Jak vytvářet a sdílet databáze na webu

Pokud jste součástí podnikání, dříve nebo později chcete spolupracovat v databázi s kolegy nebo zákazníky. V minulosti byl nejjednodušší způsob, jak sdílet malou databázi, vytvořit tabulku a zaslat ji svým spolupracovníkům. Zatímco to není nejlepší metoda, odolávala se sofistikovanější konkurenci z několika důvodů:

Za prvé, databáze jsou pro některé lidi stále obtížnější a tabulky jsou zřejmé. Tabulka je obvykle obsažena na Jednoduchá obrazovka, takže je snadné, aby někdo zjistil svou logiku a mřížka řádků a sloupců je také jednodušší než typická relační databáze se sérií tabulek. Tabulky jsou víc než mnoho lidí - obzvláště ti, kteří nemají hodně formální IT školení - chtějí se vypořádat. Za druhé, nástroje pro spolupráci v databázi se těžko učí a používají. Podívejte se, kolik lidé stále používají Lotus Notes pro e-maily a nic víc. A protože většina z nás je spokojená s e-mailem, používá se jako dopravní systém, není to všechno zdanění. Dokud nenastane den, kdy pracují tři lidé na stejném tabulce nebo databázi a vytvoří konfliktní změny.

Za třetí, budování správných druhů aplikací ve spolupráci vyžaduje určité dovednosti a chápání toho, jak a jaké druhy dat jsou sdíleny. Kolik lidí přidá / mění záznamy do vaší databáze? Kolik chce jen dělat dotazy a zprávy? A jak zabráníte konfliktním souběžným aktualizacím? Takže jaké jsou vaše volby, pokud nechcete e-maily s tabulkami odesílat e-maily? Máte dvě základní metody. Nejdříve použijte

jeden z mnoha databázových programů kompatibilních s internetem.

Alpha Five obsahuje několik snadno dostupných webových nástrojů a jeho standardní vydání je $ 200, nebo si můžete koupit verzi Filemaker Server za 1000 dolarů. Existuje spousta dalších, ale tyto dvě jsou nejjednodušší instalace a použití na internetu. Pro oba produkty budete muset u vašeho poskytovatele internetového připojení používat hostované zařízení Windows nebo Mac, nebo máte nějaké jiné prostředky připojení počítače, který spouští databázi, na Internet. (PointInSpace je jeden poskytovatel, který nabízí hostingový účet Filemaker Pro za 40 dolarů za měsíc a ZebraHost nabízí Alpha Five hosting od 30 dolarů měsíčně. Zde je odkaz na řadu video tutoriálů o tom, jak to udělat s Alpha Five. budou muset také naučit svůj programovací jazyk a být spokojeni s tím, jak vytvářejí zprávy. Tato metoda má tu výhodu, že používáte skutečný databázový program a máte nejvyšší flexibilitu. Má však vysoké vstupní náklady, pokud jde o dovednosti, a může být víc, než byste chtěli vypořádat. Zde je příklad jedné obrazovky, která vám ukáže druh programování, který potřebujete pochopit pro Alpha Five: Pokud jsou dovednosti potřebné pro některé z těchto programů skličující, pravděpodobně skončíte druhou metodou, která je použít jednu z webových služeb, které jsou zaměřeny na sdílení tabulek a tabulkových dat. Zatímco Dokumenty Google umožňují lidem spolupracovat na úrovni souborů, to, co opravdu chceme, je něco trochu sofistikovanějšího a dokáže rozpoznat jednotlivé záznamy. Existují nejméně čtyři služby, které jsem zjistil, že to dělají:

• TrackVia, 10 dolarů měsíčně na uživatele

• DabbleDB, 8 dolarů měsíčně na uživatele

• Intuit's QuickBase 250 dolarů za měsíc pro 10 uživatelů

• Blist.com, 10 dolarů za měsíc na uživatele a 30 dolarů za měsíc pro jeden administrátorský účet

S tímto můžete vytvořit účet a nahrát tabulku za přibližně pět minut. Pokud váš první řádek v tabulce obsahuje vaše názvy polí, jste právě hotovi. Můžete snadno třídit libovolný sloupec rychle kliknutím na ikony se šipkami. Můžete rychle najít duplicitní záznamy, vytvořit šablonu hromadné korespondence a formuláře pro váš web, to vše s pouhými několika kliknutími myší.

Vlastní přehledy jsou jednoduché a co víc, mohou být distribuovány prostřednictvím e-mailu vašim spolupracovníkům podle stanoveného plánu. Přidání různých spolupracovníků s různými diskrétními oprávněními je velmi jednoduché a asi za 30 minut můžete mít nastavení projektu a spolupracovat s vaším týmem. Dobrou zprávou je, že nemusíte být programátorem, nebo dokonce jednat jako jeden. Nemusíte platit také poplatky za hostování (které jsou součástí služby) a vše, co potřebujete, je váš webový prohlížeč pro přístup k vašim datům.

Chcete-li získat pocit za to, co se týká, všechny čtyři služby můžete začít s bezplatnými účty. V případě TrackVie máte 14 dní před tím, než jim budete muset dát svou kreditní kartu, a v případě dabbleDB můžete použít bezplatný účet navždy, pokud nebudete mít na paměti, že vaše data budou veřejně zobrazena. S blistrem můžete svůj uživatelský účet zdarma používat navždy, ale omezuje vás na databáze menší než 100 MB. QuickBase nabízí 30denní bezplatnou zkušební verzi a možnost sdílet až 10 osob, takže pokud hledáte něco, co by podpořilo jen pár spolupracovníků, které budou příliš drahé.

Každá ze čtyř služeb se liší jak mohou importovat data do vaší databáze, jaké typy přehledů jsou k dispozici a kolik různých databází a úložiště je povoleno na účet. To je důvod, proč je nejlepší vyzkoušet každý a uvidíte, co je nejvhodnější pro váš pracovní styl a musí mít vlastnosti a jak daleko můžete skutečně získat bez znalosti skutečného HTML. importujte data ve verzi TrackVia jako příklad. Když vytvoříte novou databázi, zobrazí se vám tři možnosti, jak vidíte na obrazovce níže:

Tabulku můžete nahrát a kliknete-li na odkaz "vidět tipy", uvidíte seznam upozornění a pokyny, jak to provést. Pokud máte data v souboru CSV, nejprve je musíte importovat do aplikace Excel, než získáte data do aplikace TrackVia. Některé z dalších služeb umožňují importovat soubory CSV přímo, případně zkrátit a vložit data z počítače nebo z webových stránek. Máte také možnost začít s ukázkovou databázovou šablonou a TrackVia nabízí více než tucet různých. Řekněme, že jste vybrali šablonu Kontakty. Pak můžete buď přidat každý záznam o kontaktech najednou pomocí standardního webového formuláře, nebo použít nástroj Import a přenést tuto tabulku.

TrackVia má také zajímavou možnost sledovat speciální e-mailovou schránku, která bude sbírat nové databáze a pošlete informace automaticky. Pokud přejdete do nástroje Shromažďování e-mailů, uvidíte sérii obrazovek, včetně níže uvedené obrazovky, kterou můžete použít k nastavení této funkce. Můžete mít své e-maily vytvářet nové záznamy nebo aktualizovat existující záznamy.

Hodně štěstí při sdílení vašich databází a tabulek!