Sedm lekcí, které mohou malé a střední podniky naučit od velkých IT

Jen proto, že nemáte velký podnik, neznamená, že nemůžete spustit svou IT operaci jako velké kluky. Zde je sedm způsobů, jak pomoci vaší malé a střední firmě - malému nebo středně velkému podniku - realizovat některé z lekcí, které se v průběhu let naučily velké operace IT. Pomocí těchto tipů byste měli být schopni zvýšit produktivitu, snížit náklady a udržet hladký provoz vašeho podniku.

1. Standardizace na stolních počítačích a mobilních telefonech ke snížení rozdílu podpory

Není to tak snadné, protože to zní, protože i když si kupujete více množství stejného přesného modelu PC, systémy by mohly mít stále jemné vnitřní rozdíly, které se mohou vrátit vás pronásledují, když je musíte opravit. Carey Holzman, nezávislý prodejce se sídlem v Glendale, Arizona, narazil na tento problém. Jeho společnost si objednala určitý model počítače, který obsahoval konkrétní součásti, které splňovaly přísné požadavky společnosti. Přesto, když obdržel počítače, zjistil, že systémy obsahovaly dvě revize grafické karty ATI, z nichž jedna způsobila nekompatibilitu s myší, které společnost použila.

[Další informace: Jak odstranit malware z vašeho počítače se systémem Windows]

A bohužel pro Holzman, prodejce PC neměl žádnou pomoc. "Prodejce odmítl uznat jakoukoli zodpovědnost za nekompatibilitu grafické karty. Začali jsme objednávat počítače bez grafických karet - až do příštího výpadku a nakonec jsme zcela změnili dodavatele," říká

Chcete-li zachovat nekompatibilitu na minimum, měli byste se pokusit nakoupit pevné disky od stejného dodavatele a standardizovat na stejném modelu periferií, jako jsou tiskárny, myši a klávesnice. Pomocí nástroje Windows Inspection Toolkit nebo podobných nástrojů můžete také sledovat konkrétní konfiguraci vašich systémů. Nakonec použijte softwarové nástroje pro zobrazování disků, jako je Acronis True Image nebo Norton Ghost, abyste vytvořili kopie základní instalace systému, takže je lze snadno obnovit v případě virů nebo jiných problémů.

Mnoho IT obchodů také nakupuje náhradní počítače a použijte je pro výměnu. "Problém je v tom, že jste pokoušeli ji použít jako novou pracovní stanici, namísto jako náhradu, a pak už nemáte náhradní," říká Holzman. "Musíte ji dát do skříně a používat ji jen proto, aby vám pomohl s dočasnými IT mimořádnými událostmi." Kromě toho, že budete mít několik náhradních osobních počítačů, je také dobré mít na paměti náhradní laserovou tiskárnu a síťový rozbočovač v případě, že půjdete na jih.

Holzman také doporučuje uzavřít smlouvy o podpoře s místním technikem, takže nebudete muset zkoumat faktury interpretovat práci, která byla provedena, a zda tato technologie byla spravedlivá a čestná.

2. Vykonávat zálohy mimo lokalitu

Malé firmy mají v zásadě dva přístupy k výběru při zálohování: Jedním z nich je kopírování důležitých dat na sérii externích pevných disků a jejich pravidelné střídání z kanceláře na vzdálené místo (například banka trezor). Druhým je použití jednoho z mnoha poskytovatelů online zálohovacích služeb, jako jsou Box.net, Symantec Online Backup, Carbonite nebo Mozy, které nabízejí nízkou cenu na úrovni gigabajtového úložiště. Velké IT typicky využívá externí páskové úložiště kvůli množství dat, které se týkají, ale u menších oblečení jsou on-line služby levnější a pohodlnější.

Trik s oběma metodami je jejich náboženské použití a zajištění všechna data jsou pravidelně kopírována. Možnost online zálohování může být obzvláště užitečná více než jedním způsobem: Začátkem léta Damian Zikakis, headhunter na bázi Michiganu, nechal svůj laptop ukradený, když někdo vnikl do svých kanceláří. O několik dní později ho nahradil. a protože použil Mozy, myslel si, že je pokryt, pokud jde o to, že dokáže přenést své soubory z internetové zálohy.

Když Zikakis chvíli prozkoumal rozložení svého nového stroje, "našel několik inkriminujících souborů. Jednotlivci, kteří měli počítač, si neuvědomili, že klient Mozy byl nainstalován a běží v pozadí. ze sebe a stáhli si účet za mobilní telefon, který měl své jméno na něm, "říká.

Zikakis si trochu lovil hlavu a kontaktoval příslušné policejní oddělení s těmito informacemi. Byli schopni obnovit svůj počítač a nyní mají za úkol zjistit, kdo původně vzal notebook a jaké možnosti vymáhání práva mají sledovat.

3. Použití hardwaru pro zabezpečení připojení k Internetu

Malé a středně velké podniky často nejsou tak pozorné, jak by měly být jejich připojení k internetu, a výsledky takového zanedbání by mohly být katastrofální. V loňském roce hackeři ohrožovali prodejní systém (POS) firmy pro návrh oděvů Nanette Lepore. Hackeři se podařilo překonfigurovat zastaralé brány firewall a prodávaly některé ukradené čísla kreditních karet od špičkové klientely společnosti.

Stalo se to proto, že maloobchodní řetězce společnosti měly jen málo nebo žádná bezpečnostní opatření nebo správné postupy. "Všichni naši obchodní úředníci používali stejné heslo pro přístup k POS," říká Jose Cruz, manažer sítě Nanette Lepore. "Bylo to velmi otevřené, nikdo nikdy nepřemýšlel o tom, že by měnil hesla pravidelně, nebo dokonce bude používat pro každého uživatele jiné." Před mým příjezdem zde nebyl důraz kladen na zabezpečení POS.

Cruz dostal hovor, který nikdo nikdy nechtěl dostat - od FBI, že mu několik zákazníků obdržela podvodné poplatky za kreditní kartu. To vedlo k zjištění, že směrovače společnosti Netopia DSL byly napadeny a jejich firmware byl změněn tak, aby dovolil hackerům v jejich síti.

Obchody nyní používají integrované bezpečnostní zařízení SonicWall a Cruz implementoval zásady pro změnu hesel a další bezpečnostní postupy, aby se zajistilo, že nebude opakovat to, co se stalo dříve. Takový přístup může pomáhat SMB udržovat soukromé informace v bezpečí. Další dobrá politika: Ujistěte se, že veškerý přístup k síti je vypnutý, když zaměstnanec opustí společnost.

4. Použití VPN

Mnoho větších obchodů s výpočetní technikou využívá virtuálních privátních sítí (VPN), aby zajistilo, že jejich komunikace bude zachována důvěrná a že cestující uživatelé budou mít přístup k domácím kancelářským souborům a jiným zdrojům na cestách. Mnoho z těchto produktů VPN může být poměrně nákladné, ale alternativy SMB nemusejí stát spoustu peněz.

Některé, jako je Openvpn.org, jsou zdarma, zatímco nízkonákladové poskytovatele VPN služeb, jako je LogMeIn. com Hamachi může běžet asi 50 dolarů na osobu za rok. "Hamachi nám umožňuje připojit ke stovkám našich zákazníků a sledovat živá videa našich bezpečnostních kamer diskrétně a bez obav o zneužívání neoprávněnými uživateli," říká Ben Molloy, viceprezident společnosti Pro-Vigil, San Antonio, Texas která zajišťuje bezpečnost na staveništích mimo provoz.

A VPN jsou integrovány do různých levnějších bezpečnostních vstupních zařízení. Nanette Lepore využívá SSL VPN, které jsou součástí zařízení SonicWall, pro připojení svých obchodů a zajištění toho, aby nikdo nemohl ohrozit komunikaci.

Společnost Lepore dokonce vytvořila dočasné účty pro hosty a pracovníky údržby, které jsou účelově časově omezené. Poskytování účtů pro dočasného personálu bez těchto časových limitů je další běžnou chybou. Časově omezené účty znamenají, že zaměstnanci IT nemusí při dokončení údržby vzít účet.

5. Spusťte osobní firewally, zejména na počítačích se systémem Windows

Windows je proslulý tím, že je bezpečnostní výplní, a většina větších IT operací nyní vyžaduje, aby jejich počítače používaly nějaký osobní firewall, aby zabránili přenosu infekcí a malware. K dispozici je široká škála produktů, ale klíč je vybrat, standardizovat a ujistit se, že všichni zaměstnanci jsou informováni o tom, proč je nutné udržovat bránu firewall po celou dobu provozu, zejména při cestování. Nenákladné, ale účinné firewally zahrnují AVG od Grisoft.com, Online Armor a Kaspersky Labs

Nemůžete však vždy spravovat každý jednotlivý stroj a neopatrný uživatel by mohl tyto obrany vypnout a nechat viry vniknout. To je místo, kde může být užitečná kopie jednotky.

Další způsob, jak vynutit bezpečnostní zásady a další ochranná opatření je nasadit nějaký bezpečnostní nástroj pro sledování koncových bodů, který zabrání nezdravým počítačům získat přístup k síti. Napra je jeden produkt, který je specificky zaměřen na instalace SMB a McAfee a Sophos mají další.

Matt Stevenson, který je ředitelem informační technologie pro prodejce automatizace lékáren Talyst v bellevue ve washingtonu, použil $ 3500 Napera zařízení na své 120 uzlové síti za posledních šest měsíců. "Většina našich zaměstnanců je v terénu a připojují se k nejrůznějším sítím. Když se vrátí do naší kanceláře, napájecí krabice Napera nutí jejich počítače, aby se staly kompatibilními a aby zajistily, že se naše síť neinfikuje, "říká.

6. Spoléhat se na VoIP PBX pro váš telefonní systém

Jak více a více velkých IT obchodů může potvrdit, používání telefonního systému VoIP PBX má obrovské cenové výhody. Největší je pro vaše vzdálené pracovníky, kteří mohou mít rozšíření v telefonním systému ústředí. Tyto systémy jsou také velmi flexibilní, pokud jde o manipulaci s hovory, a nabízejí další funkce, jako je přesměrování hovorů, více simultánních vyzvánění (kde může být přijato příchozí hovor všude, kde je to pohodlnější), tzv. Follow-me (kde jsou příchozí hovory směrována na konkrétní čísla v určitých dnech) a ne-rušit.

"Nyní jsou podniky schopny získat funkce, které mohou stanovit pravidla pro kontakt s nimi a být schopni podnikat více, když nejsou v jejich kanceláři, "říká Henry Kaestner, zakladatel a generální ředitel internetového operátora Bandwidth.com, jeden z mnoha prodejců, kteří nabízejí tento druh služeb. CBeyond a Asterisk jsou další společnosti, které nabízejí telefonní ústřednu VoIP.

Tyto systémy začínají kolem 400 dolarů měsíčně a mají tu výhodu, že mohou růst nebo kontraktovat s potřebami personálu. Mohou také prezentovat vaši firmu jako profesionálnější, s funkcemi, které se běžně vyskytují na velmi drahých telefonních systémech. Nevýhodou je, že potřebujete zajistit, aby vaše síť byla schopna pracovat s veškerým hlasovým provozem; a abyste co nejlépe využili těchto systémů, budete chtít najít VAR nebo konzultanta, který se specializuje na instalace VoIP PBX.

7. Máte pevný testovací plán pro přidání nových technologií

Velcí kluci nedávají nové technologie do svých operací, aniž by nejprve provedli spoustu testů jako první. Sestavte zkušební laboratoř nebo určete jednu kancelář, která bude vaším "beta barem", a vyzvěte svého nejvíce technického personálu, aby vyzkoušel nové věci před tím, než je nasadí.

Ramon Ray, majitel webu Smallbiztechnology, Kromě testování je důležité analyzovat různé možnosti. "Prostě nejde jen o první volbu, ale přemýšlejte a prozkoumejte výhody a nevýhody a co ještě máte k dispozici. Během testování je také důležité zvážit vaše budoucí potřeby. jejich budoucí růst, který ovlivní jejich IT plány, "říká.

David Strom je veterán technologický novinář, řečník a bývalý IT manažer. Napsal dvě knihy o počítačích a tisících článků. Jeho blog lze nalézt na strominator.com.