3 Skryté funkce v outlook.com pro zvýšení produktivity

Pokud pravidelně používáte e-mail aplikace Outlook, je to pravděpodobně proto, že jste alespoň mírně funkční a produktivní člověk, který přispívá společnosti. Za to gratuluji. Ale vždy existuje o něco více prostoru pro každého, aby zvýšil produktivitu a vzal věci do zářezu.

Možná, že některé skryté funkce v aplikaci Outlook nebudou natolik pozměnit život, aby se náhle zvýšily vaše dovednosti v oblasti produktivity, ale tyto funkce vám alespoň pomohou strávit méně času tím, že se snažíte třídit prostřednictvím e-mailů. Tak jim dejte šanci.

1. Rychle se zbavte nevyžádané pošty se Sweep

Možná jste viděli tlačítko Zametání, jak sedí na panelu nabídek v horní části Outlook.com, ale nevíte, co to dělá. Doslova vám to umožňuje rychle a efektivně zametat nepořádek v doručené poště. Když si prohlížíte e-mail, klikněte na Zametat a vyvolejte rychlé akce odpovídající tomuto e-mailu, budoucím e-mailům nebo jeho odesílateli.

Pokud například obdržíte e-mail jako součást informačního bulletinu, který chcete, aby se aplikace Outlook automaticky starala, můžete si ho nechat ujmout. Můžete automaticky smazat všechny e-maily od tohoto odesílatele ze složky Doručená pošta, zablokovat všechny budoucí e-maily od odesílatele, ponechat si nejnovější a automaticky smazat zbytek od tohoto odesílatele nebo vždy vymazat e-maily od odesílatele starší než 10 dnů.

Sweep je přizpůsobitelný a přizpůsobitelný různým složkám a kategoriím, takže si můžete vybrat archivaci těchto e-mailů.

2. Správa a přizpůsobení kategorií aplikace Outlook

Ať už to víte nebo ne, pravděpodobně využíváte funkci Kategorie aplikace Outlook. To automaticky třídí různé typy e-mailů do vhodných inteligentních složek a přináší obsah, který si zaslouží vaše zaměření. Kategorie Fotografie zobrazuje všechny fotografie v e-mailu a zobrazuje je v pěkné galerii, zatímco kategorie Přepravní aktualizace vám poskytuje sledovací kód a aktualizace v balíčku.

To, co možná nevíte, je, že tyto kategorie jsou zcela přizpůsobitelné a máte k dispozici mnohem více, než co jste povolili na postranním panelu. Navíc můžete přidat své vlastní kategorie a nastavit pravidla pro e-maily, které do nich spadají.

Chcete-li přizpůsobit kategorie, klikněte na ikonu Nastavení v pravém horním rohu aplikace Outlook.com a v nabídce vyberte Spravovat kategorie. Zde si můžete vybrat, které z dlouhého seznamu kategorií chcete povolit (filtrovat) a které chcete konkrétně zobrazit v nabídce složek pro rychlý přístup.

Můžete také vytvořit svou vlastní kategorii kliknutím na Nová kategorie.

Tip: Chcete-li použít novou kategorii, zvažte možnost Spravovat pravidla v nabídce Nastavení a proveďte pravidlo pro automatické třídění různých typů e-mailů do této kategorie.

3. Outlook.com má klávesové zkratky Galore

Jste fanatická klávesová zkratka? Nebo možná jen hledáte rychlejší způsoby, jak dokončit běžné úkoly v aplikaci Outlook. V každém případě má aplikace Outlook klávesovou zkratku téměř pro každou e-mailovou funkci, kterou používáte. Jsou tu desítky, které pokrývají vše od psaní e-mailu přes čtení až po akci.

Chcete-li zobrazit úplný seznam klávesových zkratek, které můžete použít, stačí stisknout klávesu ? klíč kdekoli na Outlook.com. Můžete se také podívat na užitečný snímek obrazovky výše.

Jak používáte Outlook.com?

Nyní, když víte, jak „procházet“ svými zprávami, přizpůsobovat své chytré kategorie a manévrovat si s klávesovými zkratkami, jste na cestě k tomu, abyste se stali profesionály aplikace Outlook - a někoho, kdo dokáže zdolat únavnou úlohu e-mailu.