Získejte velké nástroje pro sledování nákladů na vaší firmě

ExpenseWatch pomáhá malým a středním podnikům sledovat a schvalovat náklady společnosti prostřednictvím aplikace založené na prohlížeči. Používáte-li pro správu žádostí o nákup a faktur na papírovém nebo jiném neohroženém systému, služba by mohla potenciálně ušetřit náklady na práci automatizací těchto procesů. Mohlo by vám také ušetřit peníze pomocí svých nástrojů pro audit, což vám poskytne nové perspektivy, na kterých můžete omezit rozpočty. Tyto nástroje jsou ve velkých společnostech standardní, ale ExpenseWatch by mohl dát vaše menší oblečení na stejnou úroveň.

ExpenseWatch je rozdělen na měsíční uživatelské licence pro každý ze svých tří nástrojů: cestování a zábava, nákup a správa faktur. V podstatě budete potřebovat licenci pro každého souběžného uživatele, jako například počet lidí, kteří obvykle kupují najednou jednu nebo jednu za manažera oddělení pro nákup. Každé cestovní a zábavní licence stojí 16 dolarů, zatímco ostatní dva typy stojí 31 dolarů každý. (K dispozici je také bezplatná zkušební verze.)

Nástroj pro cestování a zábavu umožňuje zaměstnancům na cestách přímo vkládat náklady, jak se dějí. Budete moci nastavit automatické parametry pro schválení - například náklady na večeři s klientem až do výše 35 USD / osoba - nebo ručně přijímat transakce. Poté můžete tyto položky automaticky předat vašemu účetnímu oddělení za úhradu a další účetnictví. A auditorské funkce - například srovnání příjmů klientů prodejních klientů s jejich výdaji na školu - vám mohou pomoci získat větší přehled o tom, jak utrácíte.

Nákupní nástroj umožňuje zaměstnanci požadují kancelářské potřeby nebo větší předměty, přičemž mají stejnou automatickou nebo ruční schvalovací značku. Můžete nakupovat s několika webovými stránkami, včetně Dell, CDW a Office Depot, a automaticky tyto transakce zadáte do vašeho systému. Nebo můžete ručně zadat údaje o nákupu. Přehledy podrobně uvádějí, kolik utratíte u svých největších dodavatelů; můžete tyto údaje využít k vyjednávání o slevách nebo jiných výhodách.

Nástroj pro správu faktur sleduje rozpočet a platbu smluvních a jiných faktur. Stejně jako u ostatních dvou nástrojů vytváří pracovní postup a proces schvalování. Dokumentuje, kdo schválil smlouvu a fakturu a od kterého rozpočtu pochází. Faktury, které byly provedeny s nákupním nástrojem, automaticky zahrnují tento účet, ale mohou být také přidány faktury, které nejsou vázány. A mnoho parametrů, jako jsou limity rozpočtu, vám může pomoci sledovat tyto náklady.

Pokud vaše společnost roste a utrácí více, mohou být tyto nástroje pro výdaje a audity užitečné. Možná jste přidali nové zaměstnance, kteří potřebují nakupovat nebo mají větší rozpočty; ujistěte se, že se podnik nestrádá. Nebo pokud čelíte náročnějším časům, můžete nástroje použít ke zjednodušení procesu schvalování a upozornění na místa, která chcete omezit. V každé situaci - nebo v kombinaci obou - ExpenseWatch může být právě to, co potřebujete, abyste udrželi obchod úspěšný.

Zack Stern je spisovatel a editor na volné noze se sídlem v San Francisku.