Ujistěte se, že obecná elektronická pošta dostane odpověď

Jak vaše firma zpracovává e-mail s obecným a prodejním dotazem? V mnoha organizacích se tyto zprávy dostanou na sdílený e-mailový účet, například [email protected]. Odpovědi na ně může být zodpovědnost jednoho z několika firemních zástupců.

Jak ale zajistíte, že vaše společnost okamžitě zpracovává všechny dotazy odeslané na sdílenou e-mailovou adresu? V dnešním rychle se rozvíjejícím obchodním světě, nechat e-mail, který je příliš dlouho nezodpovězený, může vysvětlit rozdíl mezi vítězným prodejem a ztrátou. A jak zabráníte více zaměstnancům, aby ztratili svůj čas (a dali zákazníkovi špatný dojem o procesech vašeho podniku) odpovědí na stejný dotaz?

Služba Email Center Pro (ECP) vám může pomoci. Je to nová webová služba pro sdílení e-mailových zpráv mezi spolupracovníky, kteří mohou přidávat komentáře ke zprávám a používat šablony nebo spolupracovat při vytváření včasných odpovědí.

V závislosti na tom, jak jste nastavili systém, může sdílení zpráv mít důsledky pro soukromí. A ECP není navržena tak, aby nahradila váš obchodní e-mail; spolupracuje s vaší stávající službou, aby zajistila, že vaši zaměstnanci nezbaví míč v elektronické korespondenci.

ECP můžete hodnotit pomocí bezplatného plánu podporovaného reklamou. Platené plány začínají na 19 dolarů za měsíc.

Používání služby Email Center Pro

Můžete si zaregistrovat účet ECP online a vytvořit jednu nebo více poštovních schránek během několika minut. Společnost ECP doporučuje, abyste službu odeslali do služby pomocí nastavení vyhledávání POP z konkrétní poštovní schránky (například [email protected]). ale pokud dáváte přednost, můžete posílat poštu tak, jak to přijde, nebo jednoduše dát svou adresu poštovní schránky ECP (ačkoli to bude produkovat clunkier vypadající adresu - něco jako [email protected]).

Můžete použijte službu pro soukromé účty, samozřejmě, ale tím uděláte, že e-mail této osoby už nebude soukromý. Přesto, když zaměstnanci nemocní nebo jdou na dovolenou nebo na mateřskou dovolenou, pomocí ECP, aby zvládli své účty (možná dočasně předáním svých zpráv ECP), pomohou spolupracovníkům vyzdvihnout uvolněný e-mail, který by jinak zanikl, dokud se nevracení zaměstnanci nevrátili.

Po přihlášení k online službě ECP můžete zobrazit a vyhledávat všechny e-mailové zprávy na krytých účtech, což odpovídá historii komunikace se zákazníky. Chcete-li vytvořit úplnější záznam, můžete předávat starší zprávy a příslušné zprávy z jednotlivých účtů, které služba nezachází.

ECP používá SpamAssassin jako antispamový filtr. Příchozí pošty se nepočítají s kvůli poměrně těsné měsíční e-mailové zprávě služby.

Email Center Pro umožňuje přiřadit zprávy sdílené schránce jednotlivým zaměstnancům pro následné sledování.

Rozbalovací nabídka umožňuje přiřadit novou zprávu konkrétní osobě pro následné sledování. Můžete také zařídit odesílání oznámení o novém upozornění a sledovat odpovědi, abyste zjistili, jak dlouho je zpráva nezodpovězena, nebo přidat poznámky k podprocesu e-mailu se zákazníkem a sdílet informace s vaším týmem.

Vestavěný editor vám umožňuje vytvářet vlastní šablony zpráv, zkrátit dobu potřebnou k vytvoření vlastní odpovědi a zavádět stupeň konzistence odpovědí vaší společnosti.

Inteligentní složky umožňují uspořádat vaši e-mail filtrováním kritérií zadejte - například podle předmětu zprávy nebo e-mailu, který vám byl přidělen pro odpověď. Tyto složky usnadňují prohlížení zpráv, které považujete za nejdůležitější.

Je e-mailové centrum pro vás nejvhodnější?

ECP vyvstala z potřeby vývojáře softwaru pro plánování podnikání Palo Alto Software, aby lépe spravoval vlastní e- -pošta. Společnost říká, že protože ECP využívá infrastrukturu služeb Amazon Web Services, má stejnou úroveň spolehlivosti jako obchod Amazon.com

Bezplatný plán, podporovaný reklamami v zápatí e-mailu, poskytuje 1 GB úložiště, přijímá 250 e-mailových zpráv nonspam za měsíc a zahrnuje 5 uživatelů a 2 poštovní schránky. Bezplatné platební plány začínají na 19 dolarů měsíčně na úložiště 5 GB, 2500 e-mailových zpráv měsíčně, neomezených uživatelů a 5 poštovních schránek; tyto plány také obsahují službu pro zálohování vašich dat

Nejdražší plán stojí 149 dolarů měsíčně za 30 GB úložného prostoru, 15 000 e-mailových zpráv za měsíc, zabezpečená komunikace SSL a neomezené uživatelé a poštovní schránky

ECP isn Jediný způsob, jak spravovat sdílené e-maily. Diskutovala jsem o méně elegantní (a levnější) strategii v předchozím sloupci. Dalším řešením je systém prodeje výdajů na helpdesku, například Cerberus Helpdesk. ECP se však snadno používá a snadno se nastavuje vedle vašeho stávajícího e-mailového systému.

Společnost také vytvořila podporu pro čtenáře PC World: Zadání pcworld08 v poli při registraci standardní plán ($ 19 / měsíc) vám poskytne nárok na tři měsíce bezplatné služby.

Richard Morochove je IT konzultant a spisovatel. Pošlete mu otázky týkající se používání technologie ve vašem připojeném malém až středně velkém podniku prostřednictvím e-mailu. PC World může upravit váš dotaz a nemůže zaručit, že budou zodpovězeny všechny otázky.