Ušetřete čas a peníze s nástroji pro online schůzky

Pokud jste jako já, pravděpodobně nenávidíte účastnit se obchodních jednání. Existuje však řada užitečných nástrojů založených na internetu, které mohou pomoci pracovním skupinám plánovat a efektivněji pracovat. Všechny nástroje zde pracují v nejoblíbenějších webových prohlížečích a většina z nich je k dispozici zdarma nebo za poměrně nízké měsíční poplatky. Výzva spočívá v pochopení toho, který nástroj vyhovuje konkrétní situaci, protože ne každý schůzek se koná za stejných okolností.

Synchronizace více kalendářů

Jistě nejčastější situace jsou ty, kde chcete synchronizovat společný kalendář, například mezi něčí PDA a pracovní plochu Microsoft Outlook, nebo mezi kalendářem šéfa a asistentem. Mnoho služeb může usnadnit sdílení kalendářů mezi členy pracovní skupiny (nebo dokonce mezi členy rodiny nebo přáteli). Jak Kalendář Google, tak Kalendář Yahoo nabízí bezplatnou synchronizaci kalendáře a mnoho dalších produktů - včetně služeb Calgoo Connect, Apple MobileMe a iTunes pro počítače a iPhones, NuevaSync a SugarSync - pracuje s oběma službami. Funkce BusySync a Spanning Sync mohou také synchronizovat iCal kalendáře Apple s Kalendárem Google.

Tyto synchronizační služby však vždy nefungují správně. Část problému spočívá v tom, že většina produktů online kalendáře a plánování používá e-mail pro oznámení událostí a pozvánek a pro různé kalendářové programy je obtížné rozpoznat nebo jednat o takových e-mailových zprávách nějakým konzistentním způsobem. Dalším problémem je, že pokud obdržíte e-mail z kalendářového programu s vloženou adresou URL, může vaše podniková antispamová služba zablokovat. A v jiné situaci mohou dva lidé na dvou různých serverech Microsoft Exchange chtít naplánovat společnou schůzku - je možné připojit obě kalendáře Exchange, aby se synchronizovaly se stejným účtem Google Calendar, ale to může být složité. Jedním z možných řešení tohoto posledního problému je použití aplikace Cemaphore MailShadow pro Google Apps pro synchronizaci serverů Exchange pomocí Kalendáře Google; Cena za software je 60 dolarů za e-mailový účet za rok

Jedna věc, že ​​jak Kalendář Google, tak Kalendář Yahoo jsou skvělé v práci, vysílá e-mailové připomenutí o opakovaném setkání s kolekcí adres. Jakmile zadáte správné adresy, tato funkce funguje správně

Umožnit klientům nastavit schůzky

Dashboard TimeDriver vám ukáže stav vašich různých schůzek

Co když chcete, aby vaši klienti nebo jiní lidé Vaše firma není zaměstnána k rezervaci času přímo? V dávné minulosti by sekretáři jmenování byli pověřeni šéfem kalendáře a zřídili setkání s tužkou a papírem. Nyní můžete upozornit klienty a externí spolupracovníky na samoobslužné weby plánovacích schůzek, jako je HourTown nebo TimeDriver. Tyto stránky mohou zobrazovat volné a obsazené časy vašich zaměstnanců, stejně jako zbývající čas "inventář", který je k dispozici pro schůzky. Posílají také e-mailová upozornění a nepotřebují žádný speciální software přes webový prohlížeč k potvrzení schůzky. Můžete snadno upravit plán, když odcházíte z města nebo jste jinak nedostupní. Oba služby jsou k dispozici za rozumnou cenu: TimeDriver má bezplatnou 90denní zkušební verzi a poté je 30 dolarů ročně; Služba HourTown nabízí tři různé plány, včetně volných, které umožňují dvě měsíční rezervace.

Nastavit společný čas schůzky nebo plán řazení

Na SetMeeting je relativně snadné uspořádat schůzku mezi účastníky z různých firem. A co situace, kdy chcete uspořádat společný čas setkání pro lidi pocházející z různých firem? Pořadatel schůzky mohl poslat e-mailové oznámení se sérií možných otevřených časů a požádat každého účastníka, aby zkontroloval, který z těchto časů pracuje pro ně. Pokud jste se ale někdy pokusili uspořádat takovou schůzku, víte, jak rychle se dostanete pohřbený pod všemi e-mailovými odpověďmi.

Bezplatné služby SetMeeting.com (od agenta setkání) a Doodle jsou v tomto ohledu užitečné. Největší slabost společnosti SetMeeting.com je, že jakmile zahájíte proces, nedovoluje vám změnit místo konání schůzky bez zrušení a od začátku. Doodle, která je méně sofistikovaná a má méně funkcí, je opravdu víc hlasovacího zařízení, které vám pomůže najít společný čas; ale můžete to považovat za přitažlivé, pokud je to vše, co chcete udělat.

Schedulefly má dokonce i aplikaci Facebook, takže můžete integrovat svůj kalendář směny.

Další situace může zahrnovat, například, velký počet pracovníků směn dobrovolníků, jejichž čas potřebujete koordinovat. Zatímco to není skutečně problém s plánováním schůzky, může to být časově náročná práce, pokud se pokusíte vyřešit problém ručně nebo se pokusit o uspořádání prostřednictvím spousty zpětných a doprovodných e-mailů. Placené služby Schedulefly a Shiftboard jsou určeny pro tento účel. První byl vyvinut pro zaměstnance restaurace, zatímco druhý byl původně postaven pro zdravotní trh. Oba se od té doby rozšiřují a mohou pracovat v libovolném webovém prohlížeči. Program Schedulefly začíná na 20 dolarů měsíčně až pro 19 uživatelů; Shiftboard začíná na 50 dolarů měsíčně za pět jedinečných přihlášení. Poplatek se zvyšuje pro větší skupiny. Schedulefly má také plug-in na Facebooku, takže můžete koordinovat a oznamovat dobu přesunu.

Odeslání upozornění na cestující k kolegům Far-Flung

Hlavní stránka Tripit zobrazuje vaše nadcházející cesty a kdo bude cestovat u vašeho města

Spíše neobvyklou službou je služba Tripit.com. Myšlenka za webem je pro vás, abyste zveřejnili své cestovní uspořádání a využili své funkce v oblasti sociálních sítí, abyste svým přátelům a kamarádům pověděli, když vás vaše cesty přivedou do jejich okolí nebo zjistí, kdy budou ve vašem krku z lesa. Samozřejmě, že to znamená poslat další pozvánky do jiné sociální sítě a získat co nejvíce lidí (nebo alespoň ty, které chcete vidět tváří v tvář), abyste se připojili k vašemu kruhu Tripit. Ale jakmile máte síť vašich přátel, informování o jejich cestě je poměrně snadné: Prostřednictvím e-mailového potvrzení Vaší letenky nebo hotelové rezervace jste odeslali na speciální adresu ([email protected]) a web bude automaticky analyzovat informace v potvrzení, zjistěte, kdo cestuje, a zaúčtujte svůj cestovní itinerář do vaší sítě. Služba je také bezplatná a může se integrovat do vaší sítě LinkedIn, takže nemusíte sestavovat oznamovací síť od začátku.

Jak můžete vidět, všechny druhy webových služeb vám mohou pomoci naplánovat a koordinovat své setkání osobně efektivněji. Teď, pokud by někdo vyvinul službu, která by mohla upozornit každého, že běžíte o 10 minut pozdě na vaše schůzky!