HyLighter pomáhá skupinám Spolupracovat na dokumentech

Spolupráce s ostatními členy vašeho týmu vytváření a úpravy dokumentů je společnou obchodní potřebou. Ale co je nejlepší způsob, jak zvládnout tento úkol? Nová služba pro spolupráci dokumentů nazvaná HyLighter vám umožňuje používat barevné kódování pro zvýraznění anotací, které služba sleduje odděleně od původního dokumentu.

Produkty, které jsou navrženy tak, aby odpovídaly potřebám lidí, kteří spolupracují na dokumentech, jsou už nějakou dobu. Jedním známým příkladem je schopnost Microsoft Word Track Changes; která byla představena před několika lety, umožňuje uživatelům označit dokument aplikace Word s poznámkami a navrhovanými změnami, které ostatní spolupracovníci mohou přijmout nebo odmítnout.

Mnoho známých webových služeb poskytuje vysoce flexibilní možnosti spolupráce s dokumenty, včetně přístupu ke sdíleným dokumentům. Aplikace Microsoft Office Live a WebEx WebOffice vám například umožňují nahrát dokumenty na soukromý web pro sdílení, prohlížení a úpravy. Basecamp poskytuje online Writeboard pro spolupráci dokumentů a také jednoduché služby pro správu projektů.

HyLighter, který je v současné době v beta testování, se specializuje výhradně na spolupráci dokumentů. Poskytuje výhody, které nejsou k dispozici ve více generických službách sdílení online - nejvíce pozoruhodně intuitivní systém barevného kódování, který upozorňuje na oblasti, které se týkají obchodního týmu.

HyLighter sleduje komentáře a navrhuje změny samostatně, aby nezakrýval původní dokument. Ve skutečnosti nemůžete v dokumentu HyLighter sám změnit dokument, což by mohlo být pro některé uživatele nevhodné. Ale v situacích, kdy je sledování obav spolupracovníků důležité, může být poměrně užitečné.

HyLighter nesprávně udělal malé písmeno c v tomto importovaném dokumentu PDF.

HyLighter je nedokončená práce, takže bych nedoporučoval spoléhat na něm výhradně když pracujete s důležitými dokumenty; Buďte připraveni použít něco jiného, ​​pokud s ní narazíte na rozdíly. Například služba říká, že podporuje dokumenty ve formátech Word, PDF a HTML, ale některé soubory PDF, které jsem nahráli do služby, nebyly úplně věrné. (HyLighter bere na vědomí, že některé víceúrovňové dokumenty PDF s vloženou grafikou, jako je například v záhlaví obrazovky zobrazené výše vlevo, nemusí být správně zobrazeny.)

Dokumenty aplikace Word se zobrazují bezchybně. HyLighter říká, že naplánuje eventuální podporu anotace na grafických, zvukových a video souborů.

Jak HyLighter funguje

HyLighter rozpoznává dva typy uživatelů: originát dokumentu a pozvaného - osobu, žádá účast na spolupráci. Krátké animované výukové programy na stránkách společnosti HyLighter vysvětlují podrobněji roli jednotlivých uživatelů.

Původce zahájí proces přihlášením do služby a nahráním dokumentu. Při prvním pokusu o přihlášení jsem se dostal do drobného problému: nedostala jsem potvrzení e-mailem. Ale druhý den následujícího dne jsem byl úspěšný.

Jakmile jste přihlášeni, uvidíte náhradní rozhraní. V horní části jsou možnosti nabídky pro přístup k původním dokumentům a dokumentům, na které jste byli pozváni, aby spolupracovali. Podokno vpravo obsahuje odkazy pro změnu profilu a pro import dokumentů, které chcete pracovat v programu HyLighter.

Import dokumentů je přímý. Uveďte název dokumentu, vyhledejte soubor v počítači, přiřadte mu stav ochrany autorských práv (bezpečný, čekající či nevhodný) vybraný z rozbalovací nabídky, zadejte popis, pokud chcete, a zadejte e-mailové adresy kteří chcete pozvat jako spolupracovníky.

Každý pozvaný obdrží e-mailovou zprávu požadující zadání dokumentu. Před zahájením práce na dokumentu musí pozvaný uživatel nastavit účet HyLighter

Komentáře, nemění

Po nahrání dokumentu z počítače do služby online (která trvá několik sekund) můžete začít anotovat jej.

Barevné pruhy HyLighteru se podobají značkám reálného světa, které se používají s barevnými značkovacími pery: Neposkrývají text. Žluté pruhy zvýrazňují pasáže, kde jste udělali komentář, modré ukazují poznámky od ostatních a zelené znamenají oblasti společného zájmu. Tmavší odstíny modré nebo zelené se objeví, když spolupracovníci projeví obzvláště silný zájem o segment - například když několik účastníků nechává komentáře o stejném textu.

Komentáře se objevují v podokně vpravo od dokumentu. Každý komentář se objeví pod jménem jeho autora a kliknutím na malou ikonu vpravo od jména autora se příslušná zvýraznění zvýrazní červeně. Ostatní malé ikony vám umožňují nahradit, přidat nebo odebrat komentáře.

Když přidáte nebo nahradíte komentáře, objeví se jednoduché pole pro úpravy textu, které nabízí některé běžné možnosti formátování, například tučné a kurzíva. Můžete vkládat odkazy na webové stránky nebo data na externím serveru - například videa z YouTube - ale externí data nelze nahrávat do samotného zařízení HyLighter.

Tlačítka umístěná nad sloupcem poznámek vytvářejí další dokumenty v celém dokumentu dostupné funkce. Jeden vám umožní vytvořit poznámku G - obecnou poznámku, která není propojena s žádnou konkrétní oblastí dokumentu. Tlačítko porovnání umožňuje určit, které komentáře se zobrazují - vlastní, řekněme, nebo pouze ty kolegy.

Jakmile je spolupráce dokončena, můžete stisknutím tlačítka Exportovat exportovat dokument a komentáře do souboru HTML, zdánlivě což omezuje užitečnost služby. (HyLighter plánuje do budoucna zahrnout podporu exportu do formátů RTF, PDF a případně Word.)

Součástí souboru nápovědy HyLighter je řešení, které používá tlačítko Easy View: Kliknutím na něj vytvoříte užší okno ve kterém se zvýrazněný dokument zobrazí v horním panelu a poznámky ve spodním panelu. Pokud nemáte velmi malý displej, budete mít dostatek prostoru pro otevření aplikace pro tvorbu dokumentů (např. Aplikace Word) v druhém úzkém okně vedle okna Snadné zobrazení. pak můžete provést změny ručně. Je zřejmé, že to není účinný způsob, jak pracovat.

Je HyLighter hoden?

Líbí se mi způsob, jakým HyLighter odděluje komentáře od dokumentu. Většina nástrojů pro spolupráci na webu upravuje samotný dokument a v důsledku toho, pokud se jedná o mnoho uživatelů, záměr a tón původního textu se mohou ztratit.

Pokud však váš dokument přezkoumá pouze jeden nebo dva lidé, nebezpečí utopení v komentářích může být velmi malé. Mezitím se může stát, že mimořádná práce při přenášení poznámek a změn původního dokumentu bude jako hlavní nevýhoda.

HyLighter je volně použitelný během období beta a služba ukazuje skutečný slib. Pokud potřebujete spolupracovat na dokumentech, doporučuji, abyste si vyzkoušeli, zda vyhovuje vašemu stylu.

Jakmile se zobrazí konečná verze HyLighteru, bude k dispozici jako aplikace, kterou mohou uživatelé instalovat na svém serveru. stejně jako hostované služby. Ceny nebyly stanoveny.

Richard Morochove je IT konzultant a spisovatel. Pošlete mu otázky ohledně používání technologie v připojeném malém až středně velkém podniku prostřednictvím e-mailu. PC World může upravit váš dotaz a nemůže zaručit, že budou zodpovězeny všechny otázky. >