Tipy a triky pro správu souborů pro Windows 10/8/7

Windows 7 má krásný způsob, jak uspořádat věci. Zatímco tradice mít výchozí složky pro dokumenty, hudbu, video a obrázky pokračuje v systému Windows 7, také umožňuje vytvářet knihovny, takže můžete uspořádat soubory, aniž byste museli skutečně přesunout.

Tipy pro správu souborů

Tento článek obsahuje několik užitečných tipů pro správu souborů v systému Windows 7 - včetně přístupu k podsložkám a obsahu bez otevření Průzkumníka Windows.

1: Použití výchozích složek pro správu souborů

Při instalaci systému Windows 7 získáte čtyři složky ve výchozím nastavení:

1. Dokumenty
2. Obrázky
3. Hudba a
4. Videa

Jsou také nazývány knihovny, protože můžete označovat a přidávat soubory do těchto složek, aniž byste museli přesunout soubory z původního umístění. V této části se zaměříme na skutečné ukládání souborů do těchto složek.

Jelikož jsou složky již přejmenovány tak, aby uživatelé mohli rozpoznat obsah těchto složek, doporučuje se, abyste příslušné soubory uložili. Pokud jsou dokumenty aplikace Word, můžete je uložit do složky Dokumenty. Pokud ukládáte hudební soubory, můžete je umístit do složky Hudba a podobně.

Jedinou nevýhodou použití výchozích složek pro správu souborů v systému Windows 7 je to, že tyto složky jsou specifické pro každého uživatele systému. To znamená, že pokud se uživatelský profil zkročí, hrozí vám ztráta těchto souborů. To také znamená, že musíte tyto složky zálohovat před přeinstalaci systému Windows 7 nebo před inovací z jedné edice do druhé.

Chcete-li překonat problémy, které přicházejí s použitím výchozích složek v systému Windows 7, můžete zkusit následující tip.

2: Použití samostatné jednotky a vytvoření "uspořádané struktury" pro složky

Osobně se nedoporučuje ukládat žádné soubory datových souborů na systémovou jednotku jinou než systémové a dočasné soubory. U datových souborů, které jsou pro vás nezbytné, použijte samostatný disk. Tím zajistíte, že soubory zůstávají neporušené v případě, že uživatelský profil bude poškozen, aniž byste zálohovali soubory. Ve skutečnosti dokonce i ukládám soubory Outlook PST na samostatnou jednotku, takže když přeinstaluji Microsoft Office, nemusím chybět předchozí e-maily, kontakty, připomenutí a úkoly. Mohu jednoduše přidat PST do aplikace Outlook a získat všechny e-maily, kontakty, úkoly a kalendář zpět.

Systém Windows umožňuje používat až 255 znaků (včetně mezer a speciálních znaků) k přejmenování souborů a složek. Tuto funkci můžete využít k jasnému pojmenování složek - aby vám o obsahu mohl jednoduše pohlédnout. Pokud se například nacházíte v podnikovém účetnictví, můžete vytvořit hlavní složku s názvem "Účty". V této složce vytvoříte složky označující fiskální roky - např.: "2001-2002", "2002-2003" a tak dále. Uvnitř každého z nich můžete vytvářet složky označující měsíce: "Duben", "Květen", "Červen" a tak dále. Máte-li více než jednoho klienta, můžete dále vytvářet podsložky, kde uložíte soubory související s každým klientem. To znamená, že podsložka "2011-2012" může mít podsložku s názvem "May", kde jsou podsložky označující vaše klienty: "client1", "client2" a další. Zde je příklad strukturované složky hierarchie.

Alternativně můžete vytvořit hlavní systém pomocí názvů klientů jako nejvyšší složky, ve kterých vytvoříte složky týkající se roku a měsíců. To vám pomůže spravovat soubory podle vaší priority: buď za fiskální roky, nebo klienty. Můžete použít papír a pero, abyste si uvědomili své potřeby a navrhnuli strukturu před tím, než jste ve svém počítači skutečně implementovali. To vám pomůže lépe uvažovat o vašem uložení souborů a potřebách přístupu. Vyzkoušejte to a dejte nám vědět, zda se ukáže, že je lepší způsob, jak spravovat soubory ve Windows 7.

PS : Stejně jako preventivní opatření bych také ukládal kopii této celé struktury složek do úložiště založeného na cloudových počítačích. Mohou existovat případy, kdy nemáte přístup k vašemu pevnému disku, nebo budete muset mít přístup k těmto souborům někde jinde. V takovém případě můžete získat přístup k vaší cloudové kopii pomocí webového prohlížeče. Služba Microsoft SkyDrive umožňuje synchronizaci místních souborů s úložištěm v cloudu a naopak. Můžete si vytvořit bezplatný účet a stahovat klientský desktop pro synchronizaci souborů z skydrive.live.com. Při instalaci složky synchronizace SkyDrive na pevný disk vyberte jednotku, která je odlišná od jednotky obsahující systémové soubory - z důvodů uvedených v první části tohoto článku.

3: Používání knihoven pro správu souborů v systému Windows 7 Efektivně

Knihovny umožňují kategorizaci souborů. Kromě výše uvedených čtyř výchozích knihoven můžete vytvořit libovolný počet knihoven, jak chcete. Chcete-li uložit hudbu podle žánru, můžete vytvořit knihovny s názvem "pop", "rap", "classical", "reggae" a další. Stejně tak, pokud chcete ukládat dokumenty podle vašich klientů, můžete vytvořit knihovny, které říkají "client1", "client2" a další. Zatímco složky mohou být kdekoli na místním disku, můžete klepnout pravým tlačítkem myši na ikonu složky a vybrat jednu ze stávajících knihoven nebo vytvořit novou knihovnu pro přidání složky. Nezapomeňte, že knihovny budou obsahovat pouze ukazatele na původní soubory, takže v případě vymazání těchto knihoven neztratíte soubory. Tento obrázek ukazuje, jak vytvořit novou knihovnu pomocí programu Průzkumník Windows.

Pokud nechcete přidávat celé složky, ale pouze soubory, otevřete Průzkumník Windows a klepněte pravým tlačítkem myši na Knihovny v levém podokně. Ve výsledném kontextovém menu vyberte Nový a poté Knihovna a vytvořte novou knihovnu. Pak můžete přetáhnout jednotlivé soubory do nových knihoven. Chcete-li přidat více souborů najednou, použijte klávesy SHIFT nebo CTRL pro výběr více než jednoho souboru.

4: Použití skokových menu pro přístup k souborům

Nabídky skoků obsahují dva typy souborů - ty, které jste nedávno použili a ty, do nabídky Jump, abyste měli snadný přístup. Chcete-li otevřít nabídku skoku týkající se libovolné aplikace, klepněte pravým tlačítkem myši na aplikaci, když je na hlavním panelu. To může znamenat, že před otevřením nabídky Jump budete muset aplikaci otevřít. Když se otevře nabídka Skok, můžete vidět soubory, které jste nedávno použili. Chcete-li připojit související soubor do nabídky Skok, spusťte Průzkumníka Windows a přetáhněte soubor do aplikace. Když je ikona souboru umístěna na ikonu aplikace na hlavním panelu, zobrazí se zpráva v následujícím formátu: Pin to. Potom můžete uvolnit ikonu souboru, abyste ji připnuli do nabídky Skok v dané aplikaci.

5: Nadřazená složka základny na hlavním panelu systému Windows

Pokud pravidelně používáte některé složky obsažené v jiné složce, do hlavního panelu systému Windows 7, abyste nemuseli otevřít Průzkumníka Windows a přejděte do souborů. Pro tento tip použijte výše uvedený příklad, kde jsme vytvořili souborový systém založený na letech, měsících a pak na klienty.

Klikněte pravým tlačítkem na libovolný prázdný prostor na hlavním panelu Windows 7. V kontextové nabídce, která se zobrazí, klepněte na panelu nástrojů a na panel nástrojů. Získáte dialogové okno Vybrat složku. Vyhledejte nadřazenou složku, která je v tomto případě Business. Vyberte složku a klikněte na možnost Vybrat složku. Nezapomeňte vybrat nadřazenou složku a neotevřít ji, jinak dojde k chybě. Nadřazená složka je ukotvena na panel úloh systému Windows 7. Nyní můžete kliknout na značku ">>" vedle tohoto názvu složky a získat přístup k jeho obsahu (všechny podsložky a soubory), aniž byste museli otevřít Průzkumníka Windows.

Kliknutím na tuto složku se zobrazí jeho obsah ve formě kaskádových nabídek. Můžete otevřít libovolný podsložku a otevřít soubor a kliknout na soubor, který chcete otevřít. Vzhledem k tomu, že hlavní složka je vždy viditelná na hlavním panelu, ušetří vám spoustu času. A ano, pokud chcete, můžete do hlavního panelu vložit celý disk nebo často používané složky.

Existuje mnoho dalších tipů pro správu souborů v systému Windows 7. Diskutoval jsem pouze ty hlavní, které používám osobně. Chcete-li sdílet další, postupujte takto: