Použít Microsoft FindTime plánovat schůzky rychleji v aplikaci Outlook

Zjištění nejlepšího času pro setkání s kolegy z kanceláře není často snadná práce. Musíte se nejprve zeptat na jejich vhodný čas a potom se shodovat se stejným časovým rozvrhem, abyste dosáhli nejvhodnějšího času pro všechny. Úkolem rozhodování o tom, kdy se setkat, je poměrně jednoduché, pokud jsou menšími účastníky, nicméně pokud jde o setkání, vyžaduje více lidí. Práce se stává opravdu těžkou, když některé nejsou k dispozici, nebo lidé odcházejí z různých důvodů. Vsechny tyto procesy znají investovat spoustu produktivniho casu, ne!

FindTime je aplikace, která vám pomůže naplánovat schuzky rychleji. Doplněk pro Microsoft Outlook , FindTime vám pomůže rozhodnout se o době setkání jednoduše se systematickým přístupem, a to příliš bez vašeho zapojení. Aplikace automaticky navrhne, jaké dny a časy budou nejlépe pro lidi, kteří se účastní schůzky. Proto vám pomáhá dosáhnout konsenzu velmi snadno. Čtěte níže a zjistíte, jak plánovat schůzky rychleji.

FindTime for Outlook

FindTime zkracuje čas organizování. Jako organizátor navrhnete vybrané časy všem účastníkům a umožníte všem hlasovat. Jakmile je dosaženo konsensu prostřednictvím hlasování, FindTime pošle pozvánku na schůzku ve vašem zastoupení a tím eliminuje čas, který obvykle musíte investovat do koordinace s lidmi a přijíždějícího do nejlepšího času pro všechny.

Chcete-li začít používat FindTime

Krok 1

Prvním krokem je instalace FindTime a k tomu je nutné povinné přihlášení k účtům Office 365. Jakmile jste přihlášeni, můžete nainstalovat FindTime z obchodu Office. Po instalaci restartujte aplikaci Outlook a můžete vidět ikonu FindTime umístěnou v pravém horním rohu obrazovky aplikace Outlook. Rozbalit všechny záložky | Minimalizovat všechny záložky Příznaky Poznámka: FindTime je přístupný pouze v aplikaci Outlook 2013, Outlook 2016 a Outlook na webu.

Krok 2

Po nastavení aplikace můžete nyní vytvořit nový e-mail nebo odpovědět na existující e-mail pro plánování schůzky.

pokud chcete nastavit schůzku s lidmi uvedenými v odpovědi na existující e-mail. Klikněte na tlačítko "Odpovědět s anketou pro setkání".

Otevře se panel, pomocí kterého můžete nastavit dobu trvání schůzky. Střední a dolní část panelu umožňuje zobrazit rozvrh osob, které chcete pozvat na schůzku. Zde si můžete vybrat více časových úseků a poslat je zúčastněným osobám, kteří je žádáli, aby hlasovali.

Stav lidí je zastoupen různými barvami a podle toho se můžete rozhodnout, který schůzkový slot je nejvhodnější pro všechny. "Další" a vidíte krátké časové úseky a karty jako "místo konání". Nyní jste připraveni pozvat. Kliknutím na tlačítko "Vložit do e-mailu" provedete pozvánku.

Krok 3

Po zadání pozvánky klikněte na tlačítko Odeslat v okně doručené zprávy, aby lidé mohli začít volit časové úseky, které jste vybrali. Každý, kdo je pozván, může vidět online anketu o tom, kdo hlasuje za jaký čas. Můžete dokonce vědět, že ostatní vědí o vašem oblíbeném slotu.

Jakmile jsou hlasy v hlasování, pozvánka dostane plány a vaše schůzka byla nastavena. Organizátor také obdrží e-mail o potvrzení o pozvání.

Poznámka: Na straně příjemců potřebuje pouze e-mailovou adresu, aby získala pozvánku a přístup k internetu k hlasování na webových stránkách FindTime. Také mohou volit z libovolného zařízení, od kterého si přejí. Příjemci nemusejí mít na svém PC nebo mobilním telefonu nainstalovanou službu FindTime nebo pro účet Office 365.

Chcete-li začít používat službu FindTime, klikněte na

zde

a dejte nám vědět, pokud se vám tato aplikace od společnosti Microsoft líbí.

Zdroj obrázku: Microsoft.