Jak používat gmail filtry jako profesionál ke snížení stresu

Každé ráno se probudíte a nejčastěji, než začnete přemýšlet o čištění zubů, začnete telefon kontrolovat. A hle, hle, váš účet Gmail je zaplaven desítkami e-mailů, které mohou nebo nemusí vyžadovat vaši pozornost. Jistě, můžete je vždy zkontrolovat později, ale maily se hromadí a brzy je to lavina.

Nikdo nechce řešit zbytečné e-maily a snižování stresu při správě zásilky e-mailů je přesně to, s čím vám pomůžeme. Protože Gmail je klientem většiny lidí, podívejme se, jak tyto šikovné filtry mohou pomoci udržet naše krevní tlaky pod kontrolou.

Průvodce pro začátečníky: Pokud si nejste jisti některým z těchto podmínek, přečtěte si našeho průvodce značkami, filtry a štítky pro Gmail.

1. Žádné čtení VŠECH E-mailů

Většina nepříjemných e-mailů, které dostanu, jsou prostě potvrzení. Občas se nový web nebo služba, do které se přihlásíte (z nichž nemůžete předvídat e-maily), a občas známé adresy bombardují vaši doručenou poštu. Pro ty známé jsem vytvořil filtr, který automaticky označí tyto e-maily za přečtené, a můžete dokonce pokračovat a přidat štítky jako 'autoread', aby vaše schránka zůstala uklizená.

Jak vidíte, do tohoto vlastního filtru jsem přidal potvrzovací e-mailovou adresu Amazon a můžete ji dokonce přidat do celého názvu domény „amazon.com“ (v mém případě amazon.in)). Vytvořte tyto filtry pro všechny takové e-maily, ve skutečnosti nemá smysl je všechny číst.

2. Už jste někdy slyšeli Boolean?

Zcela jednoduše, Boolean je termín, který se velmi podobá „konjunkci“ anglického jazyka. Pro vyhledávání v Gmailu můžete použít slova jako AND, OR nebo NOT. Podobně můžete chtít ignorovat většinu automatizovaných e-mailů, s výjimkou několika důležitých e-mailů z určitých domén. Například když jste zablokovali všechny e-maily s potvrzením vaší objednávky z Amazonu, pravděpodobně nechcete automaticky číst ty, které v nich mají slovo 'problém'.

3. Filtry + štítky jdou ruku v ruce

Přidání štítků do tříděných e-mailů vám poskytne mnohem lepší vizuální představu o tom, co se děje se všemi těmito e-maily, které přicházejí do vaší doručené pošty. Důležité e-maily s výše uvedenými filtry mohou mít výraznější červený (nebo podobný) barevný štítek, zatímco nedůležité mohou zůstat samy.

4. Zářící hvězdy

Dobrým způsobem, jak udržet priority v pořádku, je přidat hvězdy k nejdůležitějším e-mailům, které vyžadují vaši okamžitou pozornost. Nejjednodušší způsob by bylo otevřít poštu, o které si myslíte, že je opravdu důležitá, a vybrat možnost Filtrovat zprávy jako tyto.

Na další známé obrazovce filtrů Gmailu vyberte možnost Vytvořit filtr s tímto vyhledáváním a na další obrazovce zaškrtněte políčko Označit hvězdičkou. Můžete také zaškrtnout políčko níže Použít filtr také na x odpovídající konverzace, které automaticky označí existující konverzace vybraným filtrem.

5. Hromadně

No, ne doslova! Gmail umožňuje vytvářet hromadné filtry pro stejnou akci. Pokud tedy již výše uvedené e-mailové adresy lidí znáte (nebo jsou součástí vašeho seznamu kontaktů), jednoduše jděte do toho a vytvořte filtr s booleovským NEBO a stejné pravidlo lze použít na všechny jejich e-maily od teď dál.

Samozřejmě můžete bez obav zaškrtnout tato políčka pro Has připojení a Nezahrnovat chaty pro další segregaci.

Použití štítků na ID hromadné pošty také funguje dobře a je to dobrý nápad, pokud chcete oddělit svou práci a hrát si e-maily s různými barevnými štítky.

Nezkomplikujte se

Ať už si vyberete cokoli s těmito tipy, zkuste to nechat přes palubu. Chcete zachovat jednoduché věci pomocí jednoduchých pravidel, která fungují tak, aby vaše pošta byla v pořádku. Máte-li jakékoli dotazy nebo dotazy, připojte se k nám na našem fóru. Rádi bychom slyšeli, jak chcete, aby vaše filtry Gmailu fungovaly.