Bezpapírové řešení pro kanceláře zachraňuje ambulantní službu

založené národní EMS jdou do práce, zachraňují životy. Vytvářejí také papírovou horu, která musí být přesně spravována a bezpečně uskladněna minimálně po dobu sedmi let. Ukládání všech těchto dokumentů bylo monumentálním úkolem, které vyžadovalo, aby společnost používala velké skladové prostory pro uložení všech. A pracovní doba plynoucí z ukládání a správy všech, a získávání dokumentů podle potřeby, bylo ohromující 12-místný personál kanceláře.

Chcete-li získat všechny tyto papíry pod kontrolou, National EMS nazýval Computer Troubleshooters NRD. Hodnotili jsme současnou infrastrukturu společnosti a přicházeli jsme s řešením, které zjednodušuje proces správy této dokumentace při splnění přísných požadavků zákona o soukromí a přenosu zdravotního pojištění a dalších vládních předpisů.

Přetížení dokumentu

Národní EMS pracoval mimo spisové skříně a velké skříňové skříně. Pro ukládání souborů byla použita souborová místnost se šesti vertikálními skříňovými skříněmi a každých pár měsíců by se tyto skříňky naplňovaly. V tom okamžiku budou soubory přesunuty do dlouhodobého skladiště, kde sedí sedm let. Mezitím firma najme kuriéře, aby načítaly dokumenty a doručovaly je mezi kanceláří a skladištěm.

Také, protože společnost spolupracuje s Medicare a Medicaid, musí vytvořit více kopií dokumentů pro použití ve více souborech. Několik desítekkrát denně zaměstnanci stáhnou stávající soubory z úložiště, což trvá asi 15 minut, než se postaví, přejdou do místnosti pro archivy, najdou soubor, vytáhnou a vrátí se ke stolu. Spočítáme, že ztrácejí ekvivalent dvou pracovníků na plný pracovní úvazek, kteří denně vytahují soubory.

Přicházeli jsme s plánem, aby se tento papír zastavil a zjednodušil pracovní postup společnosti, snížil pracovní náklady a zlepšil efektivitu. > Chytřejší správa dokumentů

První věc, kterou jsme potřebovali, bylo eliminovat spoléhání se na archivy a papíry. Abychom mohli digitalizovat veškeré papírování, nainstalovali jsme obojstranné skenery Kodak s podavačem. Všichni fakturační pracovníci mají nyní své vlastní skenery a dva větší skenery Kodak i1220 jsou nyní centrálně umístěné pro běžné použití. Dálni pracovníci budou mít také menší skenery a budou skenovat přímo na server na dálku.

V jádru našeho řešení jsme nasadili Cabinet NG, systém správy dokumentů, který jim pomůže zbavit se papíru a zároveň poskytnout bezpečný systém řízený auditem, který jim umožní lépe vyhovět požadavkům HIPAA a dalších předpisů. Na tuto zátěž jsme nainstalovali server, protože jeho poptávka bude pro stávající server společnosti příliš vysoká. Tento nový server bude také plnit roli terminálového serveru tak, aby vzdálení uživatelé mohli přistupovat k systému bez prodlení.

Cabinet NG má také schopnost vytáhnout informace z jejich stávajícího systému, proto jsme doporučili možnosti synchronizátoru a retrieveru integrovat do svých stávajících programů a infrastruktury. Tímto způsobem budou schopni vytáhnout soubory, které potřebují pro určitého klienta, který si vybrali ve svém fakturačním softwaru, aniž by museli hledat toho klienta v CNG. Synchronizátor umožňuje buď jednorázový import, nebo probíhající synchronizaci existující databáze, jako je například software fakturace. Retriever jim umožňuje propojit Cabinet NG s jejich stávajícími programy nebo webovými aplikacemi, takže když vytahují zákazníka z tohoto programu, retriever vytáhne dokumenty v CNG. To je obrovská výhoda, protože jim umožnila integrovat správu dokumentů do svých stávajících programů bez jejich aktualizace a nahrazení.

Také doporučujeme, aby využívali funkce pracovního postupu CNG k automatizaci některých svých běžnějších úkolů. Nicméně papíry se pohybují po kanceláři, takže lze provádět elektronicky. Nový pracovní postup jim umožňuje rychle vykonávat důležité úkoly, například směrování všech listů času jednomu manažerovi ke schválení a přemístění celých složek osobě, která je určena ke kontrole. Budoucí plány pracovních postupů, včetně automatizace některých jejich vytváření dokumentů a jejich automatické směrování osobě, která je potřebuje schválit nebo upravit. Budeme schopni vytvářet výstrahy a podmínky pro všechny dokumenty, které potřebují.

Abychom udrželi náklady na licence pod kontrolou, doporučili jsme 20-místnou licenci Cabinet NG s kombinací pojmenovaných uživatelů a souběžnou uživatelskou licenci. Tímto způsobem může být souběžná licence přidělena více uživatelům, jako jsou ti, kteří pracují na různých směnách.

Výplata

Nejsilnější výhodou našeho řešení je to, že National EMS bude moci odstranit veškerý papír a náklady spojené s jeho ukládáním. Dodržování předpisů HIPAA a dalších předpisů bude snadněji udržováno a snadněji sledováno. Tím, že sníží množství papíru, které vyrábějí, včetně odstranění velkoobjemových kopírovacích strojů, které používají k vytváření vícenásobných kopií pro každý soubor, společnost ušetří odhadovaných 6000 dolarů ročně.

Národní systém EMS také získá zpět zhruba 80 pracovních hodin týden, protože zaměstnanci již nebudou muset ručně archivovat a načítat papírové dokumenty. Mezitím elektronické funkce sledování v CNG zlepší odpovědnost pracovníků. Všechny papírové dokumenty, které mají, mohou být nyní skenovány a rozřezány. Během příštích několika let bude společnost schopna postupně repasovat svůj skladový prostor, jelikož stávající archivy dosáhnou požadovaného sedmiletého období skladování

Seznamte se s odborníky

Doug Smith je vlastníkem a vlastníkem nástroje Computer Troublesters NRD, Covington, Gruzie založená IT společnost s více než padesáti letou zkušeností v oblasti IT v oblasti personálu. Tým společně drží více než 50 certifikátů v průmyslovém standardu, včetně několika MCSE. Kontaktujte je na adrese 404-477-1302 nebo prostřednictvím jejich webových stránek.

Pro více technologií v reálném světě pro malé a středně velké firmy - včetně cloudových služeb, virtualizace a kompletní síťové opravy - podívejte se na PC World Tech Audit.

Jste-li poskytovatelem informačních technologií pro malé a střední firmy a chcete se dozvědět, jak můžete přispět na

PC World Tech Audit, pošlete e-mail na adresu [email protected]. Vždy hledáme talentované profesionály. Tech Audit je napsán a produkován ve spolupráci s profesionály IT v oboru. Veškerá vyjádření a názory vyjadřují nezávislý úsudek autorů a nemusí nutně odpovídat požadavkům

PC World nebo jeho redaktorům