Přechod z Evernote na Google si uchovává poznámky a dokumenty: moje zkušenost

Minulý měsíc jsem napsal podrobný příspěvek vysvětlující, proč jsem přesunul všechna data a soubory z Dropboxu na Disk Google. To je součástí mého pokračujícího úsilí o přesunutí všeho na jednu platformu. Mým nápadem je použít méně aplikací a rozšíření / doplňků ve prospěch konzistence, uniformity a lepší integrace napříč platformami a uživatelským rozhraním.

Dnes se podělím o své zkušenosti s přechodem z Evernote na Google Keep (nyní s názvem Keep Notes) a Dokumenty. Proč jsem si vybral Google? Většina produktů Google je zdarma nebo levnější než konkurence. Google také podporuje téměř všechny hlavní platformy.

Byl jsem velkým fanouškem aplikace Sunrise Calendar, než ji Microsoft koupil a vypnul. Pro e-maily jsem použil aplikaci Newton a nyní se také vypíná. Osud Evernote visí také v rovnováze, protože společnost již ztratila své CTO a CFO a říká se, že je v sestupné spirále bez růstu v posledních měsících.

V takovém případě má smysl jednat rychle a přejít na řadu spolehlivých alternativ. Tak jsem začal.

Také na

Nejlépe 16 klávesových zkratek Google Keep pro web a aplikaci Chrome

1. Evernote pro Google Keep

Přestože Evernote nabízí možnost vidět všechny vaše notebooky a poznámky jasně na postranním panelu, Google Keep zaujímá odlišný přístup.

Keep nabízí jednoduché rozhraní. V něm však nejsou žádné notebooky ani systém hierarchie souborů. Místo toho můžete vytvářet poznámky, které mohou být barevně odlišeny pro lepší prezentaci a organizaci.

Vždy jsem si užíval vizuálně přitažlivé aplikace a byl jsem rád, že jsem mohl každému tónu přiřadit barvu. Díky tomu je vyhledávání informací o konkrétním projektu nebo tématu mnohem rychlejší.

Líbí se mi také myšlenka, že mohu převést aplikaci Keep do Dokumentů Google z rozhraní.

Google Keep spoléhá na značky a výkonnou funkci vyhledávání Google, která vám pomůže najít to, co hledáte v poznámkách. Pokud hledáte strukturu složek, která dává smysl vašim poznámkám a nápadům, budete se muset podívat na Dokumenty Google, ale o tom později.

Keep umožňuje více uživatelům spolupracovat na jedné notě zdarma, na rozdíl od Evernote. Potřebujete na to plán Evernote Plus. Nyní mohu pozvat přátele, aby přispěli k seznamu úkolů o všech činnostech, kterých se můžeme účastnit na našich výletech.

Evernote mi dovolil anotovat obrázky za běhu. V Google Keep mohu kreslit. Ať už se jedná o novou prázdnou poznámku nebo o existující poznámku s fotkou, mohu zde být kreativní.

A co firemní uživatelé, kteří používají pracovní chat a prezentaci Evernote? Věřím, že v těchto situacích bude služba Hangouts fungovat perfektně. Můžete jej použít k chatování nebo videohovoru přes schůzky. Místo používání notebooků a poznámek budete nyní používat složky a soubory na Disku a poznámky v aplikaci Keep.

Na ploše Windows jsem používal rychlé poznámky k vytváření krátkých poznámek, které jsem mohl smazat později za několik dní. Nebyla k dispozici žádná funkce synchronizace. Google Keep jej také nahradil.

Mám sklon zapomenout na věci, které mám dělat, když jsem venku. Keep mi pomáhá rychle je zapsat. Vytvořil jsem poznámku, abych vytiskl vizitky v místním tiskárně a přidal připomenutí místa. Když jsem v blízkosti, Keep mi to připomene. S Evernote jsem mohl vytvářet pouze časová připomenutí.

Jednou z oblastí, kde Keep Keep svítí nad Evernote, jsou seznamy. V nabídce Keep, když vytvořím seznam s více položkami a zaškrtnu je jako hotovo, se každá položka přesune na konec seznamu. Když jsem začal psát položku, Keep mi připomněl, že již byla na seznamu a pomohla mi vyhnout se duplicitě. Tato funkce je k dispozici v mnoha seznamech úkolů, jako je Todoist.

Vynikajícím příkladem použití seznamů je vytvoření poznámky k nákupnímu seznamu pro váš dům a jeho sdílení se svým partnerem. Usnadňuje nákup potravin a kontrolu zboží. Moje jediná hrozba je, že nedostanu oznámení, když je něco odškrtnuto ze seznamu.

Technologie Evernote i Keep mi umožňují pořizovat nápady k zachycení na cestách pomocí textu, obrázků a hlasu. Když už mluvíme o hlasu, Keep tu dělá lepší než Evernote. Všechny hlasové poznámky budou převedeny na text a uloženy ve stejné poznámce pro pozdější nahlédnutí.

Keep's Nedostatky

Ale není to všechno sluníčko. Co se mi nelíbí v aplikaci Keep, je to, jak zachází s poznámkami a seznamy samostatně. Poznámka může být buď seznam se zaškrtávacími políčky nebo poznámka s textem, obrázkem a hlasem. Nemůže to být kombinace těchto dvou. To je frustrující.

Poznámky jsou sice silné a úžasné, ale nelze je integrovat do Kalendáře Google. Dokumenty Google to dělají, proč nemůžeme Google Keep? Poslal jsem týmu tým tweet a oni mě požádali, abych podal žádost o funkci. Google má také aplikaci Úkol, která neintegruje aplikaci Keep.

Na druhou stranu, byl jsem schopen jej nainstalovat na každé zařízení, které vlastním, na rozdíl od Evernote, kde jsem byl ve svém účtu zdarma omezen na 2 zařízení.

Také na

#Poznámka

Kliknutím sem zobrazíte naši stránku s články s poznámkami

Když je aplikace Google produktem Keep, automaticky navrhne fráze, když začnete psát, a pokud je položka již v seznamu, připomene vám to. Potom můžete zrušit zaškrtnutí.

Keep nepodporuje bohatý text, což znamená, že nemohu použít tučné, kurzívou ani žádné jiné vizuální narážky, které by mi pomohly uspořádat své myšlenky v poznámce, jako jsem to udělal v Evernote.

Jednou jsem vytvořil opravdu dlouhou poznámku a myslel jsem si, že bude snadné hledat text uvnitř, ale mýlil jsem se. Přestože existuje vyhledávací funkce pro vyhledávání textu v poznámkách, neexistuje žádný způsob, jak hledat v poznámce.

Během mého výzkumu jsem zjistil, že v Keepu je limit 99. To může být tak omezující, pokud dlouhodobě používáte aplikaci Keep. Dobrou zprávou je, že limit označení dříve byl 50 a zdálo se, že se nedávno zvýšil. S rostoucí popularitou tohoto nástroje možná Google své rozhodnutí znovu přezkoumá. Na druhou stranu, Evernote umožňuje až 100 000 značek!

Evernote má také několik nedostatků. Jako volný uživatel jsem zjistil, že nemohu přidat více obrázků v jedné poznámce z důvodu omezení 25 MB / poznámka.

Zde je kompletní seznam všech limitů pro účet Evernote. Google musí vytvořit podobný seznam.

Také na

Jak používat vnořené seznamy v aplikaci Google Keep: Podrobný průvodce

2. Evernote k Dokumentům Google

Upřímně řečeno, bude mi chybět funkce notebooku Evernote pro notebook, ale našel jsem řešení - Dokumenty Google. Na Disku Google jsem dokázal vytvořit podsložky uvnitř složek pro ukládání dokumentů a souborů. Nyní mohu pomocí Drive and Docs napodobit archivační funkci Evernote.

Přestože mi Evernote umožňuje procházet se svými strukturami složek pouze hloubkou, není žádné omezení, jak hluboko mohu jít se složkami na Disku Google.

Stále převádím poznámky, ale v současné době to vypadá. Postupem času bude mít lepší tvar. Dělám to jeden po druhém, ale existují způsoby, jak tento proces automatizovat. Více o tom později.

Disk Google mi také umožňuje zdarma vyhledávat v dokumentech a souborech PDF. Disk i Evernote podporují OCR a nemusíte platit za první, jako vy za Evernote.

Dokumenty používám jako souborový kabinet k ukládání poznámek a příloh, které jsou dlouhodobější. Mezitím používám službu Google Keep pro krátkodobé poznámky, které často odstraňuji. Keep je lepší pro textové, obrazové a zvukové poznámky.

Je snadné převést dokument Google do aplikace Keep a naopak. Užitečné pro časy, kdy chci trvale uložit poznámku Keep. Tato funkce pro verze iOS těchto aplikací chybí. Nejsem si jistý, proč byl iOS vyloučen, protože na této platformě je k dispozici tolik aplikací Google.

Evernote funguje jako kartotéka. Podobné výsledky můžete dosáhnout pomocí aplikace Keep a Docs pomocí rozšíření Uložit na Disk Google. Pomocí toho můžete oříznout webové stránky ve formátu HTML nebo PDF. Stejně jako Evernote podporuje Google OCR a může také vyhledávat text v obrázcích.

Webové stránky, které potřebuji pouze pro rychlou orientaci, uložím do aplikace Keep pomocí tohoto rozšíření pro Chrome.

Dokumenty Google také podporují formát RTF, který v aplikaci Keep velmi chybí. Můžete vytvářet odkazy na jiné dokumenty a soubory na Disku, podobné tomu, jak propojujete další poznámky / notebooky v aplikaci Evernote, ale totéž není možné v aplikaci Keep. Díky tomu je Docs ještě nezbytnější.

Musím souhlasit s tím, že použití kombinace Dokumentů Google a Keep mě může občas opravit. Vyhledávání Google funguje na Disku a Keep samostatně. Je to proto, že aplikace Keep není součástí Disku Google. Aplikace jako Slides and Sheets jsou však součástí Disku a odkazují také na Keep, což může být užitečné pro tabulky a prezentace.

I když nejsem spokojen s tímto uspořádáním, Keep je zdarma a přichází s neomezeným úložištěm se do vašeho bezplatného 15 GB úložiště Google nezapočítává. Informace o tom, co se počítá a co ne, najdete v našem průvodci úložištěm Disku Google.

3. Jak převést

To je největší problém, kterému jsem dosud čelil. Neexistuje způsob, jak importovat poznámky a přílohy z aplikace Evernote do aplikace Keep přímo. Žádám vás všechny, abyste otevřeli aplikaci Keep a pomocí možnosti zpětné vazby odešlete požadavek na funkci Evernote to Keep. Můžete tak učinit pouze ve webové verzi, nikoli v počítači nebo mobilní aplikaci.

Existuje několik zástupných řešení, o kterých budu hovořit níže. Zjistěte, který z nich vyhovuje vašim potřebám.

Cloud HQ nabízí bezplatnou službu, která zdarma zálohuje všechny poznámky Evernote na Disk Google. Pro každou notu vytvoří soubor HTML. Už víme, že Drive integruje aplikaci Keep.

Nyní můžete vytvářet poznámky v aplikaci Keep from Docs. Pozdější část může být zdlouhavý proces, ale to je v současné době jediná dostupná alternativa.

Druhou možností je zkopírovat vše ručně, jednu poznámku najednou. To dělám, protože mi poskytuje větší kontrolu nad všemi aspekty procesu a umožňuje mi provádět úklid domu.

Odstranil jsem staré poznámky, dokonce i celé notebooky, které již nepotřebuji. Během manuálního a časově náročného procesu přenosu jsem narazil na dávno zapomenuté, ale podstatné poznámky s kousky a informacemi, které jsem si ani nepamatoval.

Evernote pro Google Keep & Docs

V Evernote mám více než 1000 poznámek, ale už jich víc než polovinu nepotřebuji. Proces přesunu poznámek z Evernote do Docs and Keep bude nějakou dobu trvat, ale bude to dále konsolidovat moje data a budu mít dvě menší místa, kde budu hledat nápady, poznámky a soubory.

Kombinace Dokumentů Google a Keep může nahradit Evernote a dokonce i seznam úkolů, ale za cenu méně funkcí. Otázkou tedy je, co potřebujete? Další funkce a další aplikace se soubory a daty roztroušenými po webu?

Nebo můžete dělat s menším počtem funkcí, které nabízejí aplikace, ale větší stabilitu, konzistenci napříč platformami a lepší integraci? Jistě, možná budete muset někde odříznout rohy a záleží jen na vás, které z nich chcete ostříhat.

Další krok: Chcete používat Disk Google jako profesionál? Zde je 5 aplikací Chrome, které vám pomohou vytěžit maximum z Disku Google.