Jak zablokovat data ve vašich aplikacích

Vaše každodenní kancelářské aplikace uchovávají více skrytých informací v dokumentech, které vytváříte a pracujete, než byste si byli vědomi. Zde je návod, jak zajistit, aby nedošlo k zveřejnění údajů, které by měly zůstat soukromé.

Skryté údaje ve vašich dokumentech

Nástroj pro odstranění skrytých dat společnosti Microsoft žije až po jeho název se staršími dokumenty Office

Proč byste měli pečovat: Trápné poznámky nebo majetkové informace mohou dosáhnout nezamýšlenému publiku.

Scénář: Jste účetní společnosti, jejíž představenstvo vás požádalo o poskytnutí souhrnného výkazu výdajů a výnosů - úkol které vyžaduje, abyste spolupracovali s několika lidmi. Návrh vašeho přehledu - napsaný v aplikaci Microsoft Word - změní ruce na několik dní, protože různí účastníci vkládají poznámky, otázky a možná dokonce i několik nepokojů.

[Další informace: Jak odstranit malware z počítače se systémem Windows]

Vyčistíte dokument před tím, než ho předložíte, ale komentář "Opravdu očekávají, že lidé budou kupovat tento kecík?" (spolu s jménem osoby, která ji přidala, a časem a datem jejího vytvoření) nezmizela - je to prostě skrývá.

Mezi typy metadat, které mohou tabulky, dokumenty Word a prezentace PowerPoint zachovat ve skryté (ale snadno zjistitelné) formě jsou jména a iniciály každého, kdo někdy napsal nebo upravil dokument; data šablony; revize dokumentů; editace komentářů; název počítače, společnost, jejíž název se objeví v licenčních informacích pro vaši kopii sady Microsoft Office a název pevného disku nebo serveru, na kterém jste dokument uložili.

Vložené informace, jako jsou názvy souborů nebo názvy uživatelů - které se často recyklují jako přihlašovací údaje - způsobují krádež dat mnohem jednodušší pro firemní spy. Pokud byste nezveřejnili podrobnosti o interní síti vaší společnosti pro celý svět, proč byste rozdávaly kusy informací obsažených v dokumentech, které vytváříte pro web? Některé z těchto informací jsou snadno dostupné, zatímco extrahování dalších částí z dokumentu může znamenat použití editorů souborů binárních úrovní.

Oprava: Pro sady Office XP a 2003 můžete stáhnout nástroj Microsoft Remove Hidden Data. Pro dokumenty aplikace Office 2007 můžete pomocí příkazu Document Inspector zobrazit a (případně) odstranit nežádoucí zbytky metadat z souborů aplikace Word, Excel a PowerPoint.

Neúspěšná redakce

Proč byste měli pečovat: data k dosažení veřejnosti prostřednictvím nedbalosti se odráží špatně na vás.

Scénář: Akademici, lékařští výzkumníci a soudy někdy potřebují zveřejnit verze svých soukromých výzkumných poznámek, údajů nebo zpráv pro veřejnou spotřebu. Pokud tyto dokumenty obsahují citlivé osobní údaje - jména, čísla sociálního zabezpečení, adresy ulic a telefonní čísla - je často snadnější redaktovat nebo zakrývat tyto části dokumentu, nikoli revidovat původní soubor.

černé pruhy, které pokrývají jména lidí, místa a data v tištěných dokumentech, jsou vhodné pro papírové zprávy, ale digitální dokumenty jsou další věcí. Vyskytly se vysoce známé případy, kdy třetí strany snadno odhalily údajně upravené informace, protože osoba pracující s tímto dokumentem nevěděla, že někdo vybaven plnou verzí aplikace Adobe Acrobat může odstranit černý pruh namalovaný nad text v souboru PDF. Pokud potřebujete zveřejnit informace veřejně, aniž byste museli zveřejnit citlivé detaily, musíte se postarat o to, aby redakce, které uděláte, byly nevratné.

Oprava: NASA má nejjasnější online pokyny vysvětlující proces. V dokumentech aplikace Word je snadné uložit novou kopii souboru, který chcete naprogramovat: Ujistěte se, že Režim revizí je vypnutý a zadejte text nad text, který je třeba upravit. Chcete-li zpracovat obsah v souborech PDF, musíte buď použít plug-in jiného výrobce (např. Nástroj RedApp 249 dolarů) nebo zakrýt text s černými pruhy v souboru PDF, převést PDF na obrázek TIFF a poté převést TIFF do PDF. Jedinou nevýhodou je, že čtenáři ztrácejí schopnost vyhledávat text ve formátu PDF, který byl tímto způsobem převeden.