Staňte se uživatelkou QuickBooks v 11 jednoduchých krocích

Existuje důvod, proč QuickBooks zůstává nejoblíbenějším softwarem pro malé firmy. Intuit už strávil 13 let honováním svých vlastností. Vzhledem k tomu, že existuje každoročně nová verze, možná nebudete schopni urychlit vše, co můžete udělat, abyste mohli QuickBooks jednodušeji a rychleji používat.

Ať už vytváříte zprávy nebo hledáte zkratky pro získání klíčových informací, tyto tipy ušetříte čas a stisknutí kláves. Každý tip je označen rokem vydání QuickBooks, ve kterém se poprvé objevil, a vrátil se do QuickBooks 2010. Cokoliv staršího je jednoduše zobrazeno jako před rokem 2010.

Make QuickBooks podle vašich preferencí

QuickBooks nabízí obrovský počet možností jeho okno Předvolby, které získáte z nabídky Úpravy. Pro každou položku Předvolby získáte karty pro osobní a firemní možnosti. Osobní volby platí pouze pro aktuálního uživatele, zatímco možnosti společnosti se zobrazí všem uživatelům. Stojí za to kliknout na obě karty, abyste viděli všechny vaše možnosti přizpůsobení.

1. Zvolte pracovní plochu (QB2010)

Zobrazení plochy

Výchozí vývojový diagram, který se zobrazí při prvním spuštění nové kopie QuickBooks, vypadá jako něco z účetní třídy, ale naštěstí nejste zaseknutý. V předvolbách můžete v zobrazení Desktop View zvolit jinou spouštěcí obrazovku, například oblíbenou Firemní snímek, tím, že přejdete do okna, které chcete, a potom kliknete na přepínač aktuální plochy. Případně můžete QuickBooks jednoduše uložit okna, ve kterých pracujete, když je vypnete kliknutím na tlačítko Uložit při zavření společnosti. V tomtéž okně můžete také zvolit mezi výchozí volbou, zachovat vícenásobné otevření oken při práci nebo pouze jedno volba současně (při otevření okna se předchozí automaticky zavře).

2. Zrychlení vyhledávání (QB2012)

Vyhledávání

Funkce vyhledávání QuickBooks umožňuje vyhledat položky ve firemním souboru nebo v souborech nápovědy programu. Ve výchozím nastavení se v horním panelu ikon objeví vyhledávací pole (vyvolané v Zobrazit a potom v liště Top), ale pod Předvolby, Hledat a také specifikujte, zda chcete společnost nebo pomoc při vyhledávání souborů. (Ve výchozím nastavení vám aplikace QuickBooks umožňuje zvolit rozbalovací nabídku pod vyhledávacím podkladem při každém spuštění vyhledávání.) Na kartě Společnost můžete také určit, jak často by měl QuickBooks indexovat soubor společnosti tak, aby vyhledávací dotazy odrážely aktuální záznamy. QuickBooks doporučuje indexování v 30minutových intervalech, ale protože indexování může zpomalit program, možná budete chtít zvolit delší úseky. Když potřebujete najít nedávnou transakci, můžete v tomto okně vždy kliknout na tlačítko Aktualizovat.

3. Najít staré zprávy (před QB2010)

Ve výchozím nastavení má QuickBooks spoustu upomínek, které můžete vypnout, a to tak, že zaškrtnete políčko Do-not-show-this-message-again. Pokud je chcete vrátit zpět, prostě přejděte do okna Obecné předvolby a klikněte na pole "Vrátit všechny jednorázové zprávy". Zde můžete také mít QuickBooks pomocí klávesy Enter k tabulce mezi políčky, zobrazit (nebo potlačit) oříznutý text v ToolTips, vybrat mezi dnešním datem a datem poslední transakce pro nové transakce a mnoho dalšího. V roce 2012 a novějších verzích máte možnost spustit aplikace QuickBooks na pozadí, abyste urychlila její spuštění.

Pracujte lépe s daty a zprávami

4. Přidat nebo upravit více položek seznamu (QB2011)

Položky více položek

Řekněme, že musíte aktualizovat seznam QuickBooks, vše od zákazníků a prodejců až po služby a součásti. Položka Přidat / Upravit více položek v položce nabídky Seznamy nabízí několik užitečných způsobů. Zobrazením údajů v seznamu ve formě tabulek, jako je mřížka, umožňuje vkládat, odstraňovat nebo přesouvat sloupce a vkládat zkopírované buňky aplikace Excel, kromě toho, že jednoduše zadáváte nové položky. A Kopírovat dolů příkaz, který se zobrazí po klepnutí pravým tlačítkem na buňku, vyplní zbytek sloupce s obsahem buňky. Používejte však pečlivě, protože přepsá předchozí obsah.

5. Upravit přehled před jeho spuštěním (před QB2010)

Upravit přehled

QuickBooks zpřístupňuje přehledy velmi snadné, ale nemusíte čekat, než se zpráva otevře před provedením změn. Přejděte na Předvolby, Výkazy a před otevřením výkazu zaškrtněte políčko Požádejte mě o změnu voleb sestavy. Od tohoto okamžiku, když zvolíte přehled, dostanete okno s jeho možnostmi před spuštěním aktuálního přehledu. Pokud jsou sady dat velké, může to být spořič v reálném čase.

6. Automatické obnovení přehledů v aplikaci Excel (QB2012)

Aktualizace přehledů automaticky.

Mnozí uživatelé aplikace QuickBooks si přejí exportovat data sestavy do tabulky aplikace Excel, kde mohou provádět vylepšení od změn ve formátu až po přidávání vzorců. Program QuickBooks před nějakým časem usnadnil vytváření tabulky tím, že v horní části přehledů zobrazuje tlačítko aplikace Excel, které vyvolá okno s možnostmi exportu. Můžete dokonce nastavit některé volby programu Excel před exportováním dat klepnutím na tlačítko Upřesnit.

Problém s tímto v dřívějších verzích je, že obnovení vylepšeného tabulkového procesoru s novými daty z QuickBooks může být špinavé. Na nové údaje nebyly například použity změny formátování. Publikování aplikace QuickBooks v roce 2012 inovovalo funkce exportu aplikace Excel, aby se zabývaly alespoň některými z těchto problémů. Jakmile vytvoříte sešit aplikace Excel s exportovanými daty, QuickBooks vytvoří položku nabídky v aplikaci Excel, která vám umožní aktualizovat tabulku bez dokonce i QuickBooků.

Proces stále není dokonalý: QuickBooks dokonce přidává list do sešitů aplikace Excel pomocí funkce exportu vysvětlit některé jeho omezení. Můžete však ulehčit život, pokud chcete maskovat data aplikace QuickBooks v aplikaci Excel.

Najděte zkratky a přizpůsobení nabídky

7. Oblíbené přehrávání (QB2011)

QuickBooks má tolik standardních zpráv, že nalezení těch, které používáte pravidelně z jeho menu, může být nepříjemné. Můžete se vyhnout navigaci v menu tím, že označíte přehledy jako favou kliknutím na ikonu srdce pod jakýmkoli standardem, uloženým v paměti nebo přispěním - do Centra přehledů. Poté se zobrazí na kartě Oblíbené v centru přehledů a dokonce i příkaz Spustit přehledy oblíbených zpráv, aby se všechny tyto přehledy aktualizovaly jediným kliknutím.

8. Přizpůsobte panel ikon (před QB2010)

Nepřidejte pouze ikonku!

Standardní rozhraní QuickBooks je načteno ikonami na položky, které možná nikdy nebudete potřebovat a někdy chybí ty, které chcete. Můžete zvýšit relevanci ikony na způsob, jakým používáte QuickBooks přidáním nebo odstraněním ikon v okně Vlastní panel ikony výběrem položky Zobrazit a poté ikonu Přizpůsobit. Nebo vytvořte nové ikony kliknutím na tlačítko Pokročilé v tomto okně.

9. Informace o produktu QuickBooks (před QB2010)

Okno s informacemi o produktu QuickBooks poskytuje velké množství statistik a další podrobnosti, které můžete potřebovat pro technickou podporu nebo jiné problémy. Mimo jiné můžete zjistit, kdy jste nainstalovali svou kopii, přesné číslo vydání, informace o licenci, detaily o počtu uživatelů a položkách seznamu a mnoho dalšího. Otevřete jej stisknutím klávesy F2 v počítači se systémem Windows.

10. Kalkulačka pop-up (před QB2010)

Pop-up kalkulačka Pokud potřebujete nějakou rychlou matematiku při vytváření odhadu, prodejní objednávky nebo faktury, není třeba ukončit formulář QuickBooks. Pomocí kurzorového tlačítka na libovolném poli dolaru stačí kliknout na tlačítka + , - , * nebo / odčítání, násobení nebo dělení) a zobrazí se malé okno kalkulačky.

11. Spousta klávesových zkratek (před QB2010) : Lidé, kteří dávají přednost klávesovým zkratkám kliknutím na grafické nabídky a okna, mají v QuickBooks spoustu možností, z nichž mnohé pocházejí z původních DOSů. Například CTRL-F vyvolá detailní okno hledání pro sledování konkrétních transakcí; CTRL-R vytvoří registr přidružený k aktuální transakci. Existují také tuny kontextově citlivých zkratek, které se vztahují pouze na konkrétní datové typy - například pokud pracujete v datovém poli, blikání Y změní datum na první den aktuálního roku. Chcete-li zobrazit úplné seznamy klávesových zkratek, přejděte na stránku nápovědy QuickBooks k tomuto tématu. Odtud můžete přistupovat ke seznamům všech kategorií zkratek: Obecné, Termíny, Úpravy, Nápověda Windows, Aktivity a Přesouvání po okně.