Odstraňte soubor a skenujte důležité dokumenty

Sue Bulot chce poradit o digitalizovat všechny její důležité dokumenty.

Nemůžete se zbavit všech důležitých dokumentů, ale s drtičem a skenerem je můžete omezit na hrstku. Samozřejmě, musíte vědět, co byste měli držet, co byste měli skenovat, co byste měli skartovat a co může být bezpečně hodnoceno do recyklace.

Měli byste si uchovat originál osvědčení o narození a smrti, pasy a další občanství dokumenty a vaši současnou vůli. Kvůli něčemu, který se nazývá Pravidlo o nejlepší evidenci, měli byste rovněž udržovat smlouvy v původní podobě. Soudy obvykle přijmou kopii smlouvy, ale pokud existují dvě protichůdné verze smlouvy, ten, který není kopií, nese větší váhu.

[Další informace: Jak odstranit malware z počítače se systémem Windows]

Co daňové záznamy? Dva různí účetní mi řekl, že naskenovaný dokument by nebyl problémem s IRS. Ale když jsem zavolal IRS, zástupce zákaznického servisu doporučil, abych "uchoval původní formuláře po dobu tří let."

Možná byste je ale chtěli skenovat a zálohovat a jednodušší, zvláště pokud vy a vaše dokumenty budou fyzicky oddělený po dlouhou dobu.

Měli byste si své bankovní výpisy a faktury kreditní kartou skartovat, jakmile s nimi skončíte. Pokud se tyto věci dostanou do nesprávných rukou, vaše identita by mohla být ukradena. V nepravděpodobné situaci, kdy potřebujete staré prohlášení, má banka nebo společnost s kreditními kartami záznamy.

Je možné naskenovat vše, co chcete zachovat, a poté můžete originál zlikvidovat. Pokud tento originál obsahuje váš podpis, bankovní účet, kreditní kartu nebo číslo sociálního pojištění, skartujte ho dříve, než ho odstraníte do koše.

Nejlépe je naskenovat dokumenty do souborů PDF, protože formát je všeobecně akceptován a byl navržen emulovat list papíru. Pokud váš skener neobdržel software pro tvorbu PDF, můžete použít software "kopírování" skeneru (který skenuje přímo na vaši tiskárnu) ve spojení s programem print-to-pdf. Pro pozdější, doporučuji zdarma CutePDF Writer. Budete také muset nainstalovat GPL Ghostscript (také zdarma). CutePDF se objeví v systému Windows jako tiskárna a můžete jednoduše říct, že váš kopírovací program používá tiskárnu CutePDF.

Přidejte své komentáře k tomuto článku níže. Máte-li jiné technické otázky, pošlete mi je na adresu [email protected] nebo je můžete poslat na komunitu užitečných lidí na fóru PCW Answer Line.