Lepší způsoby sdílení dokumentů

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak spolupracovat s obchodním partnerem nebo kolegou, je zaslat jim dokument e-mailem, ale je to také jeden z nejtěžších zvyků, jak se rozbít. A zatímco e-mail je tak všudypřítomný a téměř okamžitý, pojem sériové spolupráce - pracuji na dokumentu, pošlu vám to a pracujete na něm a posíláte ho zpátky - je neohrabaný. Přiložené dokumenty mohou zablokovat systémy elektronické pošty nebo filtry odmítnout. Pokud na něm pracuje více než dva lidé, musí být někdo zodpovědný za řešení konfliktů.

Existují lepší způsoby a já vám ukážeme několik alternativ. Chcete-li obejít odesílání velkých souborů prostřednictvím e-mailu, existuje pravděpodobně tucet či více služeb, jako je YouSendIt.com, které vám umožňují nahrát soubor a pak pomocí e-mailu upozorníte uživatele, kam mohou stáhnout. Ale to není velmi uspokojivé a lepší možností je použít něco jako Google Docs. Představte si to jako sdílený pevný disk v cloudu. Jakmile nastavíte účet služby Gmail, můžete do služby Google nahrát libovolný formát a formát PDF. Problém je v tom, že je musíte ještě sériově upravovat.

Chcete-li tento problém vyřešit, podívejte se na stránku Etherpad.com, která v podstatě nastavuje webovou stránku v reálném čase pro váš dokument. Přiřadí náhodnou adresu URL a to je dobré i špatné. Dobré, protože jakmile znáte adresu URL, můžete snadno získat přístup k dokumentu. Špatné, protože po zjištění adresy URL neexistuje žádná bezpečnost, takže někdo může vidět, co děláte. Ale pro rychlou úpravu v reálném čase, nemůže být potlačen. Máte okno chatu na straně, kde můžete sdílet komentáře, a každá změna autora má jinou zvýrazněnou barvu, takže můžete rychle vidět své příspěvky. Můžete také vrátit zpět na dříve uložené verze, což je velmi hezká funkce, pokud se pokoušíte najít něco, co bylo ztraceno v streamu úprav. A je to zdarma. (Existuje podobná služba od společnosti Textflow.com za 100 USD za uživatele za rok.)

Co je bezpečnější a je více nabité, je Box.net. Začalo to jako služba zálohování online (viz můj sloupec zde), ale vyvinul se na něco víc. Tým lidí může sdílet sbírku dokumentů, které jsou zveřejněny na vlastní webové stránce. V celé této sbírce můžete provádět fulltextové vyhledávání a také diskutovat o závorkách. Cena je 15 USD za uživatele za měsíc. A na rozdíl od Etherpadu můžete sdílet všechny druhy souborů, nikoli pouze dokumenty pro zpracování textu.

Poslední službou, kterou chci zmínit, je Drop.io. Je to jako Box v tom, že můžete uložit celou řadu souborů a dělat tak bezpečně, jako je Etherpad v tom, že máte chat v reálném čase. Ale je tu spousta dalších. Chytrá věc, o Drop.io je, že máte tolik způsobů, jak získat informace ze sdílené webové stránky. Můžete nahrávat obsah přes web, e-maily, posílat prostřednictvím textové zprávy, kanály Facebook, nebo dokonce telefonovat nebo faxovat. Telefonní hovory jsou uloženy jako zvukové soubory. Můžete si vyzkoušet službu zdarma. Pokud chcete vytvořit pouze jednu "drop" nebo sdílenou stránku, která je 10 USD ročně na 1 GB prostoru. Existují i ​​další dražší plány, pokud chcete další úložiště nebo funkce. Další službou, která stojí za to hledat, je ContentCircles.com, který má měsíční plán $ 10 za neomezený prostor.

Všechny tyto funkce jsou skvělými alternativami k odeslání dalšího souboru prostřednictvím e-mailu a mohou vám ušetřit čas a snížit frustraci sériové spolupráce. Dejte mi vědět, co si myslíte o službách, nebo pokud máte jiné, které používáte běžně.

David Strom je bývalý šéfredaktor sítě Network Computing, Tom's Hardware.com a DigitalLanding.com a nezávislou sítí konzultant, blogger, podcaster a profesionální řečník se sídlem v St. Louis. Dostane se na adrese [email protected]