Buďte více produktivní v aplikaci Microsoft Outlook

Jste závislí na aplikaci Microsoft Outlook pro vaše e-mailové a plánovací potřeby? Jste naštvaný s e-mailovým klientem? No, připojte se k klubu - tisíce uživatelů aplikace Outlook lobují společnosti Microsoft o zlepšení v příští verzi. Ale tento týden se nemyslíme pouze na Outlook; Jsem tady, abych vám řekl, jak to udělat lépe. Přečtěte si o tipů a nástrojích, které vás nyní zvýší produktivitu.

Vypnout výstrahy o nové zprávě aplikace Outlook

Počkejte, četli jste to správně? Vypnout výstrahy v aplikaci Outlook, které jste obdrželi? Proč byste na Zemi chtěli něco udělat? Slovo: produktivita

Přemýšlejte o tom: Nové zprávy neustále přicházejí do doručené pošty a ve výchozím nastavení vás aplikace Outlook upozorní na každou zprávu.

To není úplně odlišné od toho, vaše kanceláře každých pět minut, abyste se na ni zeptali. Promluvte o přerušeních zabíjení produktivity!

Proto můžete zkusit život bez výstrah. Zakázání je jednodušší, než si myslíte:

1. Zvolte Nástroje, Možnosti, a klikněte na Možnosti e-mailu. zaškrtněte políčko "Přehrát zvuk".
2. Zrušte zaškrtnutí políčka vedle možnosti "Krátce změňte kurzor myši."
3. Zrušte zaškrtnutí políčka vedle možnosti "Zobrazit ikonu obálky v oznamovací oblasti."
4. Zrušte zaškrtnutí políčka zaškrtněte políčko "Zobrazte upozornění na novou poštu na ploše".
5. Klepněte na tlačítko OK a jste hotovi.
6. Aplikace Outlook bude pokračovat v načítání (nebo přijímání) nové pošty v pravidelně naplánovaných intervalech, ale bez jakýchkoli obvyklých přerušení.
7. Jinými slovy, můžete zkontrolovat doručenou poštu ve svém plánu, nikoliv v aplikaci Outlook.

Upravit předmětové řádky archivovaného e-mailu aplikace Outlook

Podívejme se na další nepríjemnost e-mailů: odpovídá obsahu zprávy.

Předpokládejme například, že vy a někteří spolupracovníci začnete vyměňovat e-maily o pikniku společnosti. Někde po cestě se konverzace přesouvá na prognózy prodeje, kdy někdo zachycuje některé nové postavy. Nyní je to e-mail, který si přejete nechat v budoucnu.

Jeden problém: Řádek předmětu stále přečte "piknik společnosti". To nebude obzvláště užitečné, když hledáte zprávu o číslech prodeje.

Naštěstí má aplikace Outlook skrytou funkci, která vám umožňuje upravit řádek předmětu e-mailu. Zde je návod, jak:

V aplikaci Outlook otevřete příslušný e-mail (nelze to provést s náhledem zpráv, musíte ji dvakrát kliknout a otevřít jej v novém okně.)

Klepněte kdekoli kurzor

1. Upravte předmět, který považujete za vhodný
2. Hit Enter a přijměte veškeré varování, které vám aplikace Outlook poskytuje.
3. To je všechno! Nyní můžete odeslat e-mail s vhodnější - a rozpoznatelnou na okamžik - předmětovou řádku.
4. Použijte aplikaci Outlook k přístupu ke svému účtu Twitter

Pokud pomocí aplikace Outlook spravujete kontakty, kalendář, e-mail a podobně, proč ji nepoužívat i pro Twitter? To je myšlenka za TwInbox, bezplatný modul plug-in, který přidává panel nástrojů Twitter do aplikace Outlook.

Po instalaci aplikace TwInbox přidá do složky Doručená pošta nový adresář. (Může také vytvářet jednotlivé složky pro každého odesílatele, což může být užitečné z organizačního hlediska - pokud se nebudete řídit spoustou lidí.)

Odtud stačí zadat své uživatelské jméno a heslo Twitter a presto: tweety z vašeho účtu a umožňuje vám je přečíst stejně jako ty, které čtete e-mailem.

Klepnutím na panel nástrojů stačí odeslat vlastní aktualizaci, odeslat přímou zprávu, odpovědět na zprávu nebo retweet něco. Aplikace TwInbox šikovně automaticky zkracuje dlouhé adresy URL přes TinyURL

Na panelu nástrojů se také zobrazuje náhled nových tweets při jejich příchodu, což vám ušetří nutnost přejít na složku tweets pokaždé, když chcete zkontrolovat aktualizace. krátký, TwInbox je úžasný malý nástroj a nutnost pro všechny uživatele, kteří mají zájem o Twitter. Já bych si přál, aby to zvládlo více než jeden Twitter účet, ale nemohu argumentovat s cenou: TwInbox je zdarma.

Přidání kontroly pravopisu do aplikace Outlook Express

Reader Karl potřebuje pomoc s jeho pravopisem. Konkrétně potřebuje kontrolu pravopisu pro aplikaci Outlook Express, protože metoda, kterou používá nyní, je samotná definice "potíží".

Karl říká, že v WordPerfectu skládá nové zprávy, v nich je kontroluje pravopisem a poté exportuje text import do aplikace Outlook Express. To je šílené! (Vážně, Karl, někdy slyšel o kopírování a vkládání?)

Naštěstí tento hromadný postup může skončit právě teď. První možností je nainstalovat kontrolu pravopisu od jiného výrobce, stejně jako správně nazvaný Kontrola pravopisu pro OE. (Ačkoli na naší stránce pro stahování se uvádí, že je to shareware, na stránce produktu autora se říká, že doplněk je bezplatný.)

Ale namísto toho doporučuji upgradovat na Windows Live Mail. Tato bezplatná náhrada OE od společnosti Microsoft nabízí jednodušší rozhraní a některé potřebné nové funkce, včetně dynamického vyhledávání (výsledky se zobrazují při psaní), filtrování nevyžádané pošty a kalendář, který lze synchronizovat s kalendářem služby Windows Live online. Má také kontrolu pravopisu.

To funguje v aplikaci Outlook 2003 a 2007; Nejsem si jistý (a) o dřívějších verzích.

Rick Broida píše blog PC World bez problémů. Zaregistrujte se, aby vám každý týden zaslal e-mailový zpravodaj Rick