5 Skvělé tipy pro práci s různými verzemi ms office

Balíček MS Office v průběhu let dozrál z hlediska jeho funkcí a funkcí. Při postupných upgradech se však vždy jedná o kompatibilitu nových verzí se staršími.

Nyní, pokud používáte různé verze MS Office nebo spolupracujete s lidmi, kteří používají jinou verzi Office, než je ta vaše, pak se tímto problémem zabýváte každý den. Byli byste však rádi, kdybyste věděli, že byste mohli snížit riziko, že se dostanete do obav, pouhým zapamatováním a procvičením několika věcí.

Podívejme se, co to je.

Viz také: Zde se dozvíte a pochopíte rozdíly mezi MS Office 2013 a Office 365.

1. Znát formáty souborů

Office 2007-2013 používá ve srovnání s Office 97-2003 různé přípony souborů. Na konci je přidáno „x“, což je označení použití XML (Extensive Markup Language).

Nástroj MS Office	97-2003	2007–2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Práce v režimu kompatibility

Když otevřete soubor 97-2003 v produktu 2007-2013, soubor se otevře v režimu kompatibility. V tomto režimu můžete pokračovat v práci, abyste nezaváděli věci / funkce, které nejsou podporovány.

Poznámka: V režimu kompatibility byste nemohli používat funkce 2007–2013, i když používáte verzi softwaru.

V ideálním případě, pokud se chystáte sdílet svůj dokument s někým, kdo používá 97-2003, měli byste pokračovat v práci v režimu kompatibility.

3. Převést na nové funkce

Pokud nechcete sdílet nižší verzi souboru a pokud používáte vyšší verzi softwaru, měli byste soubor převést. Tímto způsobem budete moci využít nové funkce.

Chcete-li převést dokument, přejděte na Soubor -> Informace -> Převést, jak je znázorněno na obrázku níže. Tímto způsobem bude původní soubor převeden a nahrazen.

4. Zkontrolujte problémy

Předpokládejme, že jste pracovali na období 2007–2013 a na konci své práce si uvědomujete, že musíte dokument sdílet s někým, kdo má 97–2003. Během práce jste možná používali funkce, které nejsou nižší verzí podporovány.

V takových případech je před sdílením vhodné zkontrolovat problémy. Tímto způsobem zmírníte možná rizika ztráty dat a formátování při sdílení. Klikněte na Soubor -> Informace -> Zkontrolovat problémy a poté napravte věci, které software požaduje.

5. Uložit jako 97-2003

Pokud se rozhodnete dokument uložit jako dokument 97-2003, přestože pracujete na vyšší verzi, software zkontroluje kompatibilitu sám. Pokud to najde, vyzve uživatele.

Poté sdílení nikdy nebude problémem.

Cool Tip: Jste někdo, kdo vůbec nemá MS Office? Už jste někdy potřebovali otevřít jeden takový soubor? Nebojte se, můžete je otevřít, aniž byste měli nainstalován MS Office.

Závěr

Toto je jen několik základních věcí, které musíte mít na paměti, pokud vaše práce vyžaduje spolupráci s lidmi, kteří pracují na různých verzích MS Office. Jen několik dalších kroků a ve skutečnosti můžete ušetřit spoustu zmatků, které mohou nastat kvůli problémům s kompatibilitou.