Jak získat co nejvíce z Outlook

Mnoho z nás má vztah lásky a nenávist s Outlookem - ano nenávidíme to, protože se někdy nečekaně havaruje, nebo trvá další tři až deset vteřin, než uděláme něco, co jsme neočekávali. Věřím však, že většina z nás dělá Outlook a jeho intuitivní povahu. Aplikace webové pošty se necítí jako bohaté nebo tekuté jako aplikace Outlook.

Aplikace Outlook je pravděpodobně první aplikace, kterou otevřete při příchodu do kanceláře a poslední aplikaci, kterou zavřete v noci (pokud ji vůbec zavřete). Zde je moje nejlepší desítka způsobů, jak získat lepší zkušenosti s aplikací Outlook. Nejdříve se podělíme o pět základů, které mají úžasný zážitek z aplikace Outlook, a pak se budou moci podílet na pokročilejších tipů v dalším příspěvku.

Přetáhněte a vypusťte vše

Jedním z největších výhod v aplikaci Outlook je, přetáhněte všechny položky aplikace Outlook z jedné složky do jiné. Přetáhněte e-mail do složky kontaktů a Outlook vytvoří kontakt pro vás s příjmení a příjmení a e-mailovou adresu pro vás. Přetáhněte e-mail do složky kalendáře a znovu se vytvoří schůzka s tělem e-mailu zadaného do poznámek kalendáře.

Klikněte pravým tlačítkem na cokoliv

Pokud máte pochybnosti a nevíte, co dělat další v aplikaci Outlook, klikněte pravým tlačítkem myši na položku aplikace Outlook a nabídka, která se objeví, bude pravděpodobně mít požadovanou funkci. Klikněte pravým tlačítkem na jméno na e-mailovou adresu a zvolte možnost Přidat do aplikace Outlook Contact a váš kontakt bude vytvořen automaticky. Klepněte pravým tlačítkem myši na položku kalendáře a můžete ji vytisknout a přijmout ji s vámi na další schůzku.

Otevřít vícenásobný systém Windows

Kolik z vás by chtělo mít stále otevřenou schránku Doručená pošta, Kalendář a Kontakty? Můžete kliknutím pravým tlačítkem myši na ikonu Kalendář nebo Kalendář a zvolit "Otevřít v novém okně" a otevřít další složku aplikace Outlook. Udělejte to samým kliknutím pravým tlačítkem myši na ikonu Kontakt a "Otevřít v novém okně".

Vyhledat něco

Pokud jste jako já, čekání na další sekundu, abyste něco našli, je nepříjemné. Jedním z nejlepších funkcí, které se mi líbí v aplikaci Outlook 2007, je, že můžete hledat věci mnohem rychleji. Rychlejší vyhledávání samo o sobě stojí za upgrade, pokud stále používáte verzi starší než Outlook 2007. Jednoduše zadejte libovolné slovo do vyhledávacího pole ve složce Doručená pošta nebo do jakékoliv poštovní složky a aplikace Outlook okamžitě najde správný e-mail. Stejně můžete provést položky Kontakty, Kalendář nebo Úkoly. Vyhledávací pole se nachází v horní levé části stránky a velmi rychle vám vrátí vaši vyhledávací položku. Například ve složkách kontaktů stačí zadat v New Yorku a všechny vaše kontakty, které mají v jejich adrese nebo poznámkách New York

Vytvořit další složky všeho

Mnoho z vás už ví, jak vytvořit další e-mailové složky kliknutím pravým tlačítkem myši na seznam složek a výběrem možnosti Nová složka. Věděli jste, že můžete vytvořit i jiné typy složek, například jiný kontakt, kalendář nebo složku úloh? Chcete-li vytvořit další složku kontaktů, možná obsahuje pouze osobní kontakty, klikněte pravým tlačítkem myši na libovolnou složku a zvolte možnost Nová složka. Ve složce "Obsahuje složky" vyberte možnost Kontaktní položky a vyberte, kam chcete uložit složku Nový kontakt a složka bude viditelná.

Toto jsou základní tipy pro bohatší zážitek z aplikace Outlook. Seznámení s těmito funkcemi by mělo oholit mnohem více minut, které můžete použít k reakci na vaše e-maily. Příště budu pokrývat pokročilejší funkce, které vám mohou pomoci snížit množství e-mailů ve vaší doručené poště.

James Wong je spoluzakladatel a generální ředitel společnosti Avidian Technologies, tvůrci proroka, snadný software CRM pro aplikaci Outlook. James je zkušený a zakladatel tří úspěšných společností a aktivní investor a podporovatel lodi.