DocSend pro Outlook - lepší komunikace pomocí dokumentů

Často posíláme četné dokumenty pomocí Microsoft Outlook . Nyní zjednodušte komunikaci s dokumenty s doplňkem aplikace Outlook, ` DocSend `. Dokument DocSend for Outlook činí dokumenty efektivnějším a smysluplnějším kanálem pro komunikaci. Po jeho instalaci budete mít přístup k vašim souborům a snadno vytvoříte odkazy na dokumenty DocSend, pokud budete potřebovat nejvíce, tj. Když posíláte e-mail. Nicméně, DocSend pro aplikaci Outlook je více než jen odesílání dokumentů a příloh. Přečtěte si o tomto novém doplňku pro aplikaci Microsoft Outlook

DocSend for Outlook

Začněme se základy. DocSend není nová aplikace; jeho tady už nějakou dobu. Nicméně, DocSend jako doplněk aplikace Outlook je nová věc. Původně je analytickým nástrojem pro dokumenty; zvláště pro ty, které posíláte e-maily. Často se zajímáme, kdy posíláme dokument prostřednictvím e-mailu; zda osoba viděla dokument nebo ne. Kromě; u důvěrných dokumentů se dále obáváme, pokud ji příjemce dále předal. Pomocí nástroje DocSend můžete vědět, co se stane s vaším dokumentem. Od vědomí, kdy se člověk otevírá, kolikrát, ať už bylo staženo či nikoliv, a zda byla předána někomu; můžete pomocí nástroje DocSend sledovat vše.

Nyní je tento nástroj k dispozici pro aplikaci Outlook Mail. Dokument DocSend pro aplikaci Outlook provádí stejnou práci při použití jako doplněk aplikace Outlook Mail. Spojuje váš účet DocSend s poštou aplikace Outlook, aby usnadnila komunikaci s dokumenty.

Chcete-li dostat DocSend pro aplikaci Outlook, vše, co máte, je navštívit její domovskou stránku a stáhnout zdarma. Je to webová aplikace, která se otevře ve vašem prohlížeči. Jednoduše se zaregistrujte pomocí nástroje

Nyní můžete propojit dokumenty z PC, Box, Dropbox, Google Drive a OneDrive na DocSend pro Outlook.

V dokumentu DocSend pro Outlook

Nástroj DocSend. Jakmile se přihlásíte do dokumentu DocSend, můžete vidět následující panel.

Levé postranní menu nástroje DocSend se skládá ze záložky Dashboard, Documents, Present, Contacts, Team a Add-ins. nástroj pro sdílení dokumentů. Vytvoří odkazy pro každý dokument, který sdílíte s kontakty. Můžete dokonce vytvořit různé odkazy pro jeden dokument, abyste mohli sledovat dokument. Pokaždé, když váš příjemce klikne na odkaz, získáte statistiky o dokumentu. Například

Statistiky návštěv je zobrazen na následujícím obrázku: Jak používat DocSend pro Outlook

Protože jsme pochopili, jak funguje DocSend, nyní se podíváme, jak funguje DocSend pro aplikaci Outlook Mail.

Když jste se zaregistrovali s nástrojem DocSend, můžete vidět doplněk v aplikaci Outlook Mail. Klikněte na Nová pošta a podívejte se na pravou dolní část nově otevřeného poštovního okna. Podívejte se na následující ikonu v modrém.

Po kliknutí na toto logo se otevře okno DocSend na pravé straně e-mailu. Jak vidíte na následujícím obrázku, pod kartou DocSend for Outlook jsou zahrnuty různé karty / funkce.

Dokumenty, které se již nacházejí na DocSend, naleznete v části Moje dokumenty. Ve výše uvedeném obrázku jsem zahrnul pouze 3 dokumenty. Pokud je však seznam dlouhý, můžete hledat požadovaný dokument v okně Hledat. Dokument můžete dokonce nahrát i tam pomocí programu DocSend pro aplikaci Outlook, pokud požadovaný dokument není ve vašem seznamu.

Jakmile vyberete požadovaný dokument, který chcete odeslat kolegovi nebo známému, můžete začít nastavovat jeho vlastnosti. Když vyberete dokument pro odeslání prostřednictvím e-mailu, můžete vidět následující okno v dokumentu DocSend for Outlook

Jak vidíte na obrázku výše, pro každý vybraný dokument můžete

Povolit (nebo neumožnit) anonymní prohlížení

• Povolit (nebo neumožnit) stahování
• Nastavit (nebo neurčeno) datum vypršení
• Ochrana heslem
• 4 záložky mají tlačítka Zapnuto a Vypnuto vpravo. Tímto způsobem se můžete rozhodnout (a řídit), co může příjemce s dokumentem dělat. Pokud například vyberete možnost "Vypnuto" pro možnost "Povolit stahování", příjemce bude moci dokument zobrazit, ale nemůže jej stáhnout do svého počítače. Podobně můžete také nastavit datum vypršení platnosti dokumentu tak, že nastavíte možnost `Nastavit datum vypršení platnosti` na `Zapnuto`.

Dokument DocSend pro Outlook umožňuje vybrat, dokud příjemce nevidí dokument ve své poštovní schránce. Po uplynutí doby platnosti (a času) příjemce neobjeví dokument vůbec. Tato funkce je velmi užitečná pro dokumenty s omezenou životností, jako jsou denní zprávy nebo statistiky.

Pokud váš dokument není chráněn heslem, nemusíte se obávat! Nyní můžete nastavit heslo pomocí DocSend pro aplikaci Outlook. Jednoduše klikněte na tlačítko Zapnout / vypnout před "Ochrana heslem" a heslo můžete zadat tam a tam.

Konečně, jakmile vyberete všechny možnosti a nastavíte vlastnosti dokumentu, který chcete poslat, můžete nyní vložte odkaz pro dokument. To není nic jiného než DocSend for Outlook vytváří jedinečný odkaz pro dokument, který budete odesílat. To bude vloženo do těla e-mailu.

Příjemce uvidí tento odkaz v přijatém e-mailu namísto samotného dokumentu. Když příjemce klikne na odkaz, otevře se v prohlížeči. Odtud může příjemce buď zobrazit, stáhnout nebo vytisknout dokument v závislosti na tom, jaký přístup získáte od příjemce. Okno vypadá následovně:

Kromě pravidelných akcí nabízí DocSend pro Outlook ještě jednu zajímavou funkci. Příjemce může prostřednictvím dokumentu DocSend pro aplikaci Outlook podat komentář nebo klást otázky založené na dokumentu.

Závěr

Domníváme se, že DocSend pro aplikaci Outlook je dobrým nástrojem pro správu dokumentů. Většina potíží souvisejících s dokumenty, jako je jejich odeslání, ochrana heslem a správa adresářů adresátů, lze řešit s DocSend pro Outlook dobře. Můžete si přečíst blog na DocSend pro aplikaci Outlook na blogu DocSend

Dejte nám vědět, že jste si udělali tento nástroj