8 Nejlepší způsoby použití formulářů Microsoft

Microsoft spustil Microsoft Forms v září 2018. Od té doby shromáždil zdravé publikum lidí hledajících službu, která jim umožní vytvářet průzkumy, hlasování a kvízy. Ve srovnání s Google Forms má Microsoft Forms čistší rozhraní. Některé funkce však lze snadno přehlédnout nebo je obtížné je najít.

Neboj se. To je místo, kam jsme přišli. Prošli jsme Microsoft Forms s hřebenem na jemné zuby, abyste jej mohli co nejlépe využít.

Vzhledem k tomu, že to bude dlouhý příspěvek, skočíme přímo dovnitř a uvidíme některé z nejlepších způsobů, jak používat Microsoft Forms.

Také na

Jak vytvořit a spravovat pravidla v aplikaci Outlook 365 Webmail

1. Jak vytvořit formuláře

Pokud jde o vytváření formulářů, Microsoft Forms vám nabízí sedm možností -

• Více možností
• Text
• Hodnocení
• datum
• Hodnocení
• Net Promoter Score

Pokud jde o otázky s více možnostmi výběru, je dobré, že Forms analyzuje vaši otázku a pomůže vám s odpověďmi. Pokud například otázka začíná „Koupili jste …“, Formulář vás vyzve Ano, Ne a možná.

Nebo pokud jde o to, pokud je první možností Sad, Forms vás vyzve k přidání Happy a Angry jako druhé a třetí možnosti. Šikovný, že?

Jejich přidání je neospravedlnitelné. Jediné, co musíte udělat, je vybrat možnost a přejít k další otázce.

Podobně u textových otázek můžete určit, zda se jedná o dlouhou nebo krátkou odpověď. Můžete také omezit typ odpovědi. Například, pokud chcete hodnotu menší než 5, stačí kliknout na nabídku se třemi tečkami a vybrat Omezení.

Dále vyberte jednu z hodnot z rozevíracího seznamu a přidejte hodnoty.

Pro hodnocení můžete určit úrovně i symboly.

2. Sdílení a vkládání: Kdo může reagovat

Jakmile je formulář kompletní, můžete jej odeslat a sbírat odpovědi. Chcete-li tak učinit, klikněte na tlačítko Sdílet v pravém horním rohu.

Můžete si vybrat publikum svého formuláře. Pokud ji chcete zachovat pouze pro lidi ve vaší organizaci, použijte výchozí možnosti. Pokud ne, klikněte na odkaz „Pouze lidé v mém…“ a vyberte možnost „Každý s odkazem“.

Znovu můžete odkaz sdílet přímo se svým cíleným publikem. Nejlepší možností je vložit formulář na svůj web nebo blog. Nebo lépe si můžete jednoduše stáhnout QR kód formuláře a poté jej sdílet na svém blogu, nebo jej přidat v e-mailu. Díky této metodě je pro vaše respondenty neuvěřitelně užitečné reagovat.

Rychlý tip: Chcete, aby byl váš formulář klonován? Pokud ano, zapněte možnost Sdílet jako šablonu a sdílejte odkaz se svými přáteli nebo přímo ve formuláři.

Také na

#online tools

Kliknutím sem zobrazíte naši stránku s články o online nástrojích

3. Kdy použít větvení

Pokud často vytváříte průzkumy a ankety, musíte vědět, že ne každý průzkum nebo anketa je soubor přímých otázek. Podmíněná logika se určitě objeví a společnost Microsoft Forms bohužel neumožňuje přidávat podmínky stejně snadno jako Google Forms. Toto je jedna ze skrytých funkcí Microsoft Forms.

Chcete-li přidat podmíněnou logiku, zahrňte všechny své otázky a po dokončení klepněte na ikonu se třemi tečkami v pravém horním rohu a vyberte možnost Větvení.

Dále klepněte na otázku, kterou chcete rozložit. Nyní vyberte další otázku z rozevíracího seznamu. Uvědomte si, že to musíte udělat pro všechny otázky.

Chcete-li zobrazit náhled své formuláře s podmíněnou logikou, jednoduše se vraťte zpět a klepněte na ikonu náhledu.

4. Podělte se o spolupráci

Formuláře a průzkumy mohou být také dvě osoby nebo více, a proto společnost Microsoft Forms tuto funkci pro spolupráci zahrnula. Chcete-li formulář sdílet se svým přítelem nebo kolegou, klepněte na tlačítko Sdílet nahoře a v pravé nabídce vyberte možnost Sdílet.

Dále vyberte ten, který chcete, a sdílejte odkaz se svými kolegy. Jedinou nevýhodou je, že si nemůžete selektivně vybrat jména ke sdílení formuláře, což by bylo v budoucnu vítaným doplňkem.

5. Skupinové formuláře: Co jsou zač a co dělají

Než se k tomu dostaneme, podívejme se, co jsou to Skupiny. Skupiny je exkluzivní služba Office 365, která vám pomůže ve spolupráci s vašimi spoluhráči. A tyto skupiny se netýkají pouze formulářů, ale jsou rozloženy v celé sadě Office Suite.

V rámci skupinových formulářů mohou členové týmu zobrazit i upravit formulář. A pokud jste součástí skupiny, nemusíte mít odkaz na formulář, abyste si ji mohli prohlédnout. Místo toho budou tyto formuláře k dispozici v sekci Skupinové formuláře.

Také na

11 nejlepších tipů a triků pro Microsoft Word online

6. Jak přidat časové limity a další přizpůsobení

Na první pohled se zdá, že Microsoft Forms postrádá několik funkcí. Ale jak jsme zmínili výše, některé funkce jsou skryty, a to je jedna z nich.

Chcete-li přidat datum zahájení a datum ukončení, přejděte do nabídky Nastavení v nabídce se třemi tečkami a zaškrtněte políčko Datum zahájení a Datum ukončení. Zadejte data a to je vše.

Další přizpůsobení, které můžete také udělat, je zamíchat otázky mezi respondenty. Na konci formuláře můžete také přidat vlastní zprávu „Děkuji“.

Jedním z nejdůležitějších nastavení je však upozornění e-mailem. Zkontrolujte nastavení oznámení a to je vše. Příště, kdykoli někdo odpoví na průzkum, budete o tom informováni.

7. Analyzujte odpovědi

Takže jste rozeslali průzkum a odpovědi začaly nalévat. Jak však analyzujete odpovědi?

Jednoduše se vydejte na kartu Odpovědi ve formuláři a uvidíte odpovědi. Dobré je, že Microsoft Forms poskytuje vizuální reprezentaci všech odpovědí, což usnadňuje pochopení.

Pokud však chcete zobrazit všechny jednotlivé odpovědi, klikněte na Zobrazit výsledky. Dále bude jméno respondenta v poli Responder a odpovědi se objeví dole.

Chcete-li zobrazit další odpověď, klikněte na ikonu šipky. A co víc, pro stažení všech odpovědí v tabulce klikněte na tlačítko Otevřít v Excelu a tabulka se stáhne do vašeho systému.

8. Změňte téma a šablony

Co se mi na Microsoft Forms líbí, je to, že rozhraní je čisté a nepřehledné. Další věcí, která stojí za to milovat o této službě, jsou její témata. Díky jasným a pútavým barvám tato témata vylepší vaše formuláře od ostatních.

Jediné, co musíte udělat, je klepnout na tlačítko Téma v horní části a vybrat jedno. Zároveň můžete do formuláře přidat vlastní barvu nebo lépe vybrat obrázek v galerii vašeho počítače.

Například pokud se váš průzkum týká miniaplikací a telefonů, pozadí s miniaplikací bude mít větší smysl jiný než ten, který surfuje s člověkem.

Chcete-li tak učinit, klikněte na ikonu Plus a vyberte jednu ze dvou možností. Chcete-li nahrát pozadí, můžete se také rozhodnout nahrát obrázek ze svého účtu OneDrive nebo ho vyhledat na webu.

Make Them Rock!

Přestože Microsoft Forms má spoustu funkcí ve spojení s dobrým designem, stále mu chybí určité možnosti, jako je například možnost vkládat soubory. Navíc také nemá šablony připravené k použití, které si můžete jen vyzvednout a pokračovat ve své práci, aniž byste ztráceli mnoho času budováním struktury.

Další nahoru: Chcete vytvořit vyplnitelný formulář v aplikaci Microsoft Word? Přečtěte si článek níže a zjistěte jak.