Jak sledovat změny, použijte komentáře ve sdíleném ms textovém dokumentu

V kanceláři někdy potřebujeme vytvořit sdílený dokument viz. jeden dokument, který má používat více lidí. V takovém případě je také zřejmé, že privilegovaní budou v dokumentu provádět změny; a občas provádět změny, na které ostatní nemohou přijít.

Proto je vhodné sledovat změny provedené ve sdíleném dokumentu. Základní způsob, jak to udělat, je přidat komentář po změně, kterou provedete, nebo informovat spolupracovníky po provedení úpravy. To však není vždy příliš pohodlné, zejména pokud je dokument velký. Naštěstí, MS Word má tady záda.

MS Word nabízí dva vynikající nástroje nazvané Comment and Track Changes na kartě Review. I když jsem viděl, že je používá jen velmi málo lidí, ti, kteří používají, vědí, jak snadno se věci dokážou dostat, jakmile se zmocníte těchto dvou vynikajících funkcí. A dnes vás provedeme základy procvičování.

Použití komentářů v MS Word

Tato funkce vám pomůže informovat ostatní uživatele (ty, kteří mají přístup k dokumentu) o vaší zpětné vazbě nebo návrzích na určité věci. Například vyberte nějaký text (jako to dělám ve svém článku) a klikněte na ikonu Nový komentář. Poznamenejte si štítek (s1) a odpovídající komentář, který byl proti němu přidán v levém podokně.

Nyní, když ostatní uživatelé dokument otevřou, mohou si zobrazit komentář, přijmout vaši zpětnou vazbu nebo zanechat vlastní komentáře. Z nástrojů pásu karet můžete odstranit komentáře nebo dokonce přejít na předchozí / další komentář.

Sledování úprav dokumentů pomocí sledování změn v MS Word

Jak název napovídá, tato sada vám pomůže sledovat změny, které jsou v dokumentu prováděny. Ve chvíli, kdy stisknete Track Changes, se vše, co píšete, objeví červeně a bude podtrženo. A cokoli, co smažete, bude proškrtnuto (jako je toto), spíše než bude odstraněno.

Svislá čára vlevo se táhne celou délkou obsahující jakoukoli změnu. Podokno revize (může být vyvedeno z pásu karet) zobrazí spolu s podrobnostmi o provedených změnách. Tímto způsobem bude majitel důkladně znát úpravy, které byly provedeny v dokumentu.

Tyto změny mohou být nyní přijaty nebo odmítnuty volbou pravého tlačítka myši.

Kromě toho se můžete rozhodnout prohlédnout si revize ve formátu balónku (obrázek níže) nebo zkontrolovat různé revize dokumentu (možnosti přepínání na rozevíracím seznamu říká Final Final Markup; zobrazí se na prvním obrázku).

Existuje mnoho dalších aktivit týkajících se formátování a změny barev, které můžete dodržovat. A určitě prozkoumáte tyto možnosti, jakmile zvládnete základy.

Závěr

Cílem tohoto článku bylo pokrýt základní základy, které vám pomohou začít s těmito dvěma úžasnými nástroji v MS Word. Pokud jste je použili dříve, než budete chtít sdílet několik triků a tipů, o kterých víte, s našimi dalšími čtenáři. Pro ty, kteří se chystají začít, řekněte nám o svých zkušenostech s jeho prvním použitím.