Spolupracujte v reálném čase pomocí Dokumentů Google

Dokumenty Google poskytují malým a středním podnikům cenově dostupnou webovou platformu pro produktivní kancelář. Kromě toho, že umožňuje jednotlivým uživatelům vytvářet, ukládat a pracovat s dokumenty z libovolného místa na světě s živým internetovým připojením, služba Dokumenty Google umožňuje týmům, kolegům a partnerům spolupracovat online v reálném čase ve stejném souboru.

Díky nedávnému spuštění aplikace Microsoft Office 2010 a doprovodným programům Office Web Apps vám společnost Microsoft nyní umožňuje pracovat s dokumenty v cloudu. Ale i když Microsoft může být dominantním poskytovatelem softwaru pro kancelářskou produktivitu, Google má tu výhodu, pokud jde o práci s dokumenty v cloudu a spolupráci na nich.

Zde je stručný přehled aplikací Dokumentů Google a jejich nedávno aktualizovaných, funkce spolupráce v reálném čase.

• Dokumenty

Jakmile někdo vytvoří dokument, ostatní uživatelé s povolením přístupu mohou také prohlížet a upravovat. Můžete sdílet dokument s až 200 jednotlivci a současně může pracovat na stejném dokumentu až 50 uživatelů. Pokud dva uživatelé upravují stejný dokument, v horní části obrazovky se zobrazí seznam současných spolupracovníků.

Uživatelé, kteří si prohlíží nebo pracují s tímto dokumentem, budou moci vidět všechny úpravy a dodatky v reálném čase, jak jsou zadány. Je zřejmé, že dva spolupracovníci mohou současně upravit stejný text. Google pečlivě sleduje časové razítko každé úpravy a aplikuje jej v příslušném pořadí.

Naštěstí společnost Google také poskytuje chatování, takže uživatelé mohou posílat okamžité zprávy při spolupráci v reálném čase. Klepnutím na šipku napravo od jména v horní části obrazovky otevřete panel pro rozhovor s ostatními uživateli, kteří aktuálně upravují stejný dokument. Chatování umožňuje spolupracovníkům koordinovat úsilí a zabraňovat konfliktům a poskytuje okamžitou zpětnou vazbu.

• Tabulky

Stejně jako v případě dokumentů můžete sdílet soubor tabulkového procesoru až s 200 uživateli a tolik 50 lze současně upravit. Názvy aktivních spolupracovníků se zobrazují v horní části obrazovky a klepnutím na šipku se zobrazí tabulka pro chatování v reálném čase.

Malý barevný čtverec vedle každého jména představuje určenou barvu pro daného uživatele. Kterákoliv buňka, na kterou se tato osoba aktuálně zaměřuje nebo upravuje, je zobrazena v rámečku přiřazené barvou uživatele - což usnadňuje identifikaci toho, kdo upravuje buňku v daném okamžiku.

• Prezentace

Soubory v prezentacích, Aplikace pro prezentaci podobnou aplikaci PowerPoint lze také sdílet až s 200 různými uživateli, ale je omezena na deset souběžných editorů. Další funkce - například zobrazení změn v reálném čase a šipka vedle názvů spolupracovníků online, které otevírají okno chatu - jsou stejné jako v ostatních aplikacích

• Výkresy

Výkresy Google jsou nově příchozí do sestavy Dokumentů Google a poskytují funkce podobné funkcím v aplikaci Microsoft Visio. Výkresy mohou obsahovat až 50 simultánních spolupracovníků pracujících na stejném souboru a nabízí chatování.

Výkres má však poněkud odlišnou definici "v reálném čase", protože spolupracovníci online vidí pouze dokončené změny. Pokud někdo přidá nový tvar nebo upravuje tvary nebo čáry v rámci sdíleného výkresu, tyto změny se při kreslení nezobrazují ostatním uživatelům. Pokud je akce zrušena před dokončením, žádný z ostatních editorů ji vůbec nevidí.

Dokumenty Google jsou zrovna tak robustní a bohatě vybavené jako Microsoft Office pro pracovní plochu, ale mnoho z nich považuje Office za nafouknuté zbytečnými funkcemi. U jednoduchých dokumentů, tabulek, prezentací a výkresů je dokument Dokumentů Google více než dostatečný. A pro online spolupráci v reálném čase společnost Google nastavuje lištu.

Můžete sledovat Tonyho na jeho Facebook stránce, nebo jej kontaktujte e-mailem na adrese [email protected]. Stejně tak jako Tweety @ Tony_BradleyPCW.