Pro pravidla negativních e-mailů použijte podmínky výjimek

O některých pravidlech jsme mluvili v řadě příspěvků. Některé z těchto tipů vám pomohou lépe organizovat e-maily. Museli jste však vidět jednu společnou věc: Obecně podmínku výjimky přeskočíme a nechte na rozhodnutí, zda ji opravdu potřebujete přidat.

Dnes jsme připraveni vám sdělit význam výjimek. Ve skutečnosti vám ukážeme, jak využít výjimečné podmínky k vytvoření negativních pravidel.

Vezměme si příklad. Jdu na dovolenou a obecně se ráda snažím, aby moje práce zůstala mimo můj osobní život. Takže, i když bych mohl snadno vytvořit automatickou odpověď na dovolenou pro každý e-mail, který se dostane do mé schránky, opravdu bych to chtěl udělat jen pro pracovní e-maily (zejména ty, které jsou připojeny ke skupinám, které mě zahrnují) a přesto věnujte se e-mailům „pouze ke mně“.

Cool Tip: Pokud jste někdo, kdo se silně spoléhá na e-mailová pravidla aplikace Outlook, měli byste zvážit vytvoření zálohy, abyste je mohli vždy importovat, pokud byste je ztratili během neočekávané poruchy.

Existuje tedy cesta ven, kde mohu posílat automatické odpovědi na všechny e-maily kromě těch, které byly zaslány pouze mně? Ano, tam je. Potřebuji poslat odpovědi na e-maily, které jsou zasílány mně a někomu jinému. To znamená,

všechny e-maily kromě těch, které mi byly zaslány.

Zde vás provedeme kroky k vytvoření takového pravidla. Podobný přístup můžete použít pro jakékoli negativní pravidlo, které chcete vytvořit.

Krok 1: Přejděte na nabídku Soubor na pásu karet a otevřete ji.

Krok 2: Budete přesměrováni na stránku Informace o účtu. Klikněte na ikonu Spravovat pravidla a upozornění.

Krok 3: Začněte kliknutím na Nové pravidlo.

Krok 4: V Průvodci pravidly začněte od prázdného pravidla výběrem Použít pravidla pro zprávy, které dostanu. Klikněte na Další.

Krok 5: Poté budete vyzváni k výběru podmínky. Zde neprovádějte žádný výběr. Jednoduše stiskněte Next.

Krok 6: Objeví se upozornění, že pravidlo bude aplikováno na všechny zprávy. Řekni, ano.

Krok 7: Vyberte akci. Chci odpovědět pomocí konkrétní šablony a šablona má mimo kancelář odpověď v něm.

Krok 8: Ve spodním podokně stejného okna klikněte na zadanou šablonu a vyhledejte a vyberte odpověď pomocí formuláře šablony.

Krok 9: Nyní se dostanete do okna výjimek. Zde použiji podmínku výjimky, s výjimkou případů, kdy mi ji pošlu . Klikněte na Další.

Krok 10: Jste hotovi. Dokončete nastavení kliknutím na Dokončit.

Nyní byste během dovolené odesílali automatické odpovědi pouze na poštu, která vám není zaslána pouze vám. Zajímavé, že?

Závěr

Přemýšlejte o různých jiných scénářích, kde je třeba vytvořit taková negativní pravidla. Když je zjistíte a vytvoříte pravidla úspěšně, začnete milovat pravidla aplikace Outlook mnohem více než dříve.