hodnocení těchto produktů by měli nejdříve zjistit, jak rychle rostou jejich vlastní potřeby pro skladování. Kromě toho by měli mít na paměti, že ceny za skladování klesají, takže nemá smysl nakupovat víc, než je v současné době potřebné. Měly by také hledat strategii zahrnující deduplikaci dat, která odstraňuje společné prvky dokumentů, které mají mnoho kopií a může dramaticky snížit množství kapacity, kterou potřebují. Měli by zvážit alternativy k interním úložištím, jako je skladování v cloudu, které mohou být ekonomičtější. Ačkoli se disky časem stávají méně nákladnými, zaměstnanci, kteří je budou řídit, nebudou, tvrdí Stammers.

Společnosti, které neprošly takovými otázkami ani nepřezkoumaly své politiky uchovávání, mohou špatné rozhodnutí a ukončení investovat do více úložného prostoru, než potřebují, říká Babineau.