Získejte více informací z aplikace Outlook s bezproblémovým počítačem

Hledání e-mailů s aplikací Outlook s Xobni

Pro lepší nebo horší, jsem uživatel aplikace Outlook. Říkám to proto, že se mi líbí mít všechny mé pošty, kontakty, schůzky, poznámky a podobně pod jednou střechou softwaru, ale zjistím, že samotný Outlook je nafouklý, přeplněný prasečí program. Naštěstí jsem našel nástroj, díky němuž je mnohem jednodušší žít: Xobni.

Xobni dělá jen pár věcí, ale dělá je dobře. Nejprve indexuje všechny mé e-maily, aby umožnil rychlé a dynamické vyhledávání (výsledky se zobrazují, jak jsem psal). Dokonce lépe, pokud kliknu na zprávu ve schránce, zobrazí mi Xobni úplný profil odesílatele: kontaktní informace (včetně telefonních čísel extrahovaných z e-mailu), seznam e-mailových "konverzací", které jsme měli, seznam souborů, které jsme si vyměnili, a popřípadě jeho detaily na sociálních sítích, jako jsou Facebook a LinkedIn.

Můžete dokonce zkontrolovat statistiky pro každého odesílatele, například počet odeslaných a přijatých zpráv a sloupcový graf zobrazující zprávy odeslané za hodinu. Nenávidím tyto informace obzvláště užitečné, ale je to zajímavé.

Je to rychlé a snadné vyhledávání, které činí Xobni nezbytným nástrojem, zejména pro uživatele aplikace Outlook 2003 (aplikace Outlook 2007 má slušné možnosti hledání pošty, ale žádná z dalších zařízení hotelu Xobni). Neuvěřitelně, Xobni je zdarma, přinejmenším když je v beta verzi (což je už nějakou dobu). Neříkejte firmě, kterou jsem řekl, ale rád bych zaplatil pár peněz za to.

Odeslání velkých souborů přímo z aplikace Outlook

Velké přílohy souboru sát. Tím mám na mysli, že nasávají šířku pásma, čímž ucpávají vaše schránky a příjemce schránky (a nebe pomáhají špatnému telefonnímu uživateli, který uvízne stahováním nežádoucího 5 MB přílohy). A co víc, protože mnoho poštovních serverů baví při odesílání a / nebo přijímání velkých souborů, vaše velká dávka fotografií, videa z letního prázdniny, vražedná prezentace PowerPoint nebo něco, co by mohlo být zastaveno ve stopách pošty.

To je důvod, proč jsem částečné na služby jako YouSendIt, které vám umožňují posílat velké soubory bez všech potíží. Chcete-li službu využít, přejděte na stránku, zadejte jména a e-mailové adresy příjemců a poté vyberte soubor, který chcete odeslat. Po nahrání dostanou příjemci e-mail s odkazem, který stáhne soubor.

Samozřejmě, že je to mnohem víc kroků než jen připojení souboru k e-mailu - což je důvod, proč teď používám Plugin aplikace YouSendIt v aplikaci Outlook. Tato volnost umožňuje využít službu bez použití webového serveru nebo dokonce ponechat Outlook: Mohu "Attached by YouSendIt" jakýkoli soubor, který bych normálně připojil k e-mailu, nebo mít plug-in automaticky kopat pro soubory větší než (např. 5 MB).

Existuje také nový modul plug-in pro sadu Microsoft Office, který pracuje hodně stejným způsobem, ale funguje v mezích Word, Excel a PowerPoint. Útulné věci.

YouSendIt není jediná hra ve městě: existuje spousta služeb, které odpovídají nebo dokonce překračují své schopnosti. (Drop.io mi přijde na mysl.) Ale vždycky jsem měl hodně štěstí s YouSendIt a plug-iny jsou třešničkou na dortu. Musíte se zaregistrovat, abyste je mohli používat, ale na oplátku získáte bezplatný účet YouSendIt Lite, který vám umožní posílat soubory o velikosti až 100 MB.

Vyhněte se psaní stejného textu znovu a znovu

Unavený psaní stejného textu slova, podpisy, fráze a dokonce odstavce znovu a znovu? Co potřebujete, je program, který automaticky vkládá text, když píšete zkratku nebo stisknete klávesovou zkratku.

PhraseExpress je jeden takový program a je to můj oblíbený z několika důvodů. Pro začátek rozšiřuje zadané zkratky do úplných frází. Můžete napsat, například, "fwiw" a PhraseExpress by okamžitě vložil "za to, co stojí za to". Nebo "sig" vložíte na konci e-mailu vlastní podpis (kompletní s obrázky a / nebo kódem HTML)

Tato funkce funguje v jakémkoli programu (textový procesor, e-mailový klient, nástroj pro blogování atd.) A PhraseExpress dokáže dokonce prohledat dokumenty a e-maily, aby našel často používaný text pro přidání do svého seznamu pro automatické dokončení. (Je možné importovat i existující položky Automatické opravy z aplikace Word.) Samozřejmě můžete také definovat vlastní položky.

Program také obsahuje funkci globálního kontroly pravopisu a nástroj historie schránky, který ukládá všechny poslední položky schránky, nejenom poslední.

Není třeba říkat, že je to vrahová aplikace, kterou rychle přijdeš nalézt nepostradatelnou. Poslední důvod, proč je to moje oblíbená? Je to zdarma.

Rick Broida píše blog PC World bez problémů. Přihlaste se, abyste vám každý týden zaslali e-maily od společnosti Rick