Strategie elektronické pošty: Přílohy, předmětové linky

Lidé: Je to 2009. E-mail není nový fenomén. Jako planeta jsme na tom už několik desetiletí. Dokonce máme k tomuto tématu průvodci s etiketami (například "Etiketa e-mailů: Tipy pro práci doma a práce" a "E-mailová etiketa"). A přesto někteří jiní - velmi inteligentní - jsem si jistý, že lidi ještě nezvládl základy. Jako například psaní účinného předmětu.

Například jsem nedávno obdržel e-mail s tímto předmětem: "Od uživatele Joe." (Jména se změnily, aby se chránili, špatně.)

Um, Joe? Vím, že je to od tebe. Říká to tak přímo v poli Od. Co nevím, je to, na čem je váš e-mail, nebo proč bych ho měl přečíst.

[Další čtení: Váš nový počítač potřebuje tyto 15 bezplatných, vynikajících programů]

HÁDKA." Opět se tam nic netuší. Potřebujete pomoc s řešením potíží, nebo píšete, že mě potížíte? Mám toho už dost, díky.

Myslím, že nejhorší pachatelé jsou lidé, kteří se nemohou obtěžovat, aby napsali předmětovou linii vůbec. To je jako klepání na dveře, prohlížení kukátka a nevidět na druhé straně nikdo. Hádám, že ji nemusím otvírat!

Nyní je mou úlohou číst vaši poštu a já to dělám šťastně. (Bohužel, nemohu odpovědět na všechny, ale snažím se odpovědět na otázky tady, kdykoli budu moci.) Ale pokud doufáte, že nejlepší odpověď z jakéhokoli e-mailu, který pošlete, je důležité se postarat vaše předmětová linie.

Jinými slovy, zkuste to krátký, ale informativní. Pokud píšete například do počítače bez problémů, uveďte stručný popis problému. Skvělý příklad: "Počítač nerozpozná mechaniky DVD / CD-ROM."

Nezapomeňte, že předmět vašeho e-mailu je první věc, kterou příjemce vidí. Mělo by to být drobné shrnutí toho, co je v těle e-mailu. Cokoliv jiného a vašeho vzkazu byste mohli přehlížet, přejít, nebo prostě ignorovat.

Tři způsoby, jak se vyhnout zapomenutým přílohám

Protože jsem dokonalý v každém směru, nikdy jsem nezapomněl připojit k souboru e-mail. Ale já jsem byl na přijímacím konci a nic netuší pocit nadřazenosti, která pochází z kompilace této odpovědi: "Zapomněli jste na to, jak se to stalo, tak to je!"

Abyste se vyhnuli takovým útokům, v tom, že vás upozorní na zapomenuté přílohy (digitální ekvivalent zobrazení na něčích dveřích bez kalhot).

Tyto nástroje prohledávají odchozí zprávy pro klíčová slova jako "soubor", "připojený" a "příloha". Pokud zjistí takové slovo, ale nic není připojeno, dostanete upozornění - a tak vám umožní připojit zamýšlený soubor a vyhnout se budoucímu rozpakům.

Uživatelé aplikace Outlook 2007 mohou chytit chybějící přílohu PowerToy nebo mnohem robustnější Zapomenutý detektor příloh (který podporuje vlastní klíčová slova a může vás dokonce upozornit na prázdné řádky předmětu).

Pokud používáte starší verzi aplikace Outlook, zkuste Attached4Sure - podporuje všechny verze z roku 2002.

Nejlepší zprávy o všem? Každý plugin, o kterém jsem se zmínil, je zdarma.

Rick Broida píše blog PC PC bez hádky. Zaregistrujte se, aby vám každý týden zaslal e-mailový zpravodaj Rick.