Jak používat nástroj pro komentáře v MS Excel k přidávání poznámek

V minulosti jsme hovořili o spolupráci na sdílených dokumentech. Zjevnou výhodou je, že všichni uživatelé jsou na stejné stránce a mají stejné porozumění změnám, které v dokumentu provedou ostatní. Poté jsme se zaměřili na MS Word a podívali se na dva nástroje - Komentáře a Sledování změn. Dnes budeme diskutovat a prozkoumat pomocí nástroje Poznámky v MS Excel, který dělá víceméně stejnou práci.

Cool Tip: Možná se také chcete naučit, jak vytvořit rozevírací seznam (ověřovací seznam) v sešitech MS Excel.

No, kromě použití komentářů jako poznámky spolupracovníka, můžete najít jeho použití při pořizování vedlejších poznámek, při určování omezení buněk atd. Je zcela na vás, jak učiníte tuto funkci užitečnou. A i když se tím zabýváme, možná budete chtít vyzkoušet několik věcí. Otevřete tedy nástroj MS Excel a přejděte na kartu Kontrola. Podívejte se na sekci Komentáře pod ní.

Kdykoli chcete definovat komentář na libovolné buňce, nechte ji vybrat. Poté na něj klepněte pravým tlačítkem a vyberte možnost s názvem Vložit komentář.

Když to uděláte, objeví se malé textové pole a ukazuje na vybranou buňku. Do tohoto pole můžete vyplnit komentáře.

Pokud jste si všimli, že v okénku s komentářem je také uvedeno jméno tvůrce / editoru komentářů (který funguje jako identifikátor). Buňka, která byla komentována, se také označí červeným trojúhelníkem v pravé horní části buňky.

Po vytvoření komentáře dojde v této buňce ke zvýšení možnosti klepnutí pravým tlačítkem. Nové, které se otevírají, jsou Upravit komentář, Odstranit komentář a Zobrazit / skrýt komentář; z nichž první dva mají zjevné významy.

Zobrazit / skrýt komentář lze použít k připnutí / odepnutí komentáře, aby zůstal vždy nahoře. Při zobrazení se pole komentáře vždy zobrazí, i když pracujete s jinou buňkou. Je-li skryt, jde na pozadí. Obrázek ukazuje smíšený (zapnutý a vypnutý) příklad komentářů ve stavech Zobrazit a Skrýt.

Pokud chcete, můžete použít nástroj pásu karet k zobrazení / skrytí všech komentářů, abyste v tomto mohli provést kolektivní akci. To znamená, že všechny komentované buňky by byly buď ve stavu Zobrazit nebo Skrýt.

Poznámka: Komentáře lze vytvářet najednou pouze pro jednu buňku. Pokud vyberete více buněk a vložíte komentář, nástroj vás zklamá. Nebudete však zastaveni v vytváření duplicitní komentáře jinde.

Závěr

Osobně shledávám použití této funkce na mnoha místech v mé každodenní dokumentaci. A jsem si jistý, že vám to v jistém smyslu také pomůže. Až příště budete chtít do tabulky přidat pokyny, budete vědět, co dělat.